Modern Workplace: Der Arbeitsplatz der Zukunft?

Die Corona-Pandemie hat der Digitalisierung einen Schub verpasst. Das gilt nicht nur für Abläufe in der Produktion oder digitale Angebote bestimmter Dienstleitungen, sondern auch für die Art der Arbeit an sich. Modern Workplace ist in diesem Zusammenhang ein Stichwort, das häufiger fällt. Damit möchte man die neuen Möglichkeiten des flexiblen Arbeitens näher beschreiben. Was sich hinter dem Begriff verbirgt und welche Herausforderungen und Vorteile das Büro der Zukunft mit sich bringt, liest du hier.

Modern Workplace: Was ist das überhaupt?

Um sich dem Begriff Modern Workplace zu nähern, kann man zunächst eng am Wort selbst bleiben. Der Modern Workplace ist auf Deutsch ein moderner Arbeitsplatz, bei dem man neueste Methoden und Technologien nutzt, um damit möglichst flexibel arbeiten zu können.

Das ortsunabhängige Arbeiten ist vielen Arbeitnehmern als Remote Work bekannt. Dank Laptop, Cloudspeicher und moderner Kommunikationstechnologie wie Skype, Slack oder Discord kann man sich mit den Kollegen von nahezu überall auf der Welt abstimmen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Die modernen Tools machen es dabei sogar möglich, dass man sich zwar an unterschiedlichen Orten befindet, trotzdem aber gemeinsam mit den Kollegen an einem Dokument arbeiten kann.

Sollte es der Projektablauf oder die Tätigkeit an sich hergeben, können Beschäftigte im Remote Work sogar dann arbeiten, wann sie möchten. Das bietet sich vor allem dann an, wenn das internationale Team so besetzt ist, dass die einzelnen Teammitglieder nicht nur aus unterschiedlichen Ländern, sondern sogar aus unterschiedlichen Zeitzonen kommen.

Die Facetten des Modern Workplace

Der Modern Workplace ist die Infrastruktur, die Mitarbeitern dieses flexible Arbeiten ermöglicht. Er besteht daher aus

mobilen Endgeräten also Laptop, Tablet, Smartphone,
der zugehörigen Software und
speziellen Tools wie Produktivitätsapps, Kommunikationslösungen, E-Mail-Programmen und Kalendern.

Je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens können ganz verschiedene Tools und Apps zum Einsatz kommen. Man verfolgt grundsätzlich damit das Ziel, Mitarbeitern das flexible Arbeiten zu ermöglichen – und das sowohl zeitlich als auch räumlich.

Der Modern Workplace hat außerdem den Anspruch, für die Beschäftigten eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, also eine ausgeglichene Work-Life-Balance, zu ermöglichen.

Denn Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, können zum Beispiel vormittags joggen und erst danach an den Schreibtisch gehen. Aber nicht nur Freizeitaktivitäten, auch Termine bei Behörden oder beim Arzt lassen sich mit dieser Form des flexiblen Arbeitens besser in Einklang bringen. Über die mobilen Endgeräte ist man im Notfall für Arbeitgeber oder Kunden trotzdem erreichbar.

Die Vorteile des Büros der Zukunft

Zusammengefasst ergeben sich also gleich mehrere Vorteile, die der Modern Workspace mit sich bringt:

Mehr Produktivität: Dank des Modern Workplace können Mitarbeiter über digitale Lösungen zusammenarbeiten. Das ist schneller und effizienter und spart häufig viel Zeit.
Weniger Verschwendung: Wenn Arbeitnehmer auf digitale Lösungen zurückgreifen können, erfolgt nach und nach die Umstellung auf das papierfreie Büro. Das freut die Umwelt und kann außerdem die Kosten im Unternehmen senken.
Weniger Fehler: Zu dem modernen Workplace gehört außerdem, dass ganz klare Abläufe definiert werden. Diese Abläufe werden an alle Beteiligten kommuniziert. So muss man nicht bei jedem Projekt das Rad neu erfinden, sondern kann sich auf Bewährtes berufen. Auch das spart Zeit und trägt dazu bei, dass Prozesse weniger fehleranfällig werden. Denn Punkte, die verbesserungswürdig sind, werden an alle Beteiligten weitergegeben, womit jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit informiert ist. Auch andere Teams im Unternehmen können dank der modernen Kommunikationstechnologien von den Verbesserungsvorschlägen direkt profitieren und diese zeitnah umsetzen. Insgesamt lohnen sich die Möglichkeiten des Büros der Zukunft also für das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiter.
Engere Mitarbeiterbindung: Modern Workplaces scheinen außerdem einen guten Einfluss auf die Fluktuation im Unternehmen zu haben. Das wiederum hängt damit zusammen, dass moderne Arbeitsumgebungen zu mehr Zufriedenheit bei den Beschäftigten führen. Und Mitarbeiter, die mit ihrem Arbeitgeber zufrieden sind, wechseln weniger häufig die Firma.
Jüngere Unternehmenskultur: Firmen, die auf Modern Workplaces setzen, sind vermutlich auch anderen technischen Neuerungen gegenüber positiv eingestellt. Das überträgt sich auf die gesamte Unternehmenskultur. Und das ist wiederum ein Grund dafür, dass das Unternehmen junge Mitarbeiter, für die das mobile und flexible Arbeiten wichtig sind, anzieht. So verjüngt sich das Unternehmen und wird ein attraktiver Arbeitgeber.

Die Herausforderungen des Modern Workplace

Natürlich kann man nicht von heute auf morgen beschließen, alles in der Firma auf moderne Arbeitsplätze umzustellen. Häufig braucht es längere Vorbereitungszeit, bis die Infrastruktur steht und sich die einzelnen Mitarbeiter an die neuen Gegebenheiten gewöhnt haben.

Der Modern Workplace ist daher mehr als ein herkömmliches Büro- und Arbeitskonzept. Die Führungskräfte und Entscheider im Unternehmen müssen vielmehr das gesamte Unternehmensmodell auf den Modern Workplace hin ausrichten.

Das bedeutet: Die Führungskräfte müssen als Digital Leader fungieren und die Herausforderungen, aber auch die Vorteile der neuen, digitalen Arbeitswelt an ihre Mitarbeiter kommunizieren.

Bis moderne Workplaces im Unternehmen implementiert sind, sollten die Verantwortlichen ausreichend Zeit einplanen. Denn im Prinzip müssen alle Prozesse, die bislang in Papierform abgelaufen sind, nun digitalisiert werden. Das kostet Zeit und Geld.

Diese Ressourcen müssen vernünftig eingeplant werden. Ein nur halbherzig durchgeführter Prozess der Digitalisierung kostet am Ende mehr. Wenn es sich um keine echte digitale Transformation handelt, sondern nur einige Vorgänge elektronisch ablaufen, ist das Ziel verfehlt.

So haben Unternehmen Geld in den Umbau investiert, am Ende aber nichts erreicht. Im Gegenteil, eine solch misslungene Transformation könnte sogar dazu führen, dass sich die skeptischen Mitarbeiter, die nicht viel von der digitalen Arbeitsweise halten, eher nach einem neuen Arbeitgeber umsehen.

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