Kaizen-Methode in der Praxis: So verbesserst du dich Stück für Stück

Jeden Tag ein Stückchen besser – so einfach lässt sich die Idee, die hinter Kaizen steht, beschreiben. Dass das gar nicht so einfach ist, kannst du dir sicherlich vorstellen. Warum du es trotzdem versuchen solltest und welche Schritte dir dabei helfen können, die Kaizen-Methode in der Praxis umzusetzen, kannst du hier erfahren.

Definition: Was bedeutet Kaizen?

Kaizen ist eine Management-Methode, die ursprünglich aus Japan stammt. Das Wort setzt sich aus den japanischen Begriffen Kai (Veränderung) und Zen (zum Besseren) zusammen. Die Übersetzung von Kaizen gibt damit schon recht gut an, worum es bei der Methode geht.

Den Grundstein für die Methode legte der japanische Autokonzern Toyota. Nach dem Ende des Zweiten Weltkrieges hatte der Konzern mit erheblichen wirtschaftlichen Schwierigkeiten zu kämpfen. Es war daher klar, dass die Produktion und das gesamte Unternehmen reformiert werden musste.

Erreicht werden sollte das durch die sogenannte Lean Production, die schlanke Produktion, bei der man hauptsächlich auf Effizienz und Qualität hinarbeitete. Diesem Ansatz liegt die Überzeugung zugrunde, dass jeder Arbeitsschritt das Potenzial für Verbesserungen hat. Wenn diese Verbesserungen kontinuierlich gesucht und dann auch umgesetzt werden, profitiert das Unternehmen davon.

Diese Verbesserungen beschränken sich nicht nur auf Prozesse oder Abläufe im Unternehmen. Der Ansatz wurde später auf weitere Bereiche in der Unternehmensführung übertragen: Lean Management nennt sich diese Methode, die dazu beitragen soll, eine neue Philosophie in der Führungsebene zu implementieren.

Die Kaizen-Methode: mit kleinen Schritten viel erreichen

Die Kaizen Philosophie hat also viele Berührungspunkte mit dem Lean Management. Denn auch die Kaizen Methode verfolgt in erster Linie das Ziel, durch stetige kleine Veränderungen zu einer Verbesserung zu kommen.

Das Schöne an dieser Idee: Es sollen keine Unmengen an Geld investiert werden, um die Verbesserung zu erreichen. Vielmehr soll jeder Mensch an sich selbst arbeiten und so sein Potenzial voll ausschöpfen. Gelingt das, können alle (im Unternehmen) davon profitieren.

In den Industriestaaten des Westens ist Kaizen auch unter dem Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bekannt. Im englischen Sprachraum hat sich für die Art der stetigen Verbesserung in kleinen Schritten der Ausdruck Continuous Improvement Process (CIP) etabliert. Solltest du einen dieser beiden Begriffe lesen, weißt du also sofort, dass sie mit Kaizen in enger Verbindung stehen.

Bei diesen beiden Ansätzen steht die ständige Verbesserung ebenfalls im Zentrum der Bemühungen. Auch hier geht es darum, die Verbesserung nicht mit viel Geld oder Investitionen zu erreichen. Das Ziel lautet, besser, produktiver und effizienter zu werden, indem man mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen sparsam umgeht und das besten aus seinen Mitteln und Möglichkeiten macht.

Kaizen vs. Innovation: die Unterschiede

Bei Kaizen lautet das Ziel also, kleine, möglichst nachhaltige Veränderungen anzustreben. Auch bei einer Innovation zielt man letztlich auf eine Veränderung der bestehenden Verhältnisse ab. Jedoch liegt der Unterschied zu Kaizen darin, dass diese Veränderung bei einer Innovation eher sprunghaft geschieht.

Ein Beispiel: Als die Dampfmaschine erfunden war, ging es mit großen Schritten in die Erste industrielle Revolution.

Kaizen Regeln: die Prinzipien der Methode

Wie aber sieht diese ständige Verbesserung aus? Nach welchen Regeln funktioniert die Kaizen Methode? Folgende Prinzipien sind bei der Umsetzung wichtig:

Jeder Mitarbeiter muss dazu beitragen, dass sich das Unternehmen jeden Tag ein Stückchen verbessert. Dazu schaut man sich seinen Verantwortungsbereich ganz genau und möglichst objektiv an und sucht nach Abläufen, die man besser machen könnte. Wo werden bei deiner täglichen Arbeit besonders viele Ressourcen benötigt? Unter Umständen werden gar nicht so viele Ressourcen gebraucht, sondern es handelt sich um Verschwendung.
Im nächsten Schritt beschränkst du dich nicht mehr nur auf deinen Verantwortungsbereich, sondern betrachtest den kompletten Ablauf aus Sicht des Kunden. Versetze dich in seine Lage und versuche zu analysieren, wie er die Abläufe und Prozesse wahrnehmen könnte. Auch daraus ergeben sich ganz häufig Ansatzpunkte für eine Verbesserung. Du kannst es dir natürlich auch einfacher machen und deinen Kunden einfach fragen, welche Verbesserungen er sich wünschen würde.

Beispiele: Welche Kaizen-Methoden gibt es?

Die Kaizen-, KVP- oder CIP-Methode wird heute in vielen Firmen eingesetzt. Schließlich ist in einem wachstumsorientierten Wirtschaftsmodell Stillstand ein sicherer Weg in die Unternehmenspleite.

Manager oder andere Entscheider im Unternehmen setzen Kaizen daher auch in ganz unterschiedlichen Bereichen ein. Das Qualitätsmanagement ist von jeher ein bevorzugtes Einsatzgebiet für Kaizen.

Da jedoch jeder Mitarbeiter dazu angehalten ist, die Abläufe im Unternehmen zu verbessern, gibt es auch Beispiele dafür, wie sich das Kaizen Prinzip im Kleinen anwenden lässt:

Beispiele für die Methode: Kaizen im Büro

Arbeitnehmer, die an einem Schreibtisch arbeiten, können tatsächlich sehr viel dazu beitragen, dass sich der eigene Arbeitsablauf verbessert. Kaizen im Büro kannst du zum Beispiel auf folgende Weise umsetzen:

Sorge für eine klare Kennzeichnung: Es klingt vielleicht etwas banal, kann aber eine sehr große Hilfe bei der täglichen Arbeit sein: Richte dir ein klares Ablagesystem ein und beschrifte Ordner, Mappen und andere Papierbündel so, dass du sie sofort zuordnen kannst. Braucht dein Kollege eine bestimmte Auskunft, weißt du sofort, wo du nachsehen musst.
Chaos vom Schreibtisch verbannen: Einen möglichst aufgeräumten und leeren Schreibtisch zu haben, ist auch die Idee hinter der Clean Desk Policy. Verstaue Dinge, die du nicht verwendest, in einem Rollcontainer. Nur Utensilien, die du täglich benötigst, dürfen noch sichtbar auf deinem Schreibtisch stehen. Das macht den Blick frei und gibt dir Raum zum Durchatmen.
Schaffe klare Strukturen: Musst du immer wieder die gleichen Aufgaben bearbeiten, solltest du den besten Ablauf dafür finden. Probiere unterschiedliche Herangehensweisen aus, schreib dir die einzelnen Schritte auf und halte das Ergebnis fest. Nach einigen Wochen vergleichst du die verschiedenen Methoden miteinander und wählst die, mit der du am meisten Erfolg hattest. Diese Methode wendest du von nun an immer an, wenn du vergleichbare Aufgaben bearbeiten musst und optimierst sie kontinuierlich Schritt für Schritt – eben ganz nach dem Kaizen Prinzip.

Kritik: Nachteile der Kaizen-Methode

Auch das Kaizen Prinzip hat natürlich Nachteile. Einer der größten Nachteile ist wohl, dass sich die Methode nicht in allen Unternehmen gleichermaßen (schnell) umsetzen lässt. Gerade in größeren Unternehmen tragen kleine Veränderungen selten zu einer Verbesserung des gesamten Betriebs bei. Daher muss Kaizen zunächst von der Unternehmensleistung implementiert werden, um ein Umfeld zu schaffen, in dem es möglich ist, das Prinzip anzuwenden.

Wenn du in einem Konzern arbeitest und das Kaizen Prinzip gern nutzen würdest, hast du damit vermutlich wenig Einfluss auf die Prozesse im Unternehmen. Auf Dauer kann das äußerst frustrierend sein und die positiven Effekte, die die Kaizen Methode hat, aufheben.

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