Ermahnung: Wissenswertes zur „kleinen“ Abmahnung

Nur in den wenigsten Arbeitsverhältnissen läuft immer alles glatt. Im Gegenteil: Es kommt sogar ziemlich häufig vor, dass Arbeitgebern das ein oder andere Verhalten ihrer Arbeitnehmer nicht gefällt. Statt in solchen Fällen aber sofort eine Abmahnung zu schreiben, setzen besonnene Chefs eher auf eine Ermahnung. Die hat arbeitsrechtlich gesehen weniger Konsequenzen als die formale Abmahnung, sollte aber trotzdem nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Was es zum Thema Ermahnung zu wissen gibt und wie sich Arbeitnehmer verhalten sollten, die eine bekommen, verraten wir hier.

Definition Ermahnung: Was ist das überhaupt?

Die Ermahnung, auch Verweis, Verwarnung, Rüge oder Missbilligung genannt, wird gerne als „kleiner Bruder“ der Abmahnung bezeichnet. Denn mit der Ermahnung möchte dich dein Chef darauf hinweisen, dass er mit einem bestimmten Verhalten nicht einverstanden ist. Dein Arbeitgeber möchte also auch mit einer Ermahnung – ähnlich wie mit einer Abmahnung – erreichen, dass du dich in Zukunft anders verhältst.

Als krassen Verstoß gegen die Pflichten, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, wertet er dein Verhalten jedoch noch nicht. Daher fehlt in der Ermahnung häufig die Androhung einer Kündigung, die für die Abmahnung üblich ist. Ein Schuss vor den Bug soll das Schreiben aber trotzdem sein.

Übrigens: Obwohl wir von einem Ermahnungsschreiben sprechen, ist das nicht die einzige Form, in der die Rüge erteilt werden kann. Möglich ist auch, dass der Arbeitgeber die Ermahnung nur mündlich ausspricht, was die Wirkung ein wenig abschwächen könnte. Ein Schriftstück wirkt bedeutender und hat mehr Gewicht als eine kurze mündliche Ansprache.

Abmahnung und Ermahnung: die Unterschiede

Auch Arbeitgebern unterlaufen Fehler. Wenn du einen Brief von deinem Chef bekommst, auf dem die Überschrift Ermahnung zu lesen ist, solltest du nicht direkt erleichtert sein, dass es keine Abmahnung ist. Denn unabhängig vom Titel des Dokuments kann es sich de facto sehr wohl um eine Abmahnung handeln.

Dazu müssen folgende Funktionen erfüllt sein:

1. Rüge: Der Arbeitgeber muss in dem Schreiben deutlich machen, dass er ein bestimmtes Verhalten von dir als Vertragsverstoß rügt.
2. Warnung: Er muss außerdem klar machen, dass es Konsequenzen haben wird, wenn du das Verhalten nicht änderst. Sprich: Eine Kündigung könnte die Folge sein.
3. Aufforderung: Außerdem muss er dich dazu auffordern, das vertragswidrige Verhalten in Zukunft abzustellen.

Trägt das Schreiben einen anderen Titel, enthält aber diese drei Bestandteile, handelt es sich dennoch um eine Abmahnung – mit allen arbeitsrechtlichen Konsequenzen.

Eine Ermahnung dagegen hat in der Regel nur folgende Merkmale:

1. Rüge
2. Aufforderung

Welche Folgen hat eine Ermahnung?

Das wichtigste vorab: Genießt der Arbeitnehmer den allgemeinen Kündigungsschutz, genügt eine vorangegangene Ermahnung nicht als Grund für eine ordentliche Kündigung. Gilt das Kündigungsschutzgesetz dagegen nicht, sind Kündigungen ohnehin viel einfacher möglich.

Ein kurzer Exkurs zum Kündigungsschutzgesetz. Arbeitnehmer fallen unter das Gesetz, wenn …

• beim Arbeitgeber mindestens 10 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt sind.
• sie die Probezeit von sechs Monaten beendet haben.

Bei auf diesem Wege geschützten Beschäftigten braucht der Arbeitgeber gewisse Gründe, um sich von ihnen trennen zu können. Bei einer ordentlichen Kündigung sind das

• Personenbedingte Gründe: Der Arbeitnehmer ist beispielsweise lange Zeit krank.
• Verhaltensbedingte Gründe: Der Beschäftigte benimmt sich immer wieder daneben und verhält sich sogar deutlich vertragswidrig.
• Betriebsbedingte Gründe: Der Arbeitgeber ist wirtschaftlich angeschlagen und muss sich daher von einigen Beschäftigten trennen.

In unserem Fall käme also allenfalls eine verhaltensbedingte Kündigung in Frage, denn der Beschäftigte verhält sich nicht so, wie er sich verhalten sollte. Genau aus diesem Grund wird sein Verhalten bemängelt.

Nun ist eine Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung aber, dass kein milderes Mittel außer der Kündigung zur Verfügung stand. Gerichte urteilen jedoch regelmäßig, dass eine Abmahnung genau ein solches milderes Mittel ist. Und wie wir bereits gesehen haben, erfüllt eine Ermahnung nicht alle Funktionen, die eine Abmahnung erfüllt. Daher muss der Arbeitgeber in der Regel mindestens eine schriftliche Abmahnung voranschicken, bevor er seinen Beschäftigten ordentlich kündigen kann. Bei einer außerordentlichen Kündigung ist das schon wieder anders.

Ermahnung erhalten: Was tun?

Wenn du eine Ermahnung erhalten hast, solltest du in jedem Fall darauf reagieren – das ist bei einer Abmahnung nicht anders. Die Art und Weise jedoch, wie du darauf reagierst, hängt von den Umständen ab. Genauer gesagt davon, ob die Ermahnung berechtigt war oder nicht.

Gehen wir davon aus, dass du dich tatsächlich falsch verhalten hast und dein Chef dich daraufhin ermahnt hast. Dann ist es eine gute Idee, dich für dein Verhalten zu entschuldigen. Damit zeigst du, dass du deinen Fehler einsiehst und es dir leidtut.

Unser Tipp: Auch wenn es dir schwerfällt, solltest du nicht auf Ausreden und Rechtfertigungen setzen. Deine Entschuldigung wirkt wesentlich glaubwürdiger, wenn du dich nicht versuchst, dich aus der Verantwortung zu ziehen.

Der nächste Schritt besteht – wie bei der Abmahnung – darin, dass du in Zukunft dein Verhalten änderst. Was dein Chef moniert hat, machst du von jetzt an nicht mehr. Solltest du dein Verhalten nicht ändern, droht dir beim nächsten Verstoß vielleicht eine waschechte Abmahnung statt bloß einer Ermahnung.

Solltest du dagegen eine ungerechtfertigte Ermahnung erhalten haben, kannst du das auf jeden Fall ansprechen und deinem Chef erklären, wie sich der Vorfall nach deiner Wahrnehmung zugetragen hat.

Ermahnung aus Personalakte entfernen lassen

Hin und wieder begnügen sich Arbeitgeber nicht damit, den Arbeitnehmer mündlich zu ermahnen, sondern legen den Schriftsatz auch der Personalakte bei. Dann stellt sich die Frage, ob Beschäftigte dagegen vorgehen und zum Beispiel verlangen können, dass die Ermahnung aus der Personalakte entfernt wird. Das ist jedoch umstritten.

Denn einige Urteile von Arbeitsgerichten weisen darauf hin, dass der Arbeitnehmer darauf kein Recht hat. Die Argumentation: Eine Ermahnung ist nicht so negativ zu bewerten wie eine Abmahnung, daher ist es auch kein Beinbruch, dass dieses Schriftstück in der Personalakte ist.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch Gerichte, die eine Ermahnung ähnlich wie eine Abmahnung bewerten. Es kommt jedoch immer auf den individuellen Inhalt der Ermahnung an.

In jedem Fall bleibt dir die Option, eine Gegendarstellung zu schreiben. Darin kannst du erklären, wie sich der Vorfall aus deiner Sicht zugetragen hat. Auch die Gegendarstellung gehört in die Personalakte. Andere Vorgesetzte werden also immer auch deine Perspektive kennenlernen, wenn ihnen die Ermahnung in die Hände fällt. Ein klarer Vorteil für dich.

FAQs: Häufige Fragen zur Ermahnung

Arbeitsrechtliche Themen führen häufig dazu, dass sich Beschäftigte viele Fragen stellen. Das ist auch beim Thema Ermahnung nicht anders. Wir haben einige typische Fragen dazu gesammelt und liefern jeweils eine kurze Antwort darauf.

Was kann mein Chef ermahnen?

Grundsätzlich gilt, dass du nur dann eine Ermahnung erhalten kannst, wenn du dein Verhalten ändern könntest. Typische Beispiele für eine Ermahnung sind daher:

• Eher unbedeutende Fehler (beispielsweise Tippfehler in einem Schriftstück)
• Einmaliges Zuspätkommen
• Verspätete Krankmeldung

Gründe für eine Ermahnung sind also eher Banalitäten, die eine Abmahnung nicht rechtfertigen würden.

Verpasst du dagegen ein Meeting, weil dir niemand Bescheid gegeben hat, ist das kein Grund für eine Ermahnung. Da du nichts darüber informiert wurdest, konntest du nicht daran teilnehmen.

Muss der Arbeitgeber schriftlich ermahnen?

Nein, auch die mündliche Ermahnung ist möglich. Wie wir jedoch gesehen haben, entfaltet eine schriftliche Ermahnung in der Regel eine größere Wirkung.

Die Abmahnung dagegen muss immer schriftlich erteilt werden. Hier hat der Arbeitgeber bezüglich der Form keine Wahlmöglichkeit.

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