Bewerbung als Assistentin / Assistent der Geschäftsführung

Aufgaben und Tätigkeiten einer Assistenz

Ob in mittelständischen Unternehmen oder großen Konzernen, im industriellen oder wirtschaftlichen Bereich: Die Geschäftsführung eines jeden Unternehmens hat vieles im Überfluss – außer Zeit. Um die Aufgaben besser adressieren und sich um die für das Unternehmen wichtigen Entscheidungen kümmern zu können, stellen viele Geschäftsführungen
Assistenten oder Assistentinnen ein, welche die – vermeintlich – einfachen Aufgaben übernehmen.

Der Beruf des Assistenten der Geschäftsführung ist an Abwechslung und Flexibilität fast nicht zu überbieten. Grund genug, dass wir uns einmal anschauen, was die typischen Aufgaben dieses Berufes sind. Häufig liegt der Schwerpunkt der Assistenz der Geschäftsführung auf operativen und organisatorischen Aufgaben, um die Vorgesetzten vor allem im Tagesgeschäft bestmöglich zu unterstützen. Dabei geht es in erster Linie darum, das Terminmanagement, die Reiseorganisation und die Reiseabrechnung sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen zu übernehmen.

Der Assistent ist quasi die rechte Hand der Geschäftsleitung und erledigt sämtliche Korrespondenz per Post, Telefon und E-Mail. National und – je nach Unternehmen – auch international. Er steht in ständigem Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern. Auch die Erstellung von Statistiken, Präsentationen und Reports fällt in diesen Aufgabenbereich.

Je nach Unternehmen kann alleine dieser eine Aufgabenbereich schon so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass der Assistent kaum noch zu anderen Tätigkeiten kommt.
Es gibt kein generell gültiges – und vor allem kein vollständiges – Aufgabenbild. In manchen Unternehmen übernehmen die Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung auch weiterführende Aufgaben. Dazu können auch Buchhaltung, Rechnungswesen oder Controlling gehören. Die Aufbereitung und Recherche von Analysen ist ebenfalls vorbereitend für die Geschäftsführung zu erstellen, damit diese die richtigen Entscheidungen treffen kann.
Auch im Bereich des Personalwesens finden sich etliche Aufgaben, mit denen Assistenten betraut werden können. Als Beispiel: Ein Mitarbeiter hat ein dringendes persönliches Anliegen und möchte gern mit dem Geschäftsführer darüber sprechen. In den seltensten Fällen herrscht in einem Unternehmen ein Klima, in dem die sprichwörtliche Tür des Geschäftsführers offensteht. Der Mitarbeiter wird also zuerst zur Assistentin gehen und sich entweder einen Termin geben lassen oder aber gleich ein Gespräch führen – wenn auch in kleinerer Form. Doch nicht nur mit internen Mitarbeitern werden Assistenten der Geschäftsführung Kontakt haben.

Ein weiterer Aufgabenbereich ist der Empfang und die Bewirtung von Gästen und Kunden. Gerade in kleineren Unternehmen gibt es auch Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung, welche die Geschäftsführung vor allem inhaltlich unterstützen und beraten. Sie führen im Auftrag der Geschäftsleitung selbstständig umfangreiche Projekte durch und stehen für den Erfolg oder Misserfolg gerade.

Geforderte Fähigkeiten für eine Bewerbung zum Assistenten / zur Assistentin der Geschäftsführung

Der Fokus liegt ganz klar auf operativen und organisatorischen Aufgaben.
Daher solltest du ein Händchen für organisatorische Aufgaben mitbringen und dich nicht scheuen, auch mal die Leitung eines Projektes zu übernehmen.
Für diese Projekte ist dann ebenfalls ein kaufmännischer oder vielleicht sogar ein Projektmanagement-Hintergrund hilfreich.

Zudem wirst du viel Kontakt mit den unterschiedlichsten Personengruppen haben. Ein ausgeprägtes kommunikatives Wesen und hervorragende Sprachkenntnisse – sowohl in Wort als auch in Schrift – stellen also ein absolutes Muss dar. Auch das Beherrschen von Fremdsprachen ist von Vorteil, gerade wenn dein Unternehmen international agiert. Außerdem solltest du sicher und professionell auftreten und die entsprechende Etikette beherrschen.

Assistenten der Geschäftsführung kennen sich bestens mit der gängigen Computersoftware aus – beispielsweise mit Microsoft Word, Excel und Powerpoint. Abhängig von den weiteren Aufgaben, wie Buchhaltung oder Verwaltung der Kundendaten, werden Kenntnisse von zusätzlichen Programmen vorausgesetzt.

Viel wichtiger als die sogenannten Hard Skills sind jedoch die Soft Skills. Dazu zählen beispielsweise Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität. Auch eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch sowie Verantwortungsbewusstsein sind von großer Bedeutung. Darüber hinaus solltest du loyal, ehrlich, zuverlässig und teamfähig sein, über Organisationstalent, Kommunikationsgeschick und Eigeninitiative verfügen sowie auch in hektischen Situationen die Ruhe bewahren und den Überblick behalten.