Umschulung zur Bürokauffrau: Ablauf, Dauer, Finanzierung

Eine Umschulung kann der richtige Weg sein, wenn es im aktuellen Beruf nicht mehr richtig weiter geht oder gar Arbeitslosigkeit droht. Die Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann ist dabei schon seit vielen Jahren äußerst beliebt unter den Arbeitnehmern. Wer für eine Umschulung zur Bürokauffrau infrage kommt, wie lange die Umschulung dauert und wie sie finanziert werden kann, kannst du hier nachlesen.

Umschulung Bürokauffrau: das Berufsbild

Die Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann gehört zu den beliebtesten Umschulungen in Deutschland – und das schon seit einigen Jahren. Das ist auch gar nicht weiter verwunderlich, denn eine Bürokauffrau oder ein Bürokaufmann oder Kaufleute für Büromanagement, wie der Beruf heute heißt, üben ganz verschiedene Tätigkeiten aus.

Personen, die eine Umschulung zur Bürokauffrau erfolgreich abschließen, haben daher recht gute Chancen, einen neuen Arbeitsplatz zu finden. Denn Kaufleute für Büromanagement können in ganz verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Zum Beispiel diesen hier:

betriebliches Rechnungswesen
Einkauf
Verkauf
Buchhaltung
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Personalwesen

Damit können Personen, die eine Umschulung zu Bürokauffrau absolviert haben, bei Ämtern, Verbänden oder in anderen Bereichen innerhalb der Verwaltung einen Arbeitsplatz finden.

Übrigens wird der Beruf nach wie vor zum Großteil von Frauen ausgeübt. Daher hat es sich eingebürgert, überwiegend von der Umschulung zur Bürokauffrau zu sprechen.

Die Inhalte der Arbeit als Bürokauffrau

Das Aufgabengebiet einer Bürokauffrau und eines Bürokaufmanns ist in den letzten Jahren immer größer geworden. Das hängt zum einen mit der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung zusammen. Auf der anderen Seite sind aber auch durch die Reform des Berufsbildes neue Inhalte und damit Tätigkeiten hinzugekommen.

Personen, die sich für eine Umschulung zur Bürokauffrau interessieren, sollten mit folgenden Aufgaben rechnen:

Kommunikation mit internen Mitarbeitern, externen Partnern, Kunden, Lieferanten und anderen Personen
Organisation und Koordination der gesamten Abläufe im Büro. Dazu gehören auch interne und externe Veranstaltungen und Events
Bearbeitung des Schriftverkehrs und der mündlichen Kommunikation
Planung von Terminen für Vorgesetzte und andere Mitarbeiter
Anfragen von Angeboten
Bearbeitung von Rechnungen und Überwachung des fristgerechten Zahlungseingang
Erledigung von Personalangelegenheiten

Die tatsächlichen Aufgaben hängen davon ab, wo du nach deiner Umschulung zur Bürokauffrau eingesetzt wirst. Die verschiedenen Unternehmen oder Ämter, ja selbst die einzelnen Abteilungen innerhalb eines Betriebes, halten ganz unterschiedliche Aufgaben für die Büromanager bereit.

Grundsätzlich kannst du aber davon ausgehen, dass dein späterer Arbeitstag als Bürokauffrau oder Bürokaufmann zu einem großen Teil daraus besteht, mit Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Bewerbern und anderen Personen zu kommunizieren – und das sowohl am Telefon als auch per Mail. Wenn dir diese Aufgaben keine Freude bereiten, solltest du gut überlegen, ob die Umschulung zur Bürokauffrau wirklich der richtige Weg für dich ist.

Die Inhalte der Umschulung zur Bürokauffrau

Die Umschulung zur Bürokauffrau ist bundesweit einheitlich geregelt. Das bedeutet, dass du mit den gleichen Inhalten rechnen kannst, gleichgültig ob du die Umschulung in Kiel oder in München absolvierst.

So solltest du damit rechnen, dass du folgende Inhalte während deiner Umschulung zur Bürokauffrau lernst:

Grundlagen in Buchhaltung und Controlling
kaufmännisches Rechnen
Personalmanagement
Materialwirtschaft
Marketing
Vertrieb und Verkauf

Zusätzlich dazu lernen Umschüler zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann Grundlagen in Sozial- und Wirtschaftskunde. Auch Deutschunterricht, der speziell auf den Schriftverkehr der zukünftigen Bürokaufleute abgestimmt ist, gehört zur Umschulung mit dazu.

Da ein Großteil der Arbeit einer Bürokauffrau am PC stattfindet, gehören natürlich auch diese Themen in die Umschulung mit hinein. Das sind zum Beispiel Office-Programme mit spezieller kaufmännischer Software und der allgemeine Umgang mit Kommunikations- und Informationstechnologien. Und da der Kommunikation große Relevanz bei dem späteren Beruf zukommt, erwerben die Umschüler häufig auch Grundlagen in Wirtschaftsenglisch. Schließlich wächst die Welt immer weiter zusammen und der Austausch mit internationalen Partnern oder Kunden ist heute keine Seltenheit mehr.

Die Dauer der Umschulung

Die Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann dauert in der Regel zwei Jahre, wobei auch kürzere Umschulungen denkbar sind, wenn der Umschüler entsprechende Vorkenntnisse mitbringt.

Wie die Umschulung organisiert wird, kann von der jeweiligen Bildungseinrichtung selbst entschieden werden. Einige bieten täglichen Unterricht an, andere Einrichtungen beschränken sich auf einige Tage pro Woche oder gar Blockunterricht. Auch eine Umschulung in Teilzeit ist möglich.

Die Modelle mit größerer zeitlicher Flexibilität sind vor allem für Personen interessant, die neben der Umschulung noch weiter arbeiten möchten oder müssen.

Die Voraussetzungen für eine Umschulung zur Bürokauffrau

Es ist nirgendwo geregelt, dass man bestimmte Voraussetzungen oder Vorkenntnisse mitbringen muss, um eine Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann zu absolvieren.

In der Regel wird jedoch mindestens ein Hauptschulabschluss, lieber noch ein Realschulabschluss gesehen. Umschüler mit der allgemeinen oder fachgebundenen Hochschulreife (Abitur oder Fachabitur) haben die besten formalen Voraussetzungen, um eine Umschulung zur Bürokauffrau zu absolvieren. Jedoch ist der Hauptschulabschluss kein Ausschlusskriterium. Denn alle Interessenten müssen vor der Umschulung ein Eignungsgespräch durchlaufen. Wer hier überzeugen kann, hat auch mit einem niedrigeren Bildungsabschluss unter Umständen die Chance auf eine Umschulung zur Bürokauffrau.

Wo kann ich die Umschulung absolvieren?

Die Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann kannst du bei unterschiedlichen Stellen absolvieren:

Berufskollegs,
Berufsfachschulen,
Berufsschulen oder
Fernlehrgänge

kommen dabei infrage. Dabei kannst du zwischen staatlichen und privaten Trägern wählen.

Hin und wieder ist es auch möglich, die Umschulung zur Bürokauffrau direkt vor Ort in einem Unternehmen zu durchlaufen. Allerdings musst du für diese Variante einen Arbeitgeber finden, der dich bei deiner Umschulung unterstützt und das ist gar nicht so einfach. Die oben genannten Wege in den Beruf über Berufsschulen oder Berufsfachschulen sind weitaus gängiger.

Finanzierung: Wer fördert die Umschulung zur Bürokauffrau?

Natürlich spielt gerade die Frage nach der Finanzierung der Umschulung eine große Rolle, wenn man sich überlegt, beruflich einen neuen Weg einzuschlagen. Denn Umschüler müssen häufig gleich zweierlei finanzieren:

ihren Lebensunterhalt, den sie während der Umschulung meist nicht in gewohntem Umfang erwirtschaften können, und
die Kosten für die Umschulung. Das können sowohl Lernmaterialien als auch Kosten für die Umschulung an sich sein, die der Bildungsträger verlangt.

Umschüler, die diese Kosten nicht oder nicht komplett selbst zahlen können, haben unter Umständen andere Optionen, an eine Finanzierung der Umschulung zu kommen. Bei folgenden Stellen können Interessierte vorsprechen:

Agentur für Arbeit
Jobcenter
Berufsgenossenschaft
Rentenversicherung

Dabei hängt es von den individuellen Voraussetzungen und Umständen ab, welche offizielle Stelle für die Finanzierung der Umschulung der richtige Ansprechpartner ist. Solltest du berufsunfähig geworden sein, musst du dich beispielsweise an die Berufsgenossenschaft oder Rentenversicherung wenden.

Die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter können die Umschulung fördern, wenn du in deinem aktuellen Beruf früher oder später von Arbeitslosigkeit bedroht sein wirst. Zum Beispiel deshalb, weil es deinen aktuellen Beruf in einigen Jahren vermutlich in dieser Form gar nicht mehr geben wird.

Grundsätzlich schadet es aber nicht, bei verschiedenen Stellen anzufragen. Denn gerade die Mitarbeiter bei der Agentur für Arbeit und beim Jobcenter haben einen großen Entscheidungsspielraum. Umschulungen sind nämlich sogenannte Kann-Leistungen. Das bedeutet, dass der jeweilige Sachbearbeiter entscheiden kann, ob die Umschulung gefördert wird oder nicht – und vielleicht hast du ja Glück.

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