Kündigungsgespräche professionell führen: So gelingt es

Wenn ein Arbeitsvertrag enden soll, steht meist ein Kündigungsgespräch an. Doch für manche Arbeitgeber ist es gar nicht so einfach, Kündigungsgespräche professionell zu führen. Schließlich löst ein solches Gespräch in vielen Fällen starke Emotionen bei allen Beteiligten aus. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer derjenige ist, der das Kündigungsgespräch initiiert. Für beide Seiten haben wir hier wertvolle Tipps gesammelt.

Kündigungsgespräch führen als Arbeitgeber: Die Vorbereitung

In der Regel wird der Arbeitgeber bei einer Kündigung seinerseits einige Vorbereitungen treffen. Diese lassen sich anhand der W-Fragen strukturieren:

Warum? Es gilt zunächst, den Kündigungsgrund zu evaluieren. Wird der Mitarbeiter verhaltens-, personen- oder betriebsbedingt gekündigt? Was vielleicht noch wichtiger ist: Hält der Kündigungsgrund auch einer eventuellen Kündigungsschutzklage stand? Es empfiehlt sich daher, das Kündigungsschreiben von einem Juristen prüfen zu lassen. So kann sich der Arbeitgeber kostspielige Klagen im besten Fall sparen – vor allem auch im Hinblick darauf, dass eine solche Klage nicht gerade förderlich für sein Ansehen ist.
Wer? Im nächsten Schritt sollte geklärt werden, wer an dem Gespräch teilnimmt. Das Kündigungsgespräch führt meist der direkte Vorgesetzte. Es ist jedoch ratsam, auch einen Mitarbeiter aus der Personalabteilung in dem Gespräch dabei zu haben, denn so können eventuell auftretende Fragen schnell geklärt werden.
Wann? Natürlich muss auch ein Termin für das Gespräch festgelegt werden. Freitags um 17 Uhr, also kurz bevor der Mitarbeiter ins Wochenende startet, ist beispielsweise ein eher ungünstiger Zeitpunkt. Auch unmittelbar vor dem Urlaub des Arbeitnehmers gehört sich das nicht. Stattdessen sollte der Arbeitgeber so fair sein und dem gekündigten Beschäftigten die Möglichkeit geben, Fragen zeitnah klären zu können. Geeignet ist daher der Wochenbeginn, wenn Ämter und Rechtsanwälte gut zu erreichen sind.
Wie? Über die Art und Weise, wie die Nachricht überbracht wird, sollte sich der Arbeitgeber ebenfalls vorab Gedanken machen. Ganz wichtig für das Gespräch: keine falschen Versprechungen machen oder gar unbegründete Hoffnung wecken. Der Arbeitgeber sollte darauf achten, die Kündigung souverän und professionell zu übermitteln.
Wo? Diese Frage lässt sich in der Mehrzahl der Fälle schnell beantworten. Wenn die Führungskraft das Kündigungsgespräch führt, sollte das Gespräch in ihrem Büro stattfinden. In jedem Fall sollte der Arbeitgeber darauf achten, dass nur Personen Zeuge von dem Kündigungsgespräch werden, die unmittelbar davon betroffen sind.
Was? Die abschließende Frage bezieht sich auf den weiteren Verlauf. Soll der Mitarbeiter bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen weiterarbeiten oder wird er nach dem Kündigungsgespräch freigestellt? Findet noch eine Übergabe an seine Kollegen statt oder muss er sich um nichts mehr kümmern? Das „Was“ beinhaltet also alle Aspekte, die den Zeitraum bis zum endgültigen Ausscheiden des Mitarbeiters umfassen. Dazu gehört auch, wie und wann die Kollegen darüber informiert werden, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird.

Kündigungsgespräch führen: So sollten Arbeitgeber vorgehen

Nach der Vorarbeit kann der Arbeitgeber sich Gedanken darüber machen, wie er das Kündigungsgespräch führen möchte. Wichtig ist, dass bei dem Termin nicht das Telefon klingelt oder gar ein anderer Mitarbeiter in den Raum hineinplatzt. Es sollte dafür gesorgt sein, dass das Gespräch mit dem Noch-Mitarbeiter in Ruhe ablaufen kann. Einen zusätzlichen zeitlichen Puffer einzuplanen, schadet also nicht.

Wenn der Mitarbeiter den Raum betreten und Platz genommen hat, sollte der Arbeitgeber schnell zum Punkt kommen. Das bedeutet natürlich nicht, dass er sich unfreundlich verhalten sollte. Aber längere Phasen, in denen Small Talk betrieben wird, haben in einem Kündigungsgespräch nichts zu suchen.

Stattdessen zeugt es von Professionalität, wenn der Mitarbeiter nicht lange im Ungewissen gelassen wird. In einem guten Kündigungsgespräch teilt der Arbeitgeber zügig mit, dass und wann das Arbeitsverhältnis enden wird.

Nimmt der Mitarbeiter seine Kündigung ruhig und gefasst auf, kann der Arbeitgeber es ihm freistellen, ob er selbst seine Kollegen über die Kündigung informieren möchte.

Dieser Punkt entfällt, wenn der Beschäftigte im Kündigungsgespräch ungehalten reagiert. Dann ist eher Deeskalation gefragt. In jedem Fall gilt auch hier, dass der Arbeitgeber bzw. die Führungskraft, die das Kündigungsgespräch führt, sachlich bleiben sollte.

Dazu gehört in jedem Fall auch, dass der Arbeitgeber die professionelle Distanz wahren sollte. Mitleidsbekundungen oder gar ein Wegschieben der Verantwortung im Sinne von „wenn es nach mir ginge, hätten wir nicht gekündigt“ sind vollkommen fehl am Platz. Dem Mitarbeiter ist damit nicht geholfen.

Sollte der Mitarbeiter überreagieren, ist der Arbeitgeber gut beraten, das Gespräch schnellstmöglich zu beenden. Auch aus diesem Grund ist es sinnvoll, wenn zum Beispiel jemand aus der Personalabteilung dabei ist. So ist man zu zweit, falls die Situation eskaliert.

Kündigungsgespräch vorbereiten: Das können Arbeitnehmer tun

Für Arbeitnehmer ist es angenehmer, wenn sie sich selbst dafür entscheiden, das Arbeitsverhältnis zu beenden und ein Kündigungsgespräch zu führen. Denn in diesem Fall haben sie entweder schon einen neuen Arbeitsvertrag unterschrieben oder sich zumindest dazu entschlossen, die Firma zu verlassen, um ihr Glück woanders zu versuchen.

Die Laune dürfte daher besser sein als bei einem Kündigungsgespräch, das vom Arbeitgeber initiiert wird. Angenehm ist es in vielen Fällen aber trotzdem nicht. Umso wichtiger, dass Arbeitnehmer auf einige Dinge achten, wenn sie ein Kündigungsgespräch führen.

Wir haben einen kleinen Leitfaden für Kündigungsgespräche von Arbeitnehmern zusammengestellt:

Begleitperson mitnehmen

Vor allem dann, wenn man als Arbeitnehmer kein gutes Verhältnis zu seinem Arbeitgeber oder dem Vorgesetzten hatte, sollte man mit Verstärkung ins Kündigungsgespräch gehen. In diesem Fall kann es sich lohnen, zum Beispiel eine Person aus der Personalabteilung oder gar aus dem Betriebsrat zum Gespräch mitzunehmen.

Sachlich bleiben

Bestimmt möchtest du ein Arbeitszeugnis von deinem Noch-Arbeitgeber haben, um dich damit zu bewerben oder deine Unterlagen bei deinem neuen Arbeitgeber zu vervollständigen.

Auch aus diesem Grund ist es sinnvoll, beim Kündigungsgespräch sachlich zu bleiben und der Versuchung zu widerstehen, deinem Arbeitgeber all das aufs Brot zu schmieren, was dich die letzten Monate und Jahre genervt hat.

Außerdem kommt es durchaus vor, dass ehemalige Mitarbeiter zu ihrem früheren Arbeitgeber zurückkehren, auch wenn du dir das in deiner aktuellen Situation vielleicht nicht vorstellen kannst. Bumerang-Mitarbeiter nennt man Beschäftigte, die kündigen, eine gewisse Zeit in einer anderen Firma arbeiten und dann wieder im früheren Unternehmen einen Arbeitsvertrag unterschreiben. Auch deshalb solltest du auf deine Wortwahl und darauf achten, sachlich zu bleiben.

Den Zeitpunkt wählen

Was für Arbeitgeber gilt, gilt auch für Arbeitnehmer: Du solltest darauf achten, den Zeitpunkt für dein Kündigungsgespräch so zu wählen, dass dein Noch-Chef zeitnah auf die neue Situation reagieren kann. Bitte daher um einen Termin zu Beginn der Woche. Wenn es dir möglich ist, solltest du nicht gerade vor Beginn der Urlaubszeit oder vor dem Saisongeschäft kündigen, wenn dein Arbeitgeber ohnehin mit Personalmangel zu kämpfen hat. Der richtige Zeitpunkt trägt auch viel dazu bei, dass du in guter Erinnerung bleibst.

Die Gesprächseröffnung planen

Unter Umständen empfindest du das Kündigungsgespräch als unangenehm. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass du dich zum Einstieg verhaspelst und dein Arbeitgeber zunächst nicht weiß, worauf du hinauswillst.

Das kannst du vermeiden, indem du dir schon vor dem Kündigungsgespräch ein paar Sätze überlegst, mit denen du beginnen kannst. Was du sagst, hängt natürlich von deiner Situation ab.

Wenn du im Großen und Ganzen zufrieden mit deinem Arbeitgeber warst, du aber wechseln möchtest, weil es für dich im Unternehmen keine Entwicklungsmöglichkeiten gibt, kannst du zum Beispiel Folgendes sagen:

„Lieber Herr Sommer, wir haben ja schon öfter darüber gesprochen, dass ich mich langfristig weiterentwickeln möchte. Mit Ihren internen Angeboten war ich sehr zufrieden, mir fehlt jedoch der große Schritt auf der Karriereleiter. Daher habe ich mit schweren Herzens dazu entschlossen, die Firma zu verlassen.“

Solltest du dich nicht im Guten von deinem Arbeitgeber trennen, musst du vermehrt darauf achten, professionell zu bleiben und nicht in Beschuldigung zu verfallen. In einer solchen Situation bietet es sich an, die Kündigung kurz und schmerzlos zu halten, zum Beispiel:

„Sehr geehrte Frau Schmidt, nach reiflicher Überlegung habe ich mich dazu entschlossen, das Unternehmen zu verlassen. Hier ist meine Kündigung.“

Wenn möglich, solltest du das Kündigungsgespräch nicht allzu lange hinauszögern, sondern so schnell wie möglich zu deiner Hauptaussage kommen: dass du dich dazu entschlossen hast, das Arbeitsverhältnis zu kündigen.

Kündigungsgespräch vorbereiten: Das Rollenspiel

Solltest du beim Gedanken an das Kündigungsgespräch mit deinem Arbeitgeber Bauchschmerzen bekommen, kann es sich lohnen, das Gespräch vorab in einem Rollenspiel zu üben.

Bitte einen Freund oder Bekannten, die Rolle deines Arbeitgebers zu übernehmen, und spielt das Kündigungsgespräch einmal oder mehrmals durch. Bei dieser Übung könnt ihr einige der Situationen üben, die sich vielleicht in deinem „echten“ Kündigungsgespräch ergeben.

Dazu gehören:

Wie verhältst du dich, wenn dein Chef dir mehr Geld anbietet, wenn du bleibst?
Wie reagierst du, wenn dein Arbeitgeber nach deiner Kündigung etwas ungehalten wird?
Wie bereitest du dich auf Gegenargumente vor, wenn dein Chef deine Kündigung nicht akzeptieren möchte?
Wie kann es dir gelingen, ruhig zu bleiben, wenn dein Arbeitgeber im Kündigungsgespräch sehr emotional wird?

Überlege dir vor dem Rollenspiel Situationen, die auftreten könnten. Schließlich kennst du deinen Arbeitgeber und deinen Vorgesetzten am besten und weißt daher, was dich erwarten könnte.

Wenn du diese Situationen im Rollenspiel einmal „durchlebt“ hast, werfen sie dich nicht aus der Bahn und du kannst professionell dein Kündigungsgespräch führen und deine Kündigung überbringen.

Bildnachweis: Elle Aon / Shutterstock.com