Bewerbung als Assistentin / Assistent der Geschäftsführung

Aufgaben und Tätigkeiten einer Assistenz

Ob in mittelständischen Unternehmen oder großen Konzernen, egal in welchem industriellen oder wirtschaftlichen Bereich: Die Geschäftsführung eines jeden Unternehmens hat vieles im Überfluss – außer Zeit. Um die Aufgaben besser adressieren und sich auf die für das Unternehmen wichtigen Entscheidungen zu kümmern, stellen viele Geschäftsführungen
Assistenten oder Assistentinnen ein, die die – vermeintlich – einfachen Aufgaben übernehmen.

Der Beruf des Assistenten der Geschäftsführung ist an Abwechslung und Flexibilität fast nicht zu überbieten. Grund genug, dass wir uns einmal anschauen, was die typischen Aufgaben dieses Berufes sind. Häufig liegt der Schwerpunkt der Assistenz der Geschäftsführung auf operativen und organisatorischen Aufgaben, um die Vorgesetzten vor allem im Tagesgeschäft bestmöglich zu unterstützen. Dabei handelt es sich in erster Linie darum, das Terminmanagement, die Reiseorganisation und die Reiseabrechnung sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen zu übernehmen.

Der Assistent ist quasi die rechte Hand der Geschäftsleitung und erledigt sämtliche Korrespondenz per Post, Telefon und E-Mail. National und je nach Unternehmen auch International. Er steht in ständigem Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern. Auch die Erstellung von Statistiken, Präsentationen und Reports fallen in diesen Aufgabenbereich.

Je nach Unternehmen kann alleine dieser eine Aufgabenbereich schon so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass der Assistent kaum noch zu anderen Tätigkeiten kommt.
Es gibt kein generell gültiges – und vor allem kein vollständiges – Aufgabenbild. In manchen Unternehmen übernehmen die Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung auch weiterführende Aufgaben. Dazu können auch Buchhaltung, Rechnungswesen oder Controlling stehen. Die Aufbereitung und die Recherche von Analysen sind ebenfalls vorbereitend für die Geschäftsführung zu erstellen, damit diese die richtigen Entscheidungen treffen kann.
Auch im Bereich des Personalwesens finden sich etliche Aufgaben, mit denen Assistenten betraut werden können. Stellen Sie sich die folgende Situation vor:
Ein Mitarbeiter hat ein dringendes persönliches Anliegen und möchte gern mit dem Geschäftsführer darüber sprechen. In den seltensten Fällen herrscht in einem Unternehmen ein Klima, in dem die sprichwörtliche Tür des Geschäftsführers offen steht. Der Mitarbeiter wird also zuerst zur Assistentin gehen und sich von dieser entweder einen Termin geben lassen oder aber gleich ein Gespräch mit dem Mitarbeiter führen – wenn auch in kleinerer Form. Doch nicht nur mit internen Mitarbeitern werden Assistenten der Geschäftsführung Kontakt haben.

Ein weiterer Aufgabenbereich ist der Empfang und die Bewirtung von Gästen und Kunden. Und gerade in kleineren Unternehmen gibt es auch Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung, die die Geschäftsführung vor allem inhaltlich unterstützen und beraten. Sie führen im Auftrag der Geschäftsleitung selbstständig umfangreiche Projekte durch und stehen für den Erfolg oder Misserfolg gerade.

Geforderte Fähigkeiten für eine Bewerbung zum Assistent /-in der Geschäftsführung

Der Fokus liegt ganz klar auf operativen und organisatorischen Aufgaben.
Daher sollten Sie ein Händchen für organisatorische Aufgaben mitbringen und sich nicht scheuen, auch mal die Leitung eines Projektes zu übernehmen.
Für diese Projekte ist dann entsprechend des Projektes ebenfalls ein kaufmännischer oder vielleicht sogar Projektmanagement-Hintergrund hilfreich.

Machen Sie sich darauf gefasst, dass Sie viel Kontakt mit den unterschiedlichsten Personengruppen haben werden. Ein ausgeprägtes kommunikatives Wesen und hervorragende Sprachkenntnisse – sowohl
in Wort als auch in Schrift – sollten also ein absolutes Muss darstellen. Auch das Beherrschen von Fremdsprachen ist von Vorteil, gerade wenn Ihr Unternehmen international agiert. Zusätzlich dazu bringen Sie ein sicheres und professionelles Auftreten und die entsprechenden Manieren und Etiquette mit.

Assistenten der Geschäftsführung kennen sich bestens mit der gängigen Computersoftware aus – beispielsweise Microsoft Word, Excel und Powerpoint.
Abhängig von den weiteren Aufgaben, wie Buchhaltung oder Verwaltung der Kundendaten, werden Kenntnisse von zusätzlichen Programmen vorausgesetzt.

Viel wichtiger jedoch als die sogenannten Hard-Skills sind die Soft-Skills. Sie bringen Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität mit. Außerdem zeichnen Sie sich durch eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und Verantwortungsbewusstsein aus. Sie sind loyal, ehrlich und geben Ihre Informationen weiter. Weiterhin sollten Bewerberinnen und Bewerber äußerst zuverlässig und teamfähig sein, über Organisationstalent, Kommunikationsgeschick und Eigeninitiative verfügen und auch in hektischen Situationen die Ruhe bewahren und den Überblick behalten.