Clean-Desk-Policy: Produktivität, Datenschutz und mehr

Die Clean-Desk-Policy steht dafür, dass der Schreibtisch spätestens am Ende des Arbeitstages sauber und leer hinterlassen werden muss. Das allein klingt schon nach einer guten Idee – tatsächlich hat die Clean-Desk-Policy eine weitere Reihe von Vorteilen. Angefangen bei gesteigerter Produktivität bis hin zu einem verbesserten Datenschutz im Unternehmen.

Clean-Desk-Policy: Was ist das?

Die Clean-Desk-Policy oder auch Clear-Desk-Policy lässt sich ganz einfach zusammenfassen: Weder Unterlagen, noch Aktenordner oder gar persönliche Gegenstände wie Fotos oder Deko-Artikel haben etwas auf dem Schreibtisch verloren. Diese Dinge sollten in einem Aktenschrank oder Rollcontainer verstaut werden.

Die Clean-Desk-Policy wird häufig im Zusammenhang mit dem Desk-Sharing-Konzept genutzt. Beim Desk-Sharing haben Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern arbeiten an dem Schreibtisch, der gerade frei ist. Damit das möglichst reibungslos funktioniert, sollte der Schreibtisch aufgeräumt und sauber hinterlassen werden. Und genau das ist das Ziel der Clean-Desk-Policy.

Die Vorteile der Clean-Desk-Policy

Neben der Ordnung hat die Clean-Desk-Policy noch weitere Vorteile:

1. Sicherheit der Daten: Einige Mitarbeiter haben mit vertraulichen Unternehmensinformationen oder personenbezogenen Daten der Kunden zu tun. Besonders in Branchen mit viel Publikumsverkehr können diese Daten schnell einmal an den Falschen geraten. Was in der Regel einen Verstoß gegen die Datenschutzrichtlinie darstellen dürfte. Werden diese Daten jedoch sofort nach dem Gebrauch an der geeigneten Stelle abgeheftet und gelagert, kann das nicht passieren.
2. Darstellung nach Außen: Gerade in Branchen mit viel Publikumsverkehr hat die Clean-Desk-Policy noch einen weiteren Vorteil. Tritt ein Klient oder ein Patient an einen aufgeräumten Schreibtisch, macht das einen guten Eindruck. Kunden fühlen sich gleich besser aufgehoben, wenn sie einen ordentlichen und sauberen Tisch sehen.
3. Steigerung der Produktivität: Auch wenn kreative Menschen das Gegenteil behaupten: Ein aufgeräumter Schreibtisch kann die Produktivität ankurbeln. Der Grund dafür ist recht naheliegend. Wer nicht mehrere Minuten oder gar Stunden nach der fehlenden Akte suchen muss, kann diese Zeit zum Arbeiten nutzen. Studien deuten tatsächlich darauf hin, dass Beschäftigte im Schnitt 2,5 Stunden nach Informationen suchen, die sie für einen bestimmten Arbeitsschritt benötigen. Auf die gesamte Belegschaft und die Arbeitswoche umgerechnet, kommt das einiges an Arbeitszeit zusammen, die verschwendet wird. Die Clean-Desk-Policy verspricht hier Abhilfe.
4. Konzentration auf das Wesentliche: Nicht nur die Suche nach fehlenden Unterlagen kostet Zeit. Wer permanent den Stapel mit unerledigten Aufgaben vor sich sieht, kann schnell überfordert sein und im schlimmsten Fall kapitulieren. Eine Studie kommt zu dem Ergebnis, dass auf einem durchschnittlichen – unaufgeräumten – Schreibtisch mehr als 30 Stunden Arbeit versammelt sind.
5. Gut für die Umwelt: Auch der Umweltschutz kann von der Clean-Desk-Policy profitieren. Arbeitgeber können zum Beispiel darauf achten, dass Daten digitalisiert, statt in Papierform vorliegen. Dies spart Kosten für Papier, Toner und die Wartung der Geräte.

Das kann der Arbeitgeber tun

Der Arbeitgeber kann die Einführung einer Clean-Desk-Policy in seinem Unternehmen erleichtern. Zunächst einmal hilft es, das Bewusstsein bei seinen Angestellten zu schärfen. Schließlich sind sie diejenigen, die die Clean-Desk-Policy umsetzen müssen. Vorträge oder Workshops zu dem Thema können helfen, die Vorteile der Clean-Desk-Policy zu erkennen. Denn wer verinnerlicht hat, dass das Prinzip klare Vorteile hat, wird sich auch eher daran halten.

Daneben sollte der Chef klare Vorgaben machen, welche Akten und Utensilien länger auf dem Schreibtisch bleiben dürfen. Zu diesem Zweck gibt es in den meisten Unternehmen Richtlinien, an denen sich die Arbeitnehmer orientieren können. Außerdem sollte der Arbeitgeber die passende Ausstattung garantieren. Stifte, Notizzettel und andere Unterlagen brauchen die meisten Arbeitnehmer nun einmal, um ihre Arbeit zu erledigen. Wenn diese Utensilien nicht mehr auf dem Schreibtisch verleiben dürfen, muss eine Alternative her. Beim Desk-Sharing sind das Rollcontainer, die jeder Mitarbeiter bekommt, um seine persönlichen Gegenstände darin zu verstauen und zu transportieren. Hin und wieder dürfen in diesen Containern auch persönliche Gegenstände des Mitarbeiters aufbewahrt werden – so ist die Clean-Desk-Policy nicht ganz so funktional und unpersönlich. Manche Chefs entscheiden sich außerdem dafür, Botschafter der Clean-Desk-Policy im Unternehmen einzusetzen. Diese Mitarbeiter schauen bei ihren Kollegen ein wenig genauer hin, ob diese sich auch an die Vorgaben des leeren Schreibtischs halten und geben wenn nötig Tipps für die Umsetzung. Bei diesem Vorgehen ist allerdings Vorsicht geboten. Wenn sich Mitarbeiter bespitzelt oder bevormundet fühlen, dürfte die Stimmung in der Belegschaft recht schnell kippen.

Wer das vermeiden möchte, kann den Weg der positiven Bestärkung gehen: Mitarbeiter oder gleich ganze Abteilungen, die sich bei der Umsetzung der Clean-Desk-Policy besonders hervortun, können belohnt werden. Wie diese aussehen kann, bleibt dem Arbeitgeber überlassen. Von einem gemeinsamen Mittagessen, über einen zusätzlichen freien Tag bis hin zu einer Bonuszahlung ist alles möglich.

Tipps für Arbeitnehmer: So kann die Clean-Desk-Policy gelingen

Natürlich kann der Chef nur die nötigen Rahmenbedingungen schaffen und ein paar verbindliche Vorgaben machen. Die Clean-Desk-Policy umsetzen muss dagegen jeder Arbeitnehmer selbst. Mit diesen Schritten gelingt das ganz leicht:

1. Planen: Der Tag startet damit, dass er geplant wird. Hier zeigt sich, dass Clean-Desk-Policy und Zeitmanagement-Methoden viel miteinander zu tun haben. Wenn du im Büro einen freien Schreibtisch gefunden hast, machst du dir also zunächst einen Plan, was du an dem betreffenden Tag erledigen möchtest. Danach weißt du, welche Unterlagen du für deine Arbeit benötigst. Viel wichtiger aber: Du weißt damit auch, welche Unterlagen du nicht brauchst – und die packst du gleich wieder weg oder erst gar nicht aus.
2. Abschirmen: Wir erinnern uns: Die Clean-Desk-Policy hängt auch ganz eng mit dem Datenschutz im Unternehmen zusammen. Um den zu gewährleisten, müssen personenbezogene Daten geschützt werden. Auch dein Chef ist mit Sicherheit froh, wenn Betriebsgeheimnisse nicht von Unbefugten entdeckt werden. All das bedeutet, dass du sensible Daten unbedingt so behandeln musst. Verlässt du also den Schreibtisch – wenn auch nur für einige Minuten – muss immer das gleiche Schema ablaufen. Die Informationen müssen sicher abgelegt werden. Meist nutzt man dazu einen abschließbaren Rollcontainer. Was für analoge Daten gilt, muss natürlich auch bei digitalen beachtet werden. Also alle Fenster am PC schließen oder verkleinern und einen passwortgeschützten Bildschirmschoner verwenden.
3. Ausmisten: Viele Arbeitnehmer haben Dokumente auf ihrem Schreibtisch, die sie gar nicht benötigen. Ein zentraler Punkt der Clean-Desk-Policy ist daher das regelmäßige Ausmisten. Wer Probleme damit hat, ohne große Vorbereitung Tabula rasa auf seinem Schreibtisch zu machen, kann folgende Herangehensweise ausprobieren. Unterlagen und Utensilien, die nicht täglich gebraucht werden, verschwinden in einem Karton. Dieser Karton wird sicher verstaut und mit einem Datum versehen. Bleibt er bis zu diesem Datum ungeöffnet, verschwindet er – und mit ihm der gesamte Inhalt.

Falls dein Arbeitgeber die Clean-Desk-Policy bei sich eingeführt hat, ist das neue Konzept vermutlich eine Umstellung für dich. Trotzdem solltest du nicht verzagen, denn neue Ansätze können durchaus zu positiven Veränderungen führen. Wichtig ist, dass du die Prinzipien der Clean-Desk-Policy verinnerlichst und täglich anwendest.

Übrigens: Hast du Freude am Clean Desk und an Minimalismus, ist Frugalismus vielleicht genau dein Ding!

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