Innerbetriebliche Mitteilung: Was muss beachtet werden?

In jedem Unternehmen müssen hin und wieder Informationen an die Belegschaft weitergegeben werden. Die innerbetriebliche Mitteilung ist ein guter Weg, um diese Informationen publik zu machen. Als Verantwortlicher solltest du wissen, was dabei zu beachten ist. Denn eine gelungene interne Kommunikation ist eine Voraussetzung für engagierte und produktive Mitarbeiter.

Was ist eine innerbetriebliche Mitteilung?

Mit einer innerbetrieblichen Mitteilung können sich die Verantwortlichen im Unternehmen an die Beschäftigten wenden. Eine innerbetriebliche Mitteilung kann recht kurz sein und die Mitarbeiter über eine ganz spezifische Information in Kenntnis setzen. Zum Beispiel darüber, dass man zukünftig eine andere Form der Arbeitsteilung ausprobiert.

Innerbetriebliche Mitteilungen können aber auch dazu genutzt werden, die Belegschaft über größere Änderungen, wie beispielsweise über die Einführung neuer Richtlinien, zu informieren. Manche Unternehmen nutzen die innerbetriebliche Mitteilung auch, um allgemeine Unternehmensnachrichten mitzuteilen, wie zum Beispiel Versetzungen, Geburtstage oder Renteneintritte.

Es gibt unterschiedliche Arten, wie die innerbetriebliche Mitteilung erfolgt:

• Mündlich
• Per E-Mail
• Aushang am Schwarzen Brett
• Mitteilung im Intranet
• In Meetings oder Besprechungen
• Social-Media-Gruppen
• Innerbetriebliches Broadcast-System

Unternehmen können und sollten viele verschiedene Kommunikationswege ausprobieren, um möglichst viele Mitarbeiter zu erreichen. Denn eine innerbetriebliche Mitteilung kann eine ganze Reihe von Vorteilen für Mitarbeiter und das Unternehmen haben.

Warum sind innerbetriebliche Mitteilungen wichtig?

Unternehmen, die innerbetriebliche Mitteilungen verfassen, verfolgen damit unterschiedliche Ziele. So können sie dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert wird.

Eine gute interne Kommunikation kann dabei helfen, die Loyalität innerhalb der Belegschaft zu fördern und im besten Fall die Betriebszugehörigkeit zu verlängern. Eine innerbetriebliche Mitteilung ist in diesem Sinne ein Instrument für Arbeitgeber, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.

Mit einer innerbetrieblichen Mitteilung Veränderungen kommunizieren

Eine effektive innerbetriebliche Mitteilung kann außerdem dabei helfen, die Belegschaft über Veränderungen zu informieren, die im Unternehmen anstehen. So kann erreicht werden, dass die Beschäftigten die Veränderungen mittragen, was essenziell ist, wenn der geplante Veränderungsprozess ein Erfolg werden soll.

Durch eine innerbetriebliche Mitteilung kann zum Beispiel über eine Versetzung informiert werden, die einen Einfluss auf die Belegschaft hat. Wenn zum Beispiel eine Führungskraft von einer Abteilung in eine andere wechselt, sind davon meist viele Arbeitnehmer betroffen. Jeden Mitarbeiter einzeln zu informieren, würde gerade in großen Unternehmen den Rahmen sprengen.

Informierte Mitarbeiter treffen bessere Entscheidungen

Eine innerbetriebliche Mitteilung stärkt die Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen, informiert über interne Vorgänge und kann sogar die Produktivität und Innovationskraft im Unternehmen fördern. Wenn die Beschäftigten Zugang zu wichtigen Informationen haben, können sie dieses Wissen effektiv nutzen. So können sie zum Beispiel rechtzeitig über die richtige Anwendung neuer Software oder über Probleme mit der Technik informiert werden. Dies vermindert Ausfallzeiten und stärkt das Teambewusstsein.

Interne Mitteilung an alle Mitarbeiter: Ein Muster

Du hast die Aufgabe bekommen, eine interne Mitteilung an alle Mitarbeiter zu verfassen, weißt aber nicht so recht, worauf du achten musst? Dann hilft dir vielleicht unser Muster weiter:

Information an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über anstehende Veränderungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wie Sie sicherlich schon festgestellt haben, mussten wir in den letzten Wochen und Monaten einige Prozesse in unserem Unternehmen verschlanken, um unsere Position am Markt zu halten. Nun sind weitere Umstrukturierungen notwendig, über die wir Sie informieren möchten.

Bei den kommenden Veränderungen hoffen wir auf Ihre Unterstützung und Kooperation, denn nur mit vereinten Kräften können wir unsere Ziele erreichen.

Die anstehenden Veränderungen betreffen:

• Änderung 1
• Änderung 2
• Änderung 3
• Änderung 4

Wie Sie sehen, sollen weitere Prozesse vereinfacht und optimiert werden. Wir möchten Sie dabei unterstützen, Ihre Zeit bestmöglich zu strukturieren. Zu diesem Zweck werden wir neue Tools einführen, welche die Produktivität steigern können.

Wir werden Sie in den nächsten Wochen über die Fortschritte informieren. Wenn Sie Fragen, Anregungen oder Bedenken im Hinblick auf die Veränderungen haben, sprechen Sie uns oder den Betriebsrat jederzeit an.

Wir danken Ihnen für Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit.

Herzliche Grüße

Firmenleitung

Tipps: Darauf solltest du bei innerbetrieblichen Mitteilungen achten

Das obige Beispiel für eine interne Mitteilung zeigt bereits, worauf du beim Verfassen achten musst:

1. Zielgruppe: An wen richtest du die innerbetriebliche Mitteilung? An die gesamte Belegschaft oder nur an einzelne Abteilungen? Bedenke auch, welches Vorwissen deine Leser zum Thema mitbringen.
2. Sprache: Verwende möglichst eine eindeutige und klare Sprache. Das heißt, dass du am besten auf den Nominalstil verzichten solltest. Den Nominalstil erkennst du zum Beispiel an Wörtern, die auf -heit, -keit, -ung enden. Nutze hingegen aktive Formulierungen mit dem passenden Verb. Das hilft den Lesern dabei, den Text besser und schneller zu verstehen.
3. Struktur: Wenn du eine innerbetriebliche Mitteilung schreiben willst, notiere dir zunächst alle Informationen, die in den Text sollen. Im nächsten Schritt ordnest du die Informationen nach Wichtigkeit: Wichtiges gehört nach oben, Unwichtiges nach unten.
4. Nachfragen: Stelle sicher, dass wirklich alle Mitarbeiter verstanden haben, worum es in der innerbetrieblichen Mitteilung geht. Du kannst zum Beispiel einige Zeit später eine weitere interne Mitteilung verfassen, in der du das Thema der vorherigen Nachricht noch einmal kurz zusammenfasst. Wichtig ist außerdem, in jeder innerbetrieblichen Mitteilung darauf hinzuweisen, dass die Kollegen nachfragen können, wenn sie etwas nicht verstanden haben.

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