Jour-Fixe: Ablauf, Regeln und Protokoll

Einige Meetings können zu einer echten Zerreißprobe werden. Denn statt Dinge strukturiert zu besprechen und zu einem verbindlichen Ergebnis zu kommen, wird viel zu häufig um den heißen Brei geredet. Der Ausweg: der sogenannte Jour-Fixe. Diese Form der Besprechung verspricht echte Ergebnisse – und das bei relativ kleinem Zeitaufwand. Doch dazu ist ein wenig Planung und ein geordneter Ablauf nötig. Wie der aussehen kann, verraten wir hier.

Jour-Fixe: Was bedeutet das?

Mit einem Jour-Fixe bezeichnet man ein Meeting oder eine Besprechung zu einem regelmäßigen, festen Termin. Die Bezeichnung Jour-Fixe stammt ursprünglich aus der französischen Sprache und setzt sich aus den beiden Wörtern für Tag (franz. jour) und fest oder fix (franz. fixe) zusammen.

Obwohl der Jour-Fixe also französischer Abstammung ist, wird dieser Ausdruck für ein regelmäßiges Meeting im Französischen aber nicht genutzt. Solltest du in Frankreich eine derartige Besprechung vereinbaren wollen, musst du den Begriff „reúnion de travail régulière“ nutzen.

Wenn du dagegen Meetings mit einem internationalen Team vereinbaren möchtest, in denen Englisch gesprochen wird, verwendest du den Ausdruck „regular meeting“ oder „fixed day“.

Die Herkunft des Jour-Fixe

Der Begriff an sich hat eine recht lange Geschichte. Bereits im 18. Jahrhundert wurde er in gehobenen Haushalten benutzt. Damals meinte man damit jedoch feste Termine, zu denen man Besuch empfing.

Damals wie heute musste dieser Termin nicht jedes Mal aufs Neue angekündigt werden. Denn alle Beteiligten wussten Bescheid, dass an dem Datum der Jour-Fixe stattfindet und sie daher erwartet werden.

Keine gesonderte Einladung oder Ankündigung ist auch ein Kennzeichen des heutigen Jour-Fixe. Denn alle Teilnehmer wissen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Besprechung stattfindet und halten sich den Termin daher frei.

Die Vorteile des Jour-Fixe

Einzug in die moderne Arbeitswelt hat der Jour-Fixe hauptsächlich im Projektmanagement gefunden. Mittlerweile wird er aber auch in anderen Zusammenhängen gerne genutzt. Das hängt vermutlich mit den Vorteilen zusammen, die der Jour-Fixe mit sich bringt:

Verbesserte Organisation: Ungeplante oder überstürzte Meetings gehören mit dem Jour-Fixe der Vergangenheit an. Jeder Teilnehmer weiß, zu welchem Termin die Besprechung stattfindet und kann sie daher vorbereiten. Zahlen, Daten und Fakten, die für das Projekt benötigt werden oder auch die neue Marketingstrategie, sind daher ausgearbeitet und bereit, präsentiert zu werden.
Gesteigerte Produktivität: Diese gute Vorbereitung zeigt sich unmittelbar in mehr Produktivität. Planlose Meetings gibt es nicht mehr. Stattdessen folgt jeder Jour-Fixe einem festen Ablaufplan, der von vornherein bekannt ist. Alle Teilnehmer wissen also schon vorab, was sie erwartet, und können sich darauf vorbereiten. Die Folge: Sofort nach dem Jour-Fixe kann der nächste Arbeitsschritt angegangen werden. Statt – wie häufig bei anderen Meetings – noch mehrere Mails an die Kollegen zu schreiben und sich nach dem weiteren Ablauf zu erkundigen. So können alle Teilnehmer effektiver und effizienter arbeiten.
Mehr Motivation: Den Zusammenhang zwischen Motivation und Produktivität kennst du sicherlich aus deinem Job. Wenn alle Unterlagen zusammen sind, du genau weißt, was zu tun ist, und du konzentriert an einer Sache dran bleiben kannst, arbeitet es sich gleich viel leichter. Noch dazu macht die Arbeit auch viel mehr Spaß und du freust dich über schnelle Ergebnisse. Kurzum, ein gut durchgeführter Jour-Fixe kann eine enorme Erleichterung deines Arbeitstags sein.
Verbesserte Kommunikation: Der Jour-Fixe ist auch dazu da, die Kommunikation zwischen den einzelne Beschäftigten im Unternehmen zu optimieren. Wir erinnern uns, dass diese Art von Termin häufig im Projektmanagement genutzt wird. Bei internationalen Projekten ist es schwierig, alle Teilnehmer kurzfristig zu einem Meeting zusammen zu bekommen. Da der Termin für den Jour-Fixe aber einen festen Platz im Terminkalender hat, erübrigt sich diese Abstimmung. Und genau davon profitiert die interne Kommunikation. Wenn die nächsten Meilensteine direkt und persönlich statt per E-Mail besprochen werden können, werden Missverständnisse unwahrscheinlicher und damit die Kommunikation aller Beteiligten besser.

Jour-Fixe: Ablauf und Regeln

Natürlich kommen die Vorteile des Jour-Fixe nicht ganz von allein. Es gehört schon ein wenig Vorbereitung dazu, dass der Jour-Fixe so ablaufen kann, wie er ablaufen soll. Glücklicherweise muss man sich bei dieser Vorbereitung aber nicht auf sein Bauchgefühl verlassen. Denn der Jour-Fixe hat festgelegte Regeln und Rollen, die den Ablauf ungemein erleichtern.

Zu einem Jour-Fixe gehören folgende Aufgaben:

Protokollführung: Ein Teilnehmer wird bestimmt, der das Protokoll während des Jour-Fixe führen soll.
Protokollnachlese: Die Punkte auf dem Protokoll des vergangenen Jour-Fixe werden noch einmal besprochen. Bei Fragen können die Teilnehmer direkt daran anknüpfen.
Besprechung wichtiger Punkte: Danach geht es in den aktuellen Jour-Fixe. Dieser startet meist damit, dass die aktuell wichtigen Punkte besprochen werden und der Zwischenstand an alle Beteiligten kommuniziert wird.
Vorbereitung der anstehenden Aufgaben: Die Teilnehmer einigen sich dann auf einen Ablauf und legen fest, wer welche Aufgaben übernimmt.

Die Vorbereitung des fixen Meetings

Damit der Jour-Fixe gut strukturiert ablaufen kann, gehört natürlich ein wenig Vorbereitung dazu. Und die sieht folgendermaßen aus:

Rollen festlegen: Vor dem eigentlichen Termin muss klar sein, wer welche Rollen übernimmt: Wer organisiert den Jour-Fixe und wer führt Protokoll? Die restlichen Teilnehmer haben Glück: Sie müssen „nur“ im Meeting dabei sein.
Turnus, Termin und Ort bestimmen: Damit der Jour-Fixe ein Jour-Fixe sein kann, muss er zu einem bestimmten Termin stattfinden. Vor dem allerersten fixen Meeting sollte dabei für alle Beteiligten klar sein, in welchem Turnus der Jour-Fixe stattfindet. Denkbar ist nämlich auch, dass er nur zweiwöchentlich oder gar nur ein Mal pro Monat abgehalten wird. Übrigens wird auch der Ort verbindlich festgelegt. Ein weiteres Kennzeichen des Jour-Fixe ist nämlich, dass er immer am gleichen Ort abgehalten wird – eine digitale Lösung ist dabei natürlich auch möglich.
Auf Kürze achten: Jour-Fixe sind im Arbeitsalltag so beliebt, weil sie in der Regel recht kurz sind. Wenn du einen Jour-Fixe organisieren solltest, achte darauf, dass du die Agenda nicht zu voll packst. Ideal sind Meetings zwischen 30 und 45 Minuten. Denn die überfordern die Teilnehmer nicht, bieten aber trotzdem genügend Spielraum, um alle wichtigen Punkte zu klären.
Agenda mitteilen: Sollte es sich um den ersten Jour-Fixe überhaupt handeln, wird allen Beteiligten vorab mitgeteilt, was von ihnen erwartet wird. Bei den Folgeterminen reicht es dazu meist aus, das Protokoll der letzten Sitzung zu verschicken. Denn die regelmäßigen Treffen folgen in der Regel dem gleichen Ablauf. Sollte es natürlich Punkte geben, die außerhalb dieser Agenda besprochen werden sollen, werden sie ebenfalls vorher mitgeteilt.

Protokoll bei einem Jour-Fixe: Vorlage fürs Meeting

Um den Ablauf des Jour-Fixe zu strukturieren, ist ein Protokoll äußerst wichtig. Aber nicht nur dazu. Ein gut geführtes und übersichtliches Protokoll hat noch einen weiteren Vorteil: Sollte ein Teilnehmer nicht beim Jour-Fixe dabei sein, kann er (oder sie) die wichtigsten Punkte der Tagesordnung inklusive der Ergebnisse in dem Protokoll noch einmal nachlesen.

Wenn du dir unsicher sein solltest, wie ein Protokoll für den Jour-Fixe aussehen könnte, orientier dich doch ganz einfach an unserer Vorlage:

Protokoll des Jour-Fixe vom TT.MM.JJJJ

Teilnehmer:

Uhrzeit:

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