Deadline: Strategien für ein besseres Zeitmanagement
Deadlines sind nicht nur im Job ein steter Begleiter, sondern auch in Schule, Uni und manchmal auch in einer Ausbildung. Sie helfen dabei, Aufgaben zeitlich zu strukturieren und sollen dafür sorgen, dass bestimmte Dinge rechtzeitig erledigt werden. Blöd nur, dass viele Menschen nicht besonders gut darin sind, Aufgaben rechtzeitig anzupacken. Sie fangen erst in letzter Minute an und müssen sich dann oft richtig stressen, um die Deadline noch zu schaffen. Das muss nicht sein – in unserem Überblick stellen wir dir erprobte Strategien vor, mit denen du Deadlines entspannt schaffen kannst.
Warum Deadlines nützlich sind
Viele Menschen neigen zu Prokrastination, auch bekannt als Aufschieberitis. Im Beruf wie im Privatleben schieben viele Menschen Aufgaben so lange vor sich her, bis sie wirklich dringend erledigt werden müssen. Bis dahin hatten sie keine Lust auf eine leidige Aufgabe oder waren eingeschüchtert von der Komplexität der Tätigkeit.
Das ständige Aufschieben einer Aufgabe geschieht oft frei nach dem Motto: Ach, das hat noch Zeit. Bloß: Irgendwann wird die Zeit eben doch knapp. Und man realisiert mit zunehmender Panik, dass man sich jetzt richtig ins Zeug legen muss, um die Deadline noch zu schaffen. Das sorgt für Druck und erzeugt Stress. Am Ende legt man womöglich noch eine Nachtschicht ein oder macht Überstunden, um noch rechtzeitig fertig zu werden.
Aufgaben erst in letzter Minute anzugehen kann bedeuten, dass das Ergebnis nicht so gut ist, wie es sein könnte. Wer kaum Zeit hat, Dinge gewissenhaft zu erledigen, macht eher Fehler. Im Beruf kann ständige Prokrastination dazu führen, dass du einen schlechteren Job machst als du könntest. Das kann hinderlich für dein berufliches Fortkommen sein.
Mit Deadlines behältst du Ziele im Blick
Deadlines sind nicht nur vielen Arbeitnehmern ein Dorn im Auge. Dabei sind Fristen eigentlich ein sehr nützliches Instrument, um Aufgaben und Zeit zu planen. Stell dir vor, es gäbe keine Deadlines – womöglich würdest du dich total verzetteln und bestimmte Aufgaben, auf die du keine Lust hast, immer wieder links liegenlassen. Nur: Dann würden sie nie erledigt, und du würdest in den betreffenden Bereichen nie vorankommen.
Gäbe es bei umfangreichen Projekten und Aufgaben keine Zwischenfristen, würden wohl viele Menschen irgendwann feststellen, dass sie sie nicht mehr rechtzeitig schaffen können. Mit Deadlines behältst du hingegen den Überblick und kannst dir auch freiwillig und ohne äußeren Druck Aufgaben so strukturieren, dass du insgesamt alles rechtzeitig erledigt bekommst.
Die häufigsten Gründe, warum Deadlines überschritten werden
Warum ist es eigentlich so schwer, Deadlines einzuhalten? Manche Menschen haben damit kein Problem, andere verfallen hingegen regelmäßig in Panik, weil sie erst kurz vor knapp mit einer wichtigen Aufgabe angefangen haben.
Aus wissenschaftlicher Sicht gibt es verschiedene Erklärungen dafür, warum Deadlines überschritten werden. Da wäre etwa der sogenannte Planungsfehlschluss, auf Englisch planning fallacy. Die Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky haben den Begriff in den 1970er Jahren geprägt. Die beiden fanden heraus, dass Menschen systematisch unterschätzen, wie lange es dauert, eine bestimmte Tätigkeit auszuführen. Das, so die Wissenschaftler, liegt daran, dass sie von einem allzu optimistischen Szenario ausgehen. Treten dann Hindernisse auf, wird es oft unmöglich, die Deadline noch zu schaffen.
Erschwerend hinzu kommt, dass viele Menschen glauben, eine Deadline sei noch in weiter Ferne – selbst, wenn sie nur noch einige Wochen oder Tage Zeit haben. Die Zeit vergeht dann schneller als gedacht und man ist kurz vor der Deadline noch weit entfernt davon, alles erledigt zu haben. Das gilt nach einer Studie der Universität Swansea insbesondere für große, aufwendige oder komplexe Aufgaben – also genau die Aufgaben, bei denen besonders viel davon abhängt, dass wir sie schaffen.
Viele Menschen haben kein gutes Zeitmanagement
Wenn Deadlines nicht eingehalten werden, kann das also das Resultat von Fehleinschätzungen sein. Viele Menschen tun sich jedoch generell mit ihrem Zeitmanagement schwer. Sie legen einfach los, ohne sich einen Plan zu machen, der vermeintlich Zeit kostet. Oft verlieren solche Menschen schnell den Überblick, machen aber oft trotzdem genauso planlos weiter wie bisher. Ohne Überblick und ohne Plan ist es jedoch sehr schwer, Deadlines einzuhalten.
Oft sind es gerade aufwendige und komplexe Aufgaben, die am längsten liegenbleiben. Nicht etwa, weil ihre Priorität so niedrig wäre, sondern weil es wie eine riesige Hürde wirkt, überhaupt zu beginnen. Je weniger Lust wir – aus welchen Gründen auch immer – auf eine Aufgabe haben, desto leichter lassen wir uns davon ablenken. Wir erledigen erstmal kurze, aber unwichtige Aufgaben, surfen im Internet oder plauschen mit Kollegen. Auch eintrudelnde E-Mails, Anrufe und permanente Meetings können dafür sorgen, dass man sich nicht längerfristig auf eine Tätigkeit konzentrieren kann. So dauern viele Aufgaben wesentlich länger, als sie müssten.
Der Stress, der auf längeres Aufschieben fast unweigerlich irgendwann folgt, ist nicht nur eine große Belastung – er ist auch vermeidbar. Für jeden Menschen gibt es geeignete Zeitmanagement-Strategien, die ihnen dabei helfen, Fristen entspannt zu schaffen.
Strategien zur Bewältigung von Deadlines
Wie gut jemand darin ist, Fristen einzuhalten, ist einerseits eine Typfrage. Manchen Menschen fällt es einfach leichter, Termine im Blick zu behalten und Aufgaben rechtzeitig anzufangen. Andererseits bedeutet das nicht, dass nicht jeder lernen könnte, seine Aufgaben – und damit seine Zeit – sinnvoll zu strukturieren. Man muss nur wissen, wie es geht. Die folgenden Strategien können dir dabei helfen, Deadlines ab sofort mühelos einzuhalten.
Nimm dir Zeit für Planung
Damit du deine Zeit optimal einsetzen kannst, solltest du dir zunächst einen Überblick über alle Aufgaben verschaffen. Verdeutliche dir, was bis wann erledigt werden muss. Im nächsten Schritt kannst du planen, wie du vorgehen willst. Mach dir bei jeder neuen Aufgabe kurz Gedanken darüber, wie du sei angehen möchtest. Welche Ressourcen brauchst du? Was sind die nächsten Schritte? Und bis wann musst du spätestens fertig sein?
Den Zeitaufwand realistisch einschätzen
Zur Planung gehört es auch, den Zeitaufwand von allen Aufgaben möglichst realistisch einzuschätzen. Behalte im Hinterkopf, dass viele Menschen zu wenig Zeit für Tätigkeiten einkalkulieren. Das besagt auch Hofstadters Gesetz. Der Kognitionswissenschaftler Douglas Hofstadter hat damit seine Beobachtung zusammengefasst, dass Prozesse immer länger dauern als man erwartet – selbst, wenn die Zeitplanung schon (vermeintlich) großzügig ist.
Du brauchst in jedem Fall einen ausreichenden Puffer für Probleme und unvorhergesehene Dinge. Es ist deshalb sinnvoll, zwischen zehn und 50 Prozent mehr Zeit für Aufgaben vorzusehen. Wenn du noch genauer planen willst, kannst du eine Zeit lang timen, wie lang du für verschiedene Dinge brauchst. Bedenke aber, dass ein- und dieselbe Aufgabe unter anderen Umständen länger oder kürzer dauern kann. Man hat schließlich Phasen, in denen man sich mehr oder weniger gut konzentrieren kann.
Teile längere Aufgaben in Zwischenschritte ein
Oft werden Dinge aufgeschoben, weil sie besonders zeitaufwendig oder schwierig sind. Solche Aufgaben wirken oft wie ein unüberwindbarer Berg, mit dem man sich am liebsten nie befassen würde. Du kannst es dir leichter machen, indem du längere Aufgaben in Zwischenschritte einteilst. Zerlege eine Aufgabe so, dass jedes Stück des Weges machbar ist. Dabei ist es hilfreich, dir Etappenziele festzulegen. Wenn du auch die Etappen mit Deadlines versiehst, bleibst du eher im Zeitplan.
Prioritäten setzen
Es ist essenziell für dein Zeitmanagement, dass du Prioritäten setzt. Das gilt sowohl für verschiedene Aufgaben als auch innerhalb einer Aufgabe. Viele Menschen verzetteln sich mit Details, die eigentlich gar nicht so wichtig sind. Überlege dir also, was essenziell und was lediglich ein netter Bonus ist, den du erfüllen kannst, wenn du am Ende noch Zeit hast. Besonders perfektionistische Menschen stehen sich oft selbst im Weg, weil sie nie zufrieden mit dem Ergebnis sind. Sie investieren häufig zu viel Zeit, die ihnen dann an anderer Stelle fehlt.
Den Überblick behalten
Deine Zeitplanung und alles, was für eine Aufgabe zu tun ist, solltest du dokumentieren. Nimm dir ein Blatt Papier, mach dir digitale Notizen oder nutze eine Planungs-App. So behältst du immer den Überblick.
Mach das Wichtigste zuerst
Es spricht viel dafür, mit den wichtigsten Dingen zu beginnen. Dieser Tipp gilt sowohl bezogen auf die einzelnen Bestandteile von Aufgaben als auch deinen Tag an sich. Vor allem bei ungeliebten Tätigkeiten wirst du dich freuen, wenn du sie schon früh abhaken kannst. Das kann dir einen Motivationsschub für den restlichen Tag beziehungsweise die restliche Aufgabe geben.
Was du tun kannst, wenn du einfach keinen Anfang findest
Eine Aufgabe überhaupt zu beginnen ist für viele Menschen der schwerste Schritt – vor allem bei Aufgaben, die schwierig oder unangenehm sind. Oft schiebt man solche Aufgaben ewig vor sich her, gerät dann aber in Stress, weil die Deadline näher rückt. In solchen Fällen hilft ein simpler Trick: Nimm dir vor, nur 15 oder 20 Minuten auf die Aufgabe zu verwenden. Danach kannst du dich anderen Dingen widmen.
Selbst bei lästigen Aufgaben sind 15 Minuten schnell vergangen, und wenn du einmal dabei bist und der Anfang gemacht ist, wirst du womöglich feststellen, dass es gar nicht so schlimm ist wie erwartet. Aus 15 Minuten können dann schnell 30 Minuten oder eine Stunde werden. Und ehe du dich versiehst, hast du schon einen guten Teil der Arbeit erledigt.
Ablenkungen minimieren
Gerade, wenn die Konzentration nachlässt, können Ablenkungen die Arbeit leicht stören. Eingehende E-Mails, die womöglich noch einen Signalton abgeben, das klingelnde Telefon oder Kollegen, die dich in eine Unterhaltung verwickeln wollen, können deinen Fokus massiv stören. Auch Surfen im Internet oder das Schreiben privater Nachrichten sind Konzentrationskiller.
Umso wichtiger ist es, dass du versuchst, Ablenkungen zu widerstehen und sie so gut es geht zu minimieren. Check deine E-Mails etwa nur alle paar Stunden, statt das E-Mail-Programm ständig geöffnet zu haben, oder schalte das Telefon vorübergehend stumm.
Mit dem Chef sprechen
Es kann passieren, dass du selbst mit gutem Zeitmanagement nicht alles rechtzeitig schaffst. Das liegt dann womöglich daran, dass dein Workload zu hoch ist und dein Chef unrealistische Vorstellungen hat. In solchen Fällen solltest du dich nicht scheuen, mit deinem Vorgesetzten zu sprechen. Sucht gemeinsam nach einer Lösung, damit du künftig genügend Zeit für alle Aufgaben findest.
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