Abwesenheitsnotiz: Formulierungstipps und Vorlagen

Abwesenheitsnotiz: Formulierungstipps und Vorlagen

Wer sich in den Urlaub oder gar in ein Sabbatical verabschiedet, sollte eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Auch bei einer Kündigung oder längerer Krankheit bietet sich eine derartige automatische Benachrichtigung per E-Mail an. So bleiben Kollegen, Kunden und alle anderen, die in dieser Zeit eine E-Mail schreiben, informiert. Hier findest du Formulierungstipps und Vorlagen für deine Abwesenheitsnotiz.

Abwesenheitsnotiz: Was versteht man darunter?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Nachricht auf eingehende E-Mails. Diese lässt sich bei den meisten E-Mail-Programmen ganz einfach einrichten. Der große Vorteil dabei: Kunden, Kollegen, Vorgesetzte und alle anderen Menschen, die mit dir per E-Mail Kontakt aufnehmen wollen, werden über deine Abwesenheit informiert.

In die Notiz schreibst du nämlich ein paar Infos zu deiner Abwesenheit. Welche das sein sollten, schauen wir uns etwas später noch genauer an. Nachdem der Empfänger deine Abwesenheitsnotiz gelesen hat, sollte ihm jedoch klar sein, dass du sein Anliegen für einen gewissen Zeitraum nicht bearbeiten kannst.

Abwesenheitsnotiz erstellen: Was gehört hinein?

Es gibt einige allgemeine Informationen, die in jeder Abwesenheitsnotiz stehen sollten. Wenn du dich daran orientierst, ist sichergestellt, dass du die wichtigsten Informationen bei deiner Notiz nicht vergessen hast.

Dazu gehören:

  • Anrede: Da du nicht jeden Empfänger mit Namen ansprechen kannst, bleibt dir nur eine allgemeine Anrede. Also beispielsweise: „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. Alternativ kannst du auf eine direkte Ansprache verzichten und lediglich „Guten Tag, …“ schreiben.
  • Dank: Bedanke dich im anschließenden Satz für die E-Mail.
  • Wiedererreichbarkeit: Im nächsten Satz kannst du dem Empfänger deiner Abwesenheitsnotiz mitteilen, wie lange du voraussichtlich nicht erreichbar sein wirst.
  • Vertretung: Sollte es im Unternehmen einen Kollegen geben, der in der Zwischenzeit deine Aufgaben übernimmt, ist an dieser Stelle der richtige Platz für diese Information.
  • Schluss: Am Ende der Abwesenheitsnotiz solltest du um Verständnis bitten, dass du die E-Mail nicht sofort beantworten oder das Anliegen bearbeiten kannst. Dann schließt du „mit freundlichen Grüßen“ oder einer anderen freundlichen Schlussformel.

Übrigens: Du kannst deiner Abwesenheitsnotiz natürlich auch eine Betreffzeile hinzufügen. Achte aber darauf, dass du sie nicht unbedingt „Abwesenheitsnotiz“ nennst. Denn häufig landen E-Mails mit diesem Betreff im Spam-Ordner, was dazu führt, dass der Empfänger sie nie erhält.

Besser sind daher Betreffzeilen wie

  • „Bitte haben Sie ein wenig Geduld“
  • „Vielen Dank für Ihre Nachricht“
  • „Out of Office“
  • „Aktuell bin ich leider außer Haus“

Vorlage für die Abwesenheitsnotiz

Wie sehen diese formalen Vorgaben nun in einer fertigen Abwesenheitsnotiz aus? Wir haben hier ein einfaches Muster für dich, an dem du dich orientieren kannst:

Betreff: Ich bin aktuell leider nicht erreichbar
Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihnen jedoch so schnell wie möglich antworten.

Sollte Ihr Anliegen bis dahin nicht warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herrn Mustermann unter mustermann@beispielfirma.de. Sie können Ihn auch telefonisch unter 01234/12345678 erreichen.
Ich danke Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.

Herzliche Grüße
Silvia Schmidt

Formulierungsbeispiele für die Abwesenheitsnachricht

Im Folgenden fassen wir einige Formulierungsbeispiele für die Abwesenheitsnotiz zusammen. Du kannst dir aus den Formulierungen auch deine eigene, ganz individuelle Abwesenheitsnotiz zusammenstellen. Oder du machst dir weniger Arbeit und kopierst einfach unser oben genanntes Muster – dabei solltest du natürlich deine korrekten Daten einfügen.

Bausteine der AbwesenheitsnotizFormulierungsmöglichkeiten
Anrede
  • Sehr geehrte Damen und Herren, …
  • Guten Tag, …
  • Hallo, …
Dank
  • Herzlichen Dank für Ihre E-Mail.
  • Danke für Ihre Nachricht.
  • Haben Sie vielen Dank für Ihre E-Mail.
Wiedererreichbarkeit
  • Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Büro
  • Aus persönlichen Gründen werde ich eine längere Zeit nicht erreichbar sein.
  • Über die Feiertage haben auch wir eine kurze Pause eingelegt. Ab dem TT.MM.JJJJ sind wir wieder erreichbar.
Vertretung
  • Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Mein Kollege Herr Mustermann übernimmt meine Vertretung. Sie erreichen ihn unter (E-Mail) oder (Telefon).
  • Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Sie können nicht bis zu meiner Rückkehr warten? Dann melden Sie sich bei meinem Kollegen Herr Mustermann unter (E-Mail) oder (Telefon).
  • In meiner Abwesenheit wird Ihre Nachricht weder gelesen noch beantwortet. In dringenden Fällen erreichen Sie aber meinen Kollegen Herrn Mustermann unter (E-Mail) oder (Telefon).
Schluss
  • Vielen Dank für Ihre Geduld. Herzliche Grüße
  • Danke für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen

Abwesenheitsnotizen für besondere Gelegenheiten

Neben der klassischen Abwesenheitsnotiz, die man schreibt, wenn man sich in den Urlaub verabschiedet, gibt es auch Nachrichten, die zu besonderen oder außergewöhnlicheren Angelegenheiten verfasst werden müssen.

Dazu gehören diese hier:

Abwesenheitsnotiz Elternzeit

Sehr geehrte Damen und Herren,
vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ bin ich in Elternzeit und kann daher meine E-Mails nicht abrufen.
Aus Gründen des Datenschutzes wird Ihre Nachricht auch nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich daher an meinen Kollegen Max Mustermann unter m.mustermann@beispielfirma.de oder telefonisch unter 012345/ 12344556.
Ich danke Ihnen ganz herzlich für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
Maria Meier

Abwesenheitsnotiz Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,
zum TT.MM.JJJJ habe ich das Unternehmen verlassen. Ihre E-Mail wird daher nicht mehr von mir bearbeitet und kann aus Gründen des Datenschutzes nicht weitergeleitet werden. Bitte wenden Sie sich an meine Nachfolgerin Frau Musterfrau unter m.musterfrau@beispielfirma.de oder telefonisch unter 012345/ 12344556.
Ich danke Ihnen für die Zusammenarbeit.

Herzliche Grüße
Max Mustermann

Abwesenheitsnotiz Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,
aus persönlichen Gründen werde ich für einen längeren Zeitraum nicht im Unternehmen sein. In der Zwischenzeit kann ich Ihre E-Mails leider nicht beantworten. Bitte wenden Sie sich daher an meine Vertretung Herrn Mustermann unter m.mustermann@beispielfirma.de oder telefonisch 012345/ 12344556.
Nach meiner Rückkehr bin ich gerne wieder für Sie da!

Vielen Dank für Ihr Verständnis und herzliche Grüße
Anton Schmidt

Typische Fehler: Das bitte vermeiden

Wer sich nicht so eng an einem unserer Texte für eine Abwesenheitsnotiz orientiert, kann schnell mal einen Fehler machen. Damit dir genau das nicht passiert, solltest du deine selbst formulierte Abwesenheitsnotiz unbedingt auf die folgenden Fehler überprüfen.

Kurz angebunden

In der Kürze liegt nicht immer die Würze. Manchmal wirkt eine zu kurz formulierte Nachricht auch eher unfreundlich und kurz angebunden. Sätze wie:

  • Ich bin nicht im Büro und lese keine E-Mails.
  • Ich bin weg! Und ab dem TT.MM.JJJJ wieder da.
  • Hallo, ich bin nicht da und beantworte keine E-Mails.
  • Tut mir leid, ich bin nicht im Büro. E-Mails, die mich bis zum TT.MM.JJJJ erreichen, werden ungelesen gelöscht.

Zu ausführlich

Auf der anderen Seite ist es aber auch nicht ratsam, zu viele Informationen in der Abwesenheitsnotiz zu verraten. Weder Kunden noch Vorgesetzten sollte man auf die Nase binden, dass man sich eine gute Zeit macht, während diese arbeiten (müssen):

  • Vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ bin ich im heiß ersehnten Jahresurlaub auf Gran Canaria und genieße die Sonne am Pool.
  • Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich im wohlverdienten Urlaub auf Mallorca und genieße Sonne und Cocktails. E-Mails beantworte ich in dieser Zeit nicht.

Zu speziell

Die Abwesenheitsnotiz sollte außerdem nicht nur an einen bestimmten Leserkreis gerichtet sein. Behalte immer im Hinterkopf, wer dir während deiner Abwesenheit schreiben könnte und formuliere die Mail entsprechend.

So also nicht:

• Liebe Leute, ich bin bis zum TT.MM.JJJJ nicht da. Bitte wendet Euch in meiner Abwesenheit an Kai.

Bildnachweis: Drazen Zigic / Shutterstock.com


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