Abwesenheitsnotiz: Formulierungstipps und Vorlagen
Wer sich in den Urlaub oder gar in ein Sabbatical verabschiedet, sollte eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Auch bei einer Kündigung oder längerer Krankheit bietet sich eine derartige automatische Benachrichtigung per E-Mail an. So bleiben Kollegen, Kunden und alle anderen, die in dieser Zeit eine E-Mail schreiben, informiert. Hier findest du Formulierungstipps und Vorlagen für deine Abwesenheitsnotiz.
Abwesenheitsnotiz: Was versteht man darunter?
Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Nachricht auf eingehende E-Mails. Diese lässt sich bei den meisten E-Mail-Programmen ganz einfach einrichten. Der große Vorteil dabei: Kunden, Kollegen, Vorgesetzte und alle anderen Menschen, die mit dir per E-Mail Kontakt aufnehmen wollen, werden über deine Abwesenheit informiert.
In die Notiz schreibst du nämlich ein paar Infos zu deiner Abwesenheit. Welche das sein sollten, schauen wir uns etwas später noch genauer an. Nachdem der Empfänger deine Abwesenheitsnotiz gelesen hat, sollte ihm jedoch klar sein, dass du sein Anliegen für einen gewissen Zeitraum nicht bearbeiten kannst.
Abwesenheitsnotiz erstellen: Was gehört hinein?
Es gibt einige allgemeine Informationen, die in jeder Abwesenheitsnotiz stehen sollten. Wenn du dich daran orientierst, ist sichergestellt, dass du die wichtigsten Informationen bei deiner Notiz nicht vergessen hast.
Dazu gehören:
- Anrede: Da du nicht jeden Empfänger mit Namen ansprechen kannst, bleibt dir nur eine allgemeine Anrede. Also beispielsweise: „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. Alternativ kannst du auf eine direkte Ansprache verzichten und lediglich „Guten Tag, …“ schreiben.
- Dank: Bedanke dich im anschließenden Satz für die E-Mail.
- Wiedererreichbarkeit: Im nächsten Satz kannst du dem Empfänger deiner Abwesenheitsnotiz mitteilen, wie lange du voraussichtlich nicht erreichbar sein wirst.
- Vertretung: Sollte es im Unternehmen einen Kollegen geben, der in der Zwischenzeit deine Aufgaben übernimmt, ist an dieser Stelle der richtige Platz für diese Information.
- Schluss: Am Ende der Abwesenheitsnotiz solltest du um Verständnis bitten, dass du die E-Mail nicht sofort beantworten oder das Anliegen bearbeiten kannst. Dann schließt du „mit freundlichen Grüßen“ oder einer anderen freundlichen Schlussformel.
Übrigens: Du kannst deiner Abwesenheitsnotiz natürlich auch eine Betreffzeile hinzufügen. Achte aber darauf, dass du sie nicht unbedingt „Abwesenheitsnotiz“ nennst. Denn häufig landen E-Mails mit diesem Betreff im Spam-Ordner, was dazu führt, dass der Empfänger sie nie erhält.
Besser sind daher Betreffzeilen wie
- „Bitte haben Sie ein wenig Geduld“
- „Vielen Dank für Ihre Nachricht“
- „Out of Office“
- „Aktuell bin ich leider außer Haus“
Vorlage für die Abwesenheitsnotiz
Wie sehen diese formalen Vorgaben nun in einer fertigen Abwesenheitsnotiz aus? Wir haben hier ein einfaches Muster für dich, an dem du dich orientieren kannst:
Formulierungsbeispiele für die Abwesenheitsnachricht
Im Folgenden fassen wir einige Formulierungsbeispiele für die Abwesenheitsnotiz zusammen. Du kannst dir aus den Formulierungen auch deine eigene, ganz individuelle Abwesenheitsnotiz zusammenstellen. Oder du machst dir weniger Arbeit und kopierst einfach unser oben genanntes Muster – dabei solltest du natürlich deine korrekten Daten einfügen.
Bausteine der Abwesenheitsnotiz | Formulierungsmöglichkeiten |
Anrede |
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Dank |
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Wiedererreichbarkeit |
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Vertretung |
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Schluss |
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Abwesenheitsnotizen für besondere Gelegenheiten
Neben der klassischen Abwesenheitsnotiz, die man schreibt, wenn man sich in den Urlaub verabschiedet, gibt es auch Nachrichten, die zu besonderen oder außergewöhnlicheren Angelegenheiten verfasst werden müssen.
Dazu gehören diese hier:
Typische Fehler: Das bitte vermeiden
Wer sich nicht so eng an einem unserer Texte für eine Abwesenheitsnotiz orientiert, kann schnell mal einen Fehler machen. Damit dir genau das nicht passiert, solltest du deine selbst formulierte Abwesenheitsnotiz unbedingt auf die folgenden Fehler überprüfen.
Kurz angebunden
In der Kürze liegt nicht immer die Würze. Manchmal wirkt eine zu kurz formulierte Nachricht auch eher unfreundlich und kurz angebunden. Sätze wie:
- Ich bin nicht im Büro und lese keine E-Mails.
- Ich bin weg! Und ab dem TT.MM.JJJJ wieder da.
- Hallo, ich bin nicht da und beantworte keine E-Mails.
- Tut mir leid, ich bin nicht im Büro. E-Mails, die mich bis zum TT.MM.JJJJ erreichen, werden ungelesen gelöscht.
Zu ausführlich
Auf der anderen Seite ist es aber auch nicht ratsam, zu viele Informationen in der Abwesenheitsnotiz zu verraten. Weder Kunden noch Vorgesetzten sollte man auf die Nase binden, dass man sich eine gute Zeit macht, während diese arbeiten (müssen):
- Vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ bin ich im heiß ersehnten Jahresurlaub auf Gran Canaria und genieße die Sonne am Pool.
- Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich im wohlverdienten Urlaub auf Mallorca und genieße Sonne und Cocktails. E-Mails beantworte ich in dieser Zeit nicht.
Zu speziell
Die Abwesenheitsnotiz sollte außerdem nicht nur an einen bestimmten Leserkreis gerichtet sein. Behalte immer im Hinterkopf, wer dir während deiner Abwesenheit schreiben könnte und formuliere die Mail entsprechend.
So also nicht:
• Liebe Leute, ich bin bis zum TT.MM.JJJJ nicht da. Bitte wendet Euch in meiner Abwesenheit an Kai.
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