Anforderungsprofil erstellen: Dein Guide für die perfekte Stellenbesetzung

in gutes Anforderungsprofil hilft dabei, den richtigen Bewerber einzustellen. Hier erfährst du: Was ist ein Anforderungsprofil? Wie erstellt man ein Fähigkeitsprofil für Mitarbeiter? Und wie kann man das Anforderungsprofil im Bewerbungsprozess nutzen?

Das Anforderungsprofil: Mehr als nur eine Checkliste

Was muss ein neuer Mitarbeiter können? Welche Eigenschaften und Kompetenzen sollte eine neue Mitarbeiterin mitbringen? Die Antworten auf diese Fragen ergeben sich aus dem Anforderungsprofil. Was ist ein Anforderungsprofil genau? Dahinter steckt ein Leitfaden, der bei der Besetzung einer bestimmten Stelle herangezogen wird. Aus dem Anforderungsprofil geht hervor, welche Qualifikationen, Kenntnisse, Fähigkeiten und persönlichen Merkmale der optimale Bewerber oder die optimale Bewerberin haben sollte. 

Dabei unterscheidet sich das Anforderungsprofil von der Stellenbeschreibung. Die Stellenbeschreibung gibt Aufschluss darüber, welche Aufgaben auf neue Mitarbeiter warten. Im Vergleich dazu macht das Anforderungsprofil deutlich, was jemand können, wissen und sein sollte, damit er diese Aufgaben gut erledigen kann. 

Die strategische Bedeutung des Anforderungsprofils sollte nicht unterschätzt werden: Mit einem klaren Profil ist es für Arbeitgeber leichter, die richtige Person für eine Stelle zu finden. Teure Fehlbesetzungen werden hingegen unwahrscheinlicher, wovon alle Beteiligten profitieren – der Arbeitgeber, der neue Mitarbeiter und das gesamte Team. Mit einem durchdachten Anforderungsprofil wird die Personalauswahl zudem transparenter; willkürliche Entscheidungen können eher vermieden werden. 

Oft enthält ein Anforderungsprofil sowohl „Muss-Kriterien“ als auch „Kann-Kriterien“. Welche Eigenschaften muss ein Bewerber zwingend aufweisen? Hierzu können bestimmte Abschlüsse, Fachwissen und Berufserfahrung gehören. Demgegenüber sind „Kann-Kriterien“ ein Bonus und können Arbeitskräften dabei helfen, ihren Job wirklich gut zu machen oder sich schneller einzuarbeiten. Häufig handelt es sich hier um zusätzliche Erfahrungen, Sprachkenntnisse oder IT-Kenntnisse. Sind sie nicht oder nur teilweise vorhanden, ist das kein Weltuntergang – und kein K.-o.-Kriterium bei Personalentscheidungen. 

Die Bausteine eines modernen Anforderungsprofils

Ein modernes Anforderungsprofil enthält verschiedene, sich ergänzende Bausteine. Sie helfen Personalverantwortlichen dabei, ein möglichst präzises Bild des idealen Bewerbers oder der idealen Bewerberin zu zeichnen und darauf basierend die richtige Entscheidung bei Stellenbesetzungen zu treffen. 

Fachliche Anforderungen (Hard Skills)

Ohne die nötigen Qualifikationen, Abschlüsse und fachlichen Kenntnisse geht es nicht. Je nach Stelle kann zum Beispiel verlangt werden, dass Bewerber eine Ausbildung abgeschlossen oder studiert haben oder schon eine gewisse Zeit im Berufsleben stehen. 

Persönliche Anforderungen (Soft Skills)

Auch der Charakter spielt für die Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern eine wichtige Rolle. Je nach Rolle und Einbindung ins Team sind bestimmte persönliche Merkmale gefragt, etwa Teamfähigkeit, Resilienz oder Kreativität. Solche Eigenschaften entscheiden darüber, wie sich jemand im Joballtag verhält, wie er mit Stress umgeht und wie er seine Arbeit ausübt. 

Methodische Kompetenzen

Wie geht jemand an bestimmte Aufgaben heran? Kennt sich Bewerberin XY mit analytischen Methoden aus, die ihr im Job nützen können? Hat Kandidat Z Erfahrung im Projektmanagement? Welche Methodenkompetenzen nützlich oder wünschenswert sind, ergibt sich aus der Tätigkeit. Methodenkompetenz hilft neuen Mitarbeitern dabei, ihre Aufgaben strukturiert und effektiv anzugehen. 

Soziale Kompetenzen

In den allermeisten Jobs ist es nötig, eng mit anderen zusammenzuarbeiten – egal ob im Team, mit Kunden oder im Austausch mit Stakeholdern. Entsprechend wichtig sind ausgeprägte soziale Kompetenzen und emotionale Intelligenz. Wie gut jemand ins Team passt oder mit unterschiedlichen Interessengruppen umgeht, kann einen entscheidenden Unterschied machen. 

Fähigkeitsprofile von Mitarbeitern: Was moderne Profile ausmacht

Moderne Anforderungsprofile beurteilen nicht nur, was jemand in der Vergangenheit geleistet und erreicht hat. Sie werfen auch einen Blick in die Zukunft, indem sie schauen, wie groß das Potenzial eines Bewerbers oder einer Bewerberin ist. Kann er oder sie Neues lernen? Ist ein Bewerber offen für Veränderungen? Ist einer Bewerberin an ihrer persönlichen Weiterentwicklung gelegen? 

Wie fit jemand für die Zukunft ist, hängt von seiner Grundeinstellung ab. Insbesondere kommt es darauf an, ob die betreffende Person ein Fixed Mindset oder ein Growth Mindset hat. Diese Begriffe wurden von der US-amerikanischen Psychologin Carol Dweck geprägt. Sie teilt Menschen in zwei grundlegende Gruppen: Personen, die glauben, dass ihre Eigenschaften und Kompetenzen fix und tief in ihnen verankert sind, und solche, die glauben, dass sie an ihren Fähigkeiten und Merkmalen gezielt arbeiten und sie somit verändern können.

Letztere Gruppe ist für Arbeitgeber attraktiver. Wer ein Growth Mindset hat, ist oft engagiert, motiviert, offen und lernbereit. In Zeiten vieler äußerer Veränderungen und sich stetig wandelnder Anforderungen ist das ein klarer Vorteil. So eine Person wird immer wieder dazu in der Lage sein, sich anzupassen und weiterzuentwickeln. 

Dabei kommt es auch darauf an, wie gut es Beschäftigten gelingt, mit neuen Entwicklungen mitzuhalten. Viele Berufe verändern sich durch Trends wie Digitalisierung, Automatisierung oder künstliche Intelligenz. Ein modernes Anforderungsprofil sollte das berücksichtigen, indem auch bedacht wird, was in einigen Jahren entscheidend sein wird.  

Schritt für Schritt ein Anforderungsprofil erstellen

Je durchdachter das Anforderungsprofil ist, desto wahrscheinlicher wird es, einen geeigneten Kandidaten für eine Stelle zu finden. Wie geht man dabei vor? Das erfährst du hier Schritt für Schritt.

Schritt 1: Du analysierst die Situation. Hierbei geht es um einen realistischen Blick darauf, welche Aufgaben und Tätigkeiten zu der betreffenden Position gehören. Sprich am besten mit der Person, die die Stelle zuletzt ausgefüllt hat, oder tausche dich dazu mit dem Team aus. So erhältst du Informationen, die dir wirklich weiterhelfen. 

Schritt 2: Leite aus den zukünftigen Aufgaben die erforderlichen Kompetenzen von Bewerbern und Bewerberinnen ab. Der Blick sollte sich dabei in die Zukunft richten: Es geht nicht nur um aktuelles Wissen und Erfahrung, sondern auch darum, was Beschäftigte brauchen, um auch künftig einen guten Job machen zu können. 

Schritt 3: Es ist sinnvoll, die Anforderungen noch einmal zu prüfen und zu gewichten. Was muss, was soll, was kann? Muss-Kriterien sind Kompetenzen, die für die betreffende Stelle unverzichtbar sind – ohne sie geht es schlicht nicht. Soll-Kriterien sind ebenfalls elementar, in begründeten Fällen kann es aber akzeptabel sein, an der einen oder anderen Stelle Abstriche zu machen. Kann-Kriterien sind wünschenswert, aber geben in der Regel nicht den Ausschlag. 

Schritt 4: Stimme das Anforderungsprofil und seinen Inhalt mit den relevanten Personen ab. Das können etwa Mitarbeiter aus der HR-Abteilung, Führungskräfte oder andere Entscheidungsträger sein. Das Ziel ist dabei, gemeinsam zu prüfen, ob das Profil vollständig und zielführend ist. Wenn alle Beteiligten einverstanden sind, kann das Anforderungsprofil für die Stellenbeschreibung und den Auswahlprozess genutzt werden.  

Anforderungsprofil: Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils können sich viele Fehler einschleichen – mit mehr oder weniger schwerwiegenden Auswirkungen. Es könnte zum Beispiel länger dauern, den richtigen Kandidaten zu finden. Ebenso könnte es passieren, dass sich die Verantwortlichen für die falsche Person entscheiden – und die Stelle schon bald darauf wieder neu ausgeschrieben werden muss. Damit das nicht passiert, ist es wichtig, typische Fehler im Blick zu haben und sie gezielt zu vermeiden. 

Ein Fehler wäre es, zu viele oder aber zu wenige Anforderungen für eine Position festzulegen. Beides ist ein Problem: Zu viele Kriterien sorgen dafür, dass unnötig viele Bewerber von vornherein aussortiert werden. Der richtige Kandidat oder die richtige Kandidatin erhält womöglich eine Absage – ein Verlust für beide Seiten. Zu wenige Anforderungen können wiederum dazu führen, dass jemand eingestellt wird, der die nötigen Kompetenzen und Erfahrungen nicht im erforderlichen Maße mitbringt. 

Ein weiterer Fehler bei der Erstellung eines Anforderungsprofils ist der Fokus auf die „perfekte“ Person. Viele Profile orientieren sich an einem Idealbild, das wenig realistisch ist. Wer erwartet, dass sämtliche Anforderungen zu hundert Prozent erfüllt werden, sortiert womöglich vielversprechende Bewerber aus. Dagegen hilft es, Kriterien zu priorisieren und Kandidaten entsprechend einzustufen. 

Wenig förderlich wäre es außerdem, veraltete oder klischeebehaftete Anforderungen ins Anforderungsprofil aufzunehmen. Attribute wie „teamfähig“ oder „belastbar“ können schnell beliebig wirken, wenn es keine gute Begründung im Einzelfall für sie gibt. Auch veraltete Anforderungen, die mit der aktuellen Situation wenig gemein haben, sind hinderlich. Um dieses Problem zu vermeiden, sollte klar sein, warum eine gewünschte Eigenschaft wichtig ist. 

Vom Anforderungsprofil zur Stellenanzeige: Anforderungen an Bewerber formulieren

Ein durchdachtes Anforderungsprofil ist die Grundlage für eine Stellenanzeige, die ihren Zweck erfüllt. Wer sorgfältig gearbeitet hat, kann einfach die essenziellen Kriterien aus dem Anforderungsprofil übernehmen. Damit können Verantwortliche sicherstellen, dass die Stellenanzeige zu den tatsächlichen Anforderungen passt. 

Eine gute Stellenanzeige hat eine klare Sprache und trifft den richtigen Ton. Dabei sollte die Ansprache unbedingt zur Zielgruppe passen: Junge Talente fühlen sich etwa durch andere Formulierungen angesprochen als erfahrene Fachkräfte aus älteren Jahrgängen. Zugleich ist es entscheidend, die Anforderungen konkret und unmissverständlich zu benennen. Um die Stellenanzeige nicht zu überfrachten, ist es wichtig, sich dabei auf die elementaren Kriterien zu fokussieren. Positive Formulierungen sind hilfreich, um Bewerber auch auf einer emotionalen Ebene anzusprechen. 

Das Anforderungsprofil bei der Personalauswahl nutzen: Möglichkeiten & Tipps

Wenn es darum geht, Bewerber auszuwählen, spielt das Anforderungsprofil eine wichtige Rolle. Es dient als Leitfaden, der Orientierung für den gesamten Auswahlprozess schafft – von Vorstellungsgesprächen über Assessments bis zu Referenzchecks und der finalen Entscheidung. Mit einem guten Anforderungsprofil in der Hinterhand ist es leicht, abzugleichen, welche Kandidaten die Erwartungen des Arbeitgebers fachlich und persönlich am besten erfüllen. 

Bei Vorstellungsgesprächen kann das Anforderungsprofil genutzt werden, um Fragen an Bewerber zu formulieren. Es ist sinnvoll, die Muss- und Soll-Kriterien aus dem Profil aufzugreifen, um gezielt in Erfahrung zu bringen, inwieweit Bewerber sie erfüllen. Zum Beispiel so: „Haben Sie Erfahrung mit Projekten im Bereich XY?“ oder (an Führungskräfte) „Was tun Sie, wenn Sie merken, dass Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind?“ Fragen sollten konkret und zielgerichtet sein.

Weitere Interviewfragen, die sich aus dem Anforderungsprofil ableiten lassen, könnten beispielsweise lauten: 

• „Haben Sie Erfahrung mit [Programm XY]?“
• „Wie häufig haben Sie [Programm XY] genutzt? Wofür konkret?“
• „Was tun Sie, wenn Sie mit einer Vorgehensweise nicht einverstanden sind, weil Sie sie nicht für zielgerichtet halten?“
• „Wie gelingt es Ihnen, Kunden optimal anzusprechen?“
• „Wie gehen Sie beim Start eines Projekts vor? Wie strukturieren Sie Ihre Aufgaben?“
• „Haben Sie Erfahrung mit der Anwendung von agilen Methoden?“

Auch bei Assessments ist ein gutes Anforderungsprofil wertvoll. Es kann genutzt werden, um zu überlegen, welche Aufgaben sich anbieten, um die gefragten Kompetenzen zu testen. Und wer Referenzen überprüft, kann gezielt nach den Dingen fragen, die gemäß Anforderungsprofil essenziell sind. Nicht zuletzt sollte das Anforderungsprofil in die finale Personalentscheidung einbezogen werden. 

Wer das Anforderungsprofil auf diese Weise gezielt nutzt, kann den Bewerbungsprozess optimieren – und es so wahrscheinlicher machen, dass ein passender Kandidat oder eine passende Kandidatin gewählt wird. 

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