Mehrere Mitarbeiter arbeiten in einem Open Space Büro

Open Space Büro: Der Hit oder Shit?

Ist der Begriff Open Space Büro nur ein neuer modischer Name für das altbekannte Großraumbüro oder steckt mehr hinter diesem Büroraumkonzept? Das hängt von der Umsetzung ab und die Unterschiede können im Einzelfall gewaltig sein. So viel ist jedoch klar: Unternehmen, die ein durchdachtes Konzept verfolgen, können von dem Open Space Büro profitieren – und mit Ihnen die Mitarbeiter.

Definition: Was ist ein Open Space Büro?

Orientiert man sich am Namen des Prinzips, ist ein Open Space Büro ein Büro, in dem es viel offenen Raum gibt – denn das bedeutet die direkte Übersetzung. Häufig gibt es in einem Open Space Büro also keine oder zumindest keine festen Wände mehr. Denkbar ist auch, dass man bei Bedarf mit Stellwänden arbeitet, um flexibel ein wenig Privatsphäre für die Mitarbeiter zu schaffen.

Das Open Space Büro muss nicht für alle Arbeitnehmer gleich eingerichtet werden. Unternehmen können sich auch dafür entscheiden, lediglich einige Abteilungen im Open Space Büro arbeiten zu lassen. Oder man gibt den Mitarbeitern mit eher kommunikativen Jobs die Möglichkeit, freiwillig im offenen Büro zu arbeiten.

Beschäftigte, die sich während ihrer Arbeitszeit stärker konzentrieren müssen, wie zum Beispiel die Mitarbeiter aus dem Controlling oder der Lohnbuchhaltung, können in Ruhezonen arbeiten – oder ihr Arbeitgeber stellt ihnen ein Einzelbüro oder zumindest eins mit einer Tür zur Verfügung.

Der Wortbestandteil „Open“ in dem Begriff Open Space Büro bezieht sich also auch darauf, wie das Konzept ausgestaltet und praktiziert wird. Arbeitgeber können diese Variante des Großraumbüros gemäß der Bedürfnisse ihrer Beschäftigten anpassen. Sie können ausprobieren, welche Form des Open Space Büros für ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Die Besonderheit des Open Space Büros

Das Besondere am Open Space Büro ist nicht nur, dass es im Gegensatz zu herkömmlichen Büros keine Wände gibt. Häufig fehlen nicht nur die Wände, sondern auch ein fester Arbeitsplatz für die Beschäftigten. Gerade große US-amerikanischen Konzerne wie Microsoft und Google setzen das Konzept des Open Space Büros so um. Jeden Morgen machen sich die Mitarbeiter von Neuem auf die Suche nach einem Platz oder Schreibtisch, an dem sie arbeiten können. Häufig gibt es dafür auch spezielle Buchungssysteme. Diese Variante des offenen Arbeitens bezeichnet man als Desksharing, Flexible Office oder Shared Desk.

Möglich wird die Arbeitsorganisation dadurch, dass die einzelnen Mitarbeiter möglichst keine persönlichen Gegenstände auf ihrem Schreibtisch hinterlassen. Desksharing und die sogenannte Clean Desk Policy gehen dabei in der Regel Hand in Hand. Letztere bedeutet, dass Mitarbeiter zwar persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz platzieren dürfen, diese werden jedoch zum Beispiel in einem Rollcontainer aufbewahrt. Gearbeitet wird mit einem Laptop oder einem anderen mobilen Endgerät. So garantiert man, dass man den Arbeitsplatz ohne Probleme und vor allem ohne größeren Zeitverlust wechseln kann.

Übertragen auf das Konzept des Open Space Büros heißt das: Wer sich für eine Aufgabe zurückziehen möchte, für die er viel Konzentration braucht, packt seine Arbeitsunterlagen in den Rollcontainer, schnappt sich seinen Laptop und begibt sich in eine der Ruhezonen, die bei Open Space Büros häufig separat geschaffen werden.

Für welche Unternehmen ist das Open Space Konzept sinnvoll?

Besonders Unternehmen, in denen Mitarbeiter und Vorgesetzte partnerschaftlich und auf Augenhöhe zusammenarbeiten (sollen), können von dem Open Space Büro profitieren. Auch Unternehmen mit einer agilen Struktur und Startup-Mentalität profitieren eher von dem Open Space Büro als Firmen, bei denen eingespielte Muster und Prozesse einen hohen Stellenwert haben.

Die Bekanntheit des Open Space Büros

Wie bereits angedeutet kommt das Open Space Büro in amerikanischen Firmen recht häufig zum Einsatz. Hierzulande ist diese Ausgestaltung des Großraumbüros noch weniger bekannt und wird entsprechend seltener eingesetzt. In Deutschland arbeitet immer noch die Mehrzahl der Beschäftigten in Einzel- oder Zweierbüros. Und selbst das Großraumbüro fristet hierzulande – abgesehen von typischen Branchen wie zum Beispiel dem Call Center – eher ein Nischendasein. Folgt man einer Umfrage des Einrichters Steelcase, arbeiten lediglich 19 Prozent der Büroangestellten in einem Großraumbüro. Dabei könnte das Open Space-Konzept einige Vorteile für Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber haben.

Die Vor- und Nachteile des Open Space Büros im Überblick

Ob das Open Space Büro sich besser eignet als ein herkömmliches Großraumbüro ist, hängt von der Umsetzung ab. Auf der anderen Seite spielt aber auch das Arbeitsverhalten und die Persönlichkeit des einzelnen Beschäftigten eine Rolle. Denn nicht alle Arbeitnehmer kommen gut mit der Offenheit, die das Open Space Büro kennzeichnet, zurecht. Manche arbeiten besser, wenn sie sich in ihr Einzelbüro zurückziehen und die Tür schließen können.

Aber von individuellen Vorlieben oder Abneigungen abgesehen kann das Open Space Büro für Beschäftigte und Arbeitgeber folgende Vorteile bringen:

  1. Kommunikation wird verbessert: Eine der Ideen hinter dem Konzept des Open Space Büros lautet, dass sich Mitarbeiter und Vorgesetzte besser austauschen können sollen. Wenn die Wände zwischen den Arbeitsplätzen fehlen, ist es leichter, kurz persönlich nachzufragen und Unklarheiten zu klären.
  2. Zusammenhalt im Team wird größer: Das Konzept soll außerdem dazu beitragen, dass sich der Zusammenhalt im Team allgemein verbessert. Denn Wände oder Türen, die es in klassischen Büros gibt, stellen eine gewisse Barriere dar. Und diese Barriere wirkt auch psychologisch. Denn man fühlt sich abgegrenzt und muss zunächst die Barriere überwinden, wenn man mit dem Kollegen oder Vorgesetzten sprechen möchte. Im Open Space Büro ist das anders: Hier herrscht eher das Gleichheitsprinzip. Alle Mitarbeiter und auch die Vorgesetzten sitzen in einem Büro. Das kann einen positiven Effekt auf die Gruppendynamik haben.
  3. Flexibilität wird gesteigert: Open Space Büro bedeutet häufig nicht nur, dass Wände fehlen, sondern auch dass Mitarbeiter überhaupt keinen eigenen Arbeitsplatz mehr haben. Das wiederum kann sich positiv auf die Flexibilität auswirken. Arbeiten verschiedene Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt, können sie sich in unterschiedlichen Projektphasen so organisieren, dass sie möglichst nah beieinandersitzen. Ist das Projekt abgeschlossen und sie arbeiten wieder in ihrem vorherigen Team, können sie sich einfach wieder mit diesen Kollegen zusammenfinden.
  4. Kosten werden eingespart: Arbeitgeber freuen sich nicht nur über die positiven Effekte auf Produktivität und Effizienz, sondern außerdem über einen weiteren Aspekt: Das Open Space Büro kann die Kosten für das Büro an sich senken. Denn zur Umsetzung dieses Konzept wird weniger Fläche benötigt als bei der Unterbringung aller Mitarbeiter in Einzelbüros. Und weniger Bürofläche bedeutet weniger Ausgaben für Miete, Strom, Heizkosten und andere Nebenkosten.

Nachteile des Open Space Büros

Das Open Space Büro bringt auch einige Nachteile mit sich, die man bei der Analyse des Konzepts bedenken sollte:

  1. Konzentration kann leiden: Auch wenn das Open Space Büro nicht mit einem typischen Großraumbüro gleichgesetzt werden kann, könnte es ähnliche Nachteile für die Konzentration der Beschäftigten haben. Nehmen wir das Beispiel der kurzen Kommunikationswege: Aufgrund fehlender Wände können sich Mitarbeiter schnell und einfach untereinander austauschen. Das kann aber auch bedeuten, dass man permanent aus seiner Arbeit herausgerissen wird. Wer mitten im Arbeitsschritt Fragen seiner Kollegen beantworten soll, muss kurz pausieren und sich zunächst seinen Kollegen zuwenden. Das mag hin und wieder kein Problem sein. Kommt dies jedoch häufiger vor, leidet die eigene Konzentration. Noch dazu kann es in einem Open Space Büro unweigerlich lauter zugeht als in Einzelbüros. Personen, die es eher ruhig bevorzugen, könnten damit Probleme haben.
  2. Arbeitsergebnisse werden schlechter: Fehlende Konzentration und permanente Ablenkung führen dazu, dass man seine eigentliche Arbeitsleistung nicht abrufen kann. Man braucht länger, um Arbeitsschritte abzuschließen, und es besteht die Gefahr, dass man mehr Fehler macht als wenn man sich voll konzentrieren könnte.
  3. Beschäftigte fühlen sich beobachtet: Nicht nur die fehlende Privatsphäre ist für einige Arbeitnehmer ein Problem. Man hört im Open Space Büro immer wieder Klagen darüber, dass sich einige Mitarbeiter beobachtet fühlen. Denn ohne Trennwände oder sonstige Vorrichtungen, die den eigenen Bildschirm verbergen, kann jeder, der möchte, jederzeit einen Blick darauf werfen. Das macht Druck und kann Stress verursachen – keine schöne Arbeitsatmosphäre.
  4. Krankheiten können sich leichter ausbreiten: Wenn viele Menschen an einem Platz zusammenkommen, haben es Krankheitserreger leichter. Gerade in den Monaten, in denen ohnehin viele Personen mit Atemwegserkrankungen zu kämpfen haben, ist in dem Open Space Büro die Wahrscheinlichkeit höher, sich zu infizieren. In Zeiten einer Pandemie wiegt dieser Nachteil noch schwerer.

Bildnachweis: Roman Samborskyi / Shutterstock.com


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