Bewerbung als Controller / Controllerin

Bezüglich der Bewerbung um eine Stelle als Controller innerhalb eines Unternehmens sollte man ein paar Dinge über diese überaus wichtige Position innerhalb eines Unternehmens wissen:

Was ist ein Controller?

Sogenannte Controller nehmen gerade in mittelständischen und größeren Unternehmen eine entscheidende Position ein. Dabei ist dieser in erster Linie der Leiter oder auch Arbeitsmanager der Buchhaltungsabteilung innerhalb eines Unternehmens. In einer größeren Firma koordiniert der Controller die Buchhalter, Lohnbuchhalter, Steuerberater sowie Kreditmanager und erstattet über diese Arbeitsfelder dem CFO (Chief Financial Officer) Bericht. In einem kleineren Unternehmen hingegen könnte es sein, dass der Controller der einzige Buchhalter des Unternehmens ist und somit dem Chef oder Eigentümer des Unternehmens direkt Bericht über seine eigene Tätigkeit erstattet.

Dabei ist ein Controller weit mehr, als ein „Erbsenzähler“. Denn seine Position spielt in jedem Unternehmen eine überragende Rolle, da sie sicherstellt, dass alle Aspekte der Finanzen eines Unternehmens analysiert, interpretiert, verbreitet und dokumentiert werden. Der Kontrolleur garantiert dabei, dass die Rechnungsbücher genau vorbereitet sind, die Unternehmensausgaben bezahlt und die dem Unternehmen geschuldete Beträge eingezogen werden. Die Führungskräften des Unternehmens erhalten durch den Kontrolleur Beratung und detaillierte Finanzanalysen, die für eine ordentliche Steuerung der gesamten Unternehmensprozesse unerlässlich sind. Controller sind innerhalb eines Unternehmens damit so etwas wie „Übersetzer der Unternehmenszahlen“. In der Bewerbung für diese Position sollte sich ein Anwärter genau darüber bewusst sein.

Was macht ein Controller?

Innerhalb einer Bewerbung sollte der angehende Controller klar machen, dass er sich über die Kernaufgaben dieser Arbeit bewusst ist. Dabei ist er verantwortlich für die Buchhaltung des Unternehmens, einschließlich der Erstellung von periodischen Finanzberichten, der Pflege eines funktionierenden Systems von Buchhaltungsaufzeichnungen und eine umfassende Reihe von Kontrollen der Budgets. Dabei geht es ihm um Risikominimierung im Finanzbereich und eine größtmögliche Genauigkeit der gemeldeten Finanzergebnisse des Unternehmens. Er stellt außerdem sicher, dass die gemeldeten Ergebnisse den allgemein anerkannten Grundsätzen sowie den internationalen Standards der Rechnungslegung entsprechen.

Im Prinzip hat der Controller innerhalb eines Unternehmens den größtmöglichen Überblick über die Finanzgeschäfte. Risiken sind innerhalb eines Unternehmens das, was schiefläuft, wenn man nicht genau hinsieht. Schecks können ebenso verloren gehen, wie gute Kunden oder die besten Mitarbeiter. Ein guter Kontrolleur hat die Perspektive eines Unternehmens permanent unter dem Mikroskop und eröffnet der Unternehmensführung damit die optimale Verwendung der Unternehmensressourcen. Innerhalb einer Bewerbung sollte auf diese Kernaufgaben eingegangen werden.

Im Detail sehen die Aufgaben eines Controllers wie folgt aus:

• Pflege eines dokumentiertes Systems von Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren
  Verwalten ausgelagerter Funktionen des Finanzsystems
• Überwachung der Tätigkeiten des Rechnungswesens, einschließlich der Gestaltung einer Organisationsstruktur, die zur Erreichung der Ziele der Abteilung geeignet ist
• Beaufsichtigung des Rechnungswesens von Tochtergesellschaften

Der Controller stellt folgende Transaktionen sicher:

• Rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen und Krediten
• Berücksichtigung angemessener Rabatte
• Übersichtliche Aufstellung aller Forderungen
• Rechtzeitige Gehaltszahlungen
• Permanente Kommunikation mit den verantwortlichen Banken
• Pflege eines ordentliches Buchhaltungssystem
• Pflegen eines Systems zur Kontrolle von Buchhaltungstransaktionen

Berichterstattung und Dokumentation durch den Controller:

• Erstellung zeitnaher und vollständiger Abschlüsse
• Koordination der Erstellung des Geschäftsberichtes des Unternehmens
• Empfehlung von Benchmarks, an denen die Leistung von Unternehmensoperationen gemessen werden kann
• Berechnung und Veröffentlichung der Finanz- und Betriebskennzahlen
• Verwaltung und Erstellung des Jahresbudgets und der entsprechenden Prognosen
• Bereitstellung von Finanzanalysen, insbesondere für Kapitalanlagen, Preisentscheidungen und Vertragsverhandlungen

Einhaltung buchhalterischer Verpflichtungen:

• Koordination der Bereitstellung von Informationen an externe Prüfer für die jährliche Unternehmensprüfung
• Überwachung der Schuldenstände und die Einhaltung der Schuldenklauseln
• Erfüllung der allgemeinen Berichtspflichten
• Vorbereitung Jahresabschluss
• Abschluss und Unterzeichnung von Umsatzsteuererklärungen

Planung:

• Varianzprüfungen
• Planung und Unterstützung des Risikomanagements
• Sicherung von Vermögenswerten
• Erstellung neuer Budgets
• Prüfung der Bewerbung
• Durchführung strategischer Programme oder Prozesse (Risikomanagementprozess, Unternehmensrisikomanagement (ERM), strategische Planung, Risikobewertung, Risikomanagementbewertung, Bewertung des gesamten Unternehmensrisikomanagements, operative Überprüfung, Due Diligence oder Szenario-Budgetierung)

Was muss ein Controller können?

Der Controller nimmt innerhalb eines Unternehmens die Position einer Führungskraft ein und deshalb sind bei ihm vor allem auch Koordinations- und Multitaskingfähigkeiten gefragt. Controller benötigen darüber hinaus umfangreiches Wissen und nach Möglichkeit auch umfangreiche Erfahrungen im Bereich Management und Finanzen. Diese Angaben sollten in keiner Bewerbung fehlen.

Die meisten späteren Controller machen ihren Universitätsabschluss in Fachgebieten, wie Mathematik, Wirtschaft oder Business. In einer Bewerbung sollte der zukünftige Controller nach Möglichkeit einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen oder Betriebswirtschaft angeben können. Aufgrund der außergewöhnlichen Verantwortung für die Überwachung und Steuerung der Finanzprozesse wird außerdem gern eine mehr als zehnjährige Berufserfahrung in entsprechenden Unternehmensbereichen gesehen.

Von wesentlicher Bedeutung innerhalb einer Bewerbung ist auch die Herausstellung der sozialen und kommunikativen Fähigkeiten. Controller sollten kompetent in Analyse und Vermittlung und außerdem sehr zuverlässig sein.

Die wichtigsten Fähigkeiten, die von Menschen in diesem Beruf erwartet werden (und deshalb auch in einer Bewerbungberücksichtigt sein sollen) sehen wie folgt aus:

• Kenntnis der Dynamik des gesamten Finanzsektors, für den sie arbeiten.
• Umfangreiches Wissen über Bürotechnik (insbesondere die Beherrschung von Excel und anderen Datenbanken)
• Regelmäßige Auseinandersetzung mit den Ressourcen von Computern und deren Fähigkeiten der Datenverarbeitung
• Prozessoptimierung (der Verantwortliche muss eine größere geschäftliche Effizienz anstreben. Dies kann durch die Analyse der Geschäftsprozesse des Unternehmens (zu befolgende Verfahren, Wechselbeziehungen zwischen Abteilungen, Organisation von Aufgaben usw.) und deren Neugestaltung zu deren Verbesserung erfolgen)
• Buchhaltung und administrative Fähigkeiten (die meisten haben einen Abschluss in Wirtschaft oder Betriebswirtschaft. Oft haben sie Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung, in der Abteilung Controlling oder im Vertrieb. Sie ergänzen ihre Universitätsausbildung auch gerne mit einem MBA oder einem Abschluss in Financial Management)
• Beherrschung strategischer Planungstools. (mehrere Studien zeigen, dass Unternehmen, die strategische Planung und langfristige Ansätze nutzen, profitabler sind als Unternehmen, die sie nicht nutzen)
• Auswertung von Analysen (neben der klassischen Finanzbuchhaltung muss der Controller in der Lage sein, Kostenanalysen durchzuführen. Zu den klassischen Analysen, die sich auf das Einkommensverhalten und die fixen und variablen Kosten stützen, kommen nun mehrere neue, spezifischere Modelle der Unternehmensumlage hinzu: je nach Umfang und Tätigkeit, je nach Ziel, nach Abteilung oder Produkt usw.)
• Wissen über ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) (96% der Controller verwenden sie, daher ist es wichtig, über die Software für das Finanzmanagement Bescheid zu wissen)

Insgesamt betrachtet, hat der Controller die Aufgabe die Finanzprozesse innerhalb eines Unternehmens zu koordinieren, zu überwachen und ausgewogene Entscheidungen zu treffen oder zumindest zu beeinflussen. Als entscheidende Schnittstelle, die die Finanzabteilung mit dem gesamten Führungsteam verbindet, muss der Controller ein guter Kommunikator sein und das gesamte Geschäft verstehen, nicht nur die Grundlagen der eigenen Abteilung.

Der Controller hat außerdem die Aufgabe sicherzustellen, dass die Auswirkungen seiner zu verantwortenden Finanzberichte für alle klar sind und dass jede Abteilung versteht, wie sich ihr Beitrag auf die Gesamtstrategie und die Ziele des Unternehmens auswirkt. Die vom Controller gemeldeten Zahlen müssen sich direkt auf die Verbesserung der Unternehmensleistung und der Erreichung der Zielsetzungen beziehen. All diese Fakten sollte der Kandidat im Blickfeld haben, wenn er sich für eine Bewerbung entscheidet.

Dies ist eine der größten Herausforderungen, vor denen Controller heute stehen: die Notwendigkeit, ihre Abteilung aus dem Backoffice heraus zu führen und andere Abteilungen zu ermutigen, aktiv mit ihnen zusammenzuarbeiten. Während die zunehmende Zentralisierung des Finanzwesens Herausforderungen schafft, schafft sie auch Chancen. Controller sind gefragter denn je und eine gute Bewerbung deshalb auch sehr aussichtsreich. Da immer mehr Unternehmen versuchen, die Finanzfunktion als strategischen Teil ihrer Wachstumspläne zu integrieren, besteht eine größere Nachfrage nach denjenigen, die diese Rolle effektiv ausfüllen können. Eine Bewerbung auf solch eine Stelle ist also gerade heute lohnenswert.