Candidate Experience: Warum sie so wichtig ist

Welche Erfahrungen Bewerber mit einem Arbeitgeber machen, hat vielfältige Auswirkungen – nicht nur für individuelle Entscheidungen, sondern auch auf den Ruf von Unternehmen. Eine überzeugende Candidate Experience ist kein netter Bonus, sondern entscheidend im Wettbewerb um die besten Fachkräfte. Hier erfährst du, worauf es dabei ankommt.

Was ist die Candidate Experience?

Die Suche nach Top-Talenten und erfahrenen Fachkräften wird für viele Unternehmen zunehmend zu einem Wettbewerb. Wer die Nase vorn hat, hängt von vielen Aspekten ab. Eine essenzielle Rolle spielt die Candidate Experience. Gemeint ist die Gesamtheit aller Erfahrungen und Eindrücke, die Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses sammeln.

Dazu zählen nicht nur das Bewerbungsgespräch, sondern auch die Stellenausschreibung und die Art und Weise, in der die Zu- oder Absage erfolgt. Wie positiv die Candidate Experience ist, hängt also nicht nur von objektiven Kriterien ab. Es kommt auch darauf an, ob sich Kandidaten wertgeschätzt und respektvoll behandelt fühlen.

Für Unternehmen kann die Candidate Experience den Ausschlag geben, ob das Recruiting erfolgreich ist oder nicht. Ist der Bewerbungsprozess klar strukturiert und von transparenter Kommunikation und zeitnahen Entscheidungen geprägt, hat das Auswirkungen auf die Arbeitgebermarke (Employer Brand). Die wiederum entscheidet darüber, wie attraktiv ein Unternehmen als Arbeitgeber für Fachkräfte ist. Je besser die Employer Brand, desto mehr Bewerbungen werden für jede freie Stelle eingehen. Mit anderen Worten: Die Verantwortlichen haben eine umso bessere Auswahl an Kandidaten, je beliebter der Arbeitgeber ist.

Eine positive Candidate Experience hat häufig vielseitige Auswirkungen, die weit über den Bewerbungsprozess hinausgehen können. Sie entscheidet nicht nur darüber, ob Bewerber ihrerseits weiterhin Interesse an einer Mitarbeit haben, sondern prägt auch das öffentliche Bild des Unternehmens.

Zufriedene Bewerber, die sich dank einer positiven Candidate Experience wertgeschätzt fühlen, empfehlen den Arbeitgeber eher weiter – und zwar unabhängig davon, ob sie die Stelle am Ende antreten oder nicht. Negative Erfahrungen mit Unternehmen sind hingegen eine Gefahr für die Reputation von Unternehmen, weshalb es wichtig ist, die strategische Bedeutung einer positiven Candidate Experience zur Kenntnis zu nehmen und mit entsprechenden Strategien darauf zu reagieren.

Candidate Experience: Phasen

Die Candidate Experience von Bewerberinnen und Bewerbern formt sich in mehreren Phasen. Sie beginnt mit den ersten Berührungspunkten mit einem Unternehmen als möglichem neuen Arbeitgeber. Das kann die Stellenanzeige sein, aber auch die Karriereseiten des Unternehmens. Auch Social-Media-Accounts können das Erste sein, was Jobsuchende von einem Unternehmen wahrnehmen. Oder es sind Medienberichte, Empfehlungen oder Informationen von Kollegen oder anderen beruflichen Kontakten.

Wenn Bewerber sich eine Mitarbeit grundsätzlich vorstellen können, versuchen sie meist, möglichst viel über ein Unternehmen herauszufinden. Was diese Recherche zutage fördert, beeinflusst die Candidate Experience. Es könnte zum Beispiel sein, dass ein Bewerber auf einen Post in sozialen Netzwerken stößt, der ihn anspricht. Oder dass eine Bewerberin einen Artikel online findet, in dem es um fragwürdige Geschäftspraktiken des betreffenden Unternehmens geht. Portale wie kununu sind ebenfalls eine beliebte Anlaufstelle – die Bewertungen dort haben oft großen Einfluss darauf, ob Jobsuchende eine Mitarbeit forcieren oder lieber von einer Bewerbung absehen.

Vom Bewerbungsgespräch bis zum ersten Tag im neuen Job

Wenn Jobsuchende sich zu einer Bewerbung entscheiden, machen sie verschiedene Erfahrungen mit einem Unternehmen. Wann sich die Verantwortlichen nach einer Bewerbung zurückmelden, wie transparent sie kommunizieren und wie benutzerfreundlich Bewerbungsportale sind – all das hat Einfluss auf das Bild, das sich bei Bewerbern von einem Unternehmen formt.

Einen Unterschied macht auch, wie ein Arbeitgeber zum Bewerbungsgespräch einlädt oder absagt. Dabei spielt auch die Erreichbarkeit von Ansprechpartnern eine wichtige Rolle. Die Candidate Experience bei Bewerbungen formt sich durch ein mögliches Vorstellungsgespräch weiter. Hier geht es zum Beispiel um die Gesprächsinhalte, die Gesprächsatmosphäre und die Frage, wie wertgeschätzt sich die Kandidaten fühlen.

Nach dem Jobinterview ist es noch nicht vorbei: Nun ist es an den Verantwortlichen im Unternehmen, sich mit einer Zusage oder Absage bei Bewerbern zurückzumelden (vorausgesetzt, Bewerber haben weiterhin Interesse). Wie und wann das geschieht, prägt die Candidate Experience. Dasselbe gilt für die gesamte Kommunikation nach einem Bewerbungsgespräch – bis hin zum ersten Tag im neuen Job, der den Startschuss für die Einarbeitung markiert.

Positive Candidate Experience: Auf diese Faktoren kommt es an

Welches Bild Bewerber von einem Unternehmen haben, bei dem sie sich um eine Mitarbeit bemühen, ist nicht vom Zufall abhängig. Stattdessen wird die Candidate Experience von gezielten Strategien und Maßnahmen beeinflusst, die das Bild prägen, das ein Kandidat von einem potenziellen Arbeitgeber hat.

Zentral ist etwa eine transparente Kommunikation: Wenn Unternehmen klar, offen und authentisch kommunizieren, wissen Bewerber, woran sie sind. Dazu gehört es, den Kandidaten die Abläufe und Zeithorizonte zu erklären und sie immer auf dem neuesten Stand zu halten – auch dann, wenn noch keine Entscheidung gefallen ist. Wenn sich die Verantwortlichen regelmäßig bei Bewerbern melden, zeugt das von Wertschätzung, demonstriert Verlässlichkeit und schafft Vertrauen.

Wichtig ist außerdem, dass Prozesse effizient und benutzerfreundlich ablaufen. Lange, umständliche Bewerbungsverfahren hinterlassen bei Jobsuchenden keinen guten Eindruck. Dasselbe gilt für technische Probleme bei der Bewerbung, Schwierigkeiten bei der Kontaktaufnahme und vage Informationen in E-Mails oder der Stellenausschreibung.

Entscheidend ist obendrein, ob Ansprechpartner respektvoll und wertschätzend mit Bewerbern umgehen – unabhängig davon, wer eine Zu- oder Absage erhält. Oft sind es kleine Gesten, die Wertschätzung ausdrücken. Zum Beispiel eine namentliche Anrede, ein freundlicher Umgang oder der pünktliche Beginn von Terminen. Wenn die Verantwortlichen Jobsuchenden zeigen, dass sie ihnen auf Augenhöhe begegnen, kommt das grundsätzlich gut an: Bewerber fühlen sich eher gesehen und nehmen das Unternehmen dadurch positiver wahr.

Stolpersteine: Was einer positiven Candidate Experience im Weg stehen kann

Für ein effektives Candidate-Experience-Management ist es wichtig, mögliche Hürden und Stolpersteine im Blick zu behalten, die ansonsten zu negativen Erfahrungen bei Bewerbern führen können.

Ein typisches Problem sind Mängel bei der Kommunikation. Dazu können etwa lange Wartezeiten auf eine Rückmeldung gehören, fehlendes Feedback oder ein intransparenter Umgang mit dem weiteren Ablauf. Auch unpersönliche, standardisierte Absagen hinterlassen bei Jobsuchenden oft kein gutes Gefühl, denn sie zeugen nicht gerade von Wertschätzung. Wer solche Erfahrungen macht, blickt oft nicht mit guten Gefühlen auf seinen Kontakt mit Arbeitgebern zurück.

Hinderlich ist es für eine positive Candidate Experience auch, wenn der Bewerbungsprozess unnötig kompliziert ist. Viele Unternehmen setzen inzwischen auf Online-Bewerbungsformulare. Das kann sinnvoll sein, aber nur, wenn es technisch gut umgesetzt ist und Bewerber ihre Unterlagen schnell und unkompliziert einreichen können. Lange, unübersichtliche Formulare, bei denen Bewerber womöglich sogar mehrfach dieselben Daten eingeben müssen, können frustrierend sein.

Wenn für eine Bewerbung zu viele Schritte nötig sind, kann das dazu führen, dass nicht jeder Interessent sich auch tatsächlich bewirbt – ein Verlust auch für das Unternehmen, das aus einem kleineren Pool an Kandidaten wählen muss.

Vermieden werden sollten auch Inkonsistenzen zwischen dem, was ein Unternehmen nach außen propagiert, und der Realität. Wenn zum Beispiel in einer Stellenanzeige von einem offenen Arbeitsklima und einer positiven Teamkultur die Rede ist, Bewerber aber vor Ort ganz andere Erfahrungen machen, gibt es offensichtlich Diskrepanzen. Solche Widersprüche können dazu führen, dass das Vertrauen von Bewerbern sinkt. Sie wollen womöglich doch nicht für den Arbeitgeber tätig sein oder behalten das Unternehmen in schlechter Erinnerung.

Wie kann man die Candidate Experience messen und optimieren?

Um gezielt auf eine positive Candidate Experience hinarbeiten zu können, müssen Verantwortliche wissen, wie der aktuelle Stand ist: Welche Erfahrungen machen Jobsuchende mit dem Unternehmen? Wie behalten ehemalige Bewerber die Firma in Erinnerung? Entscheiden sich Bewerber gegen den Arbeitgeber, weil sie negative Erfahrungen im Bewerbungsprozess machen?

Um das herauszufinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sehr hilfreich ist es, Bewerber um ein ehrliches Feedback zu bitten. Denkbar sind persönliche Rückfragen, zum Beispiel telefonisch nach einer Absage durch Bewerber, oder kurze Online-Umfragen. Auch Bewertungen auf Plattformen wie kununu oder Glassdoor sind aufschlussreich, um die Wahrnehmung von Bewerbern besser einschätzen zu können. Wer sie ernst nimmt, kann daraus konstruktive Schlüsse ziehen.

Analysen als Basis für kontinuierliche Verbesserungen

Neben qualitativem Feedback können auch bestimmte Kennzeichen für eine Analyse wertvoll sein. Ein Aspekt ist die Abbruchquote: Wie viele Bewerber ziehen sich vorzeitig aus dem Bewerbungsprozess zurück? Eine hohe Abbruchquote deutet auf Mängel bei der Candidate Experience hin. Auch die Weiterempfehlungsrate gibt Hinweise darauf, wie es um die Candidate Experience in einem Unternehmen steht. Wichtig ist, passende Metriken auszuwählen und sie regelmäßig zu überprüfen.

Die Erhebung von Daten ist zwar essenziell, um Bewerbererfahrungen einschätzen zu können. Bei der reinen Analyse sollte es aber nicht bleiben – entscheidend ist, die gewonnenen Erkenntnisse auch zum Anlass für Verbesserungen zu nehmen. Iterative Prozesse sind gefragt, bei denen Vorgehensweisen und Strukturen immer weiter optimiert werden. Dabei sollten Verantwortliche immer wieder überprüfen, welchen Effekt bestimmte Herangehensweisen und Bewerbungsabläufe auf die Candidate Experience haben, um sie bestmöglich gestalten zu können.

Smart Recruiting: Wie moderne Technologien die Candidate Experience stärken können

Um die Candidate Experience möglichst positiv gestalten zu können, ist es sinnvoll, moderne Technologien zu nutzen. Ein wichtiger Ansatz sind hochwertige Bewerbermanagementsysteme (BMS). Sie bilden die Grundlage für effizientes Recruiting und angenehme Abläufe für Bewerber.

Durch BMS ist es möglich, Bewerbungen strukturiert zu bearbeiten. Sie machen es einfach, die Kommunikation mit Bewerbern zu personalisieren und bestimmte administrative Aufgaben zu automatisieren, zum Beispiel automatische Eingangsbestätigungen nach einer abgeschickten Bewerbung. Auch individuell formulierte Updates – bei längeren Auswahlprozessen – können zu einer positiven Candidate Experience beitragen.

Zunehmend setzen Unternehmen auch auf KI-gestützte Instrumente, um die Candidate Experience im Recruiting zu verbessern. Das können etwa Chatbots sein, die häufig gestellte Fragen rund um den Bewerbungsprozess beantworten. Ihr Vorteil: Solche Tools stehen Bewerbern jederzeit zur Verfügung, was die Candidate Experience verbessert und die HR-Mitarbeiter entlastet.

Mobil optimierte Bewerbungsformulare verringern Barrieren

Neben Bewerbermanagementsystemen und KI-Tools gibt es viele weitere digitale Hilfsmittel, die für einen reibungslosen, zufriedenstellenden Bewerbungsprozess sorgen können. Eine vielversprechende Option sind mobil optimierte Bewerbungsformulare, durch die die Hürden für eine Bewerbung gesenkt werden – Kandidaten können sich schnell und unkompliziert von unterwegs aus bewerben.

Auch Software zur automatischen Terminvereinbarung kann praktisch sein. Bewerber können den Termin für ihr Vorstellungsgespräch flexibel nach ihren Bedürfnissen und Vorlieben buchen. Zugleich sinkt der organisatorische Aufwand bei HR-Mitarbeitern.

Unerlässlich sind außerdem stabile Plattformen für Video-Interviews. Digitale Gesprächsformate sind in vielen Unternehmen bei der Personalauswahl wichtig, um Kandidaten ortsunabhängig kennenlernen zu können. Einen Mehrwert bieten sie jedoch nur, wenn sie benutzerfreundlich und technisch zuverlässig sind.

Darüber hinaus gewinnen auch virtuelle Events und digitales Onboarding in der modernen Arbeitswelt an Bedeutung. Mit einer durchdachten Auswahl können Verantwortliche auch damit für eine positivere Candidate Experience sorgen.

Fazit: Die optimale Candidate Experience bei Bewerbungen

Um die besten Fachkräfte als Mitarbeiter zu gewinnen, ist eine positive Candidate Experience essenziell. Sie steht für die Erfahrungen, die Kandidaten mit einem Unternehmen machen, bei dem sie sich bewerben. Eine positive Candidate Experience ist unerlässlich für den Recruiting-Erfolg.
Mit der Stellenausschreibung legen Personalverantwortliche den Grundstein für die Candidate Experience von Bewerbern. Geprägt wird der Eindruck von jeglichen Kontakten von Terminabsprachen bis zum Bewerbungsgespräch.
Es ist wichtig, die Candidate Experience nicht dem Zufall zu überlassen, sondern sie gezielt mit passenden Strategien und Maßnahmen zu beeinflussen.
Eine positive Candidate Experience lebt von transparenter Kommunikation, Wertschätzung und einem effizienten Bewerbungsprozess.
Durch eine kontinuierliche Optimierung von HR-Prozessen ist es möglich, einen nachhaltig positiven Eindruck bei Bewerbern zu hinterlassen und so die eigene Arbeitgebermarke zu stärken.

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