Kritikgespräch: Phasen, Ablauf & Tipps für ein konstruktives Gespräch

Wenn ein Mitarbeiter nicht die gewünschte Leistung erbringt oder unerwünschtes Verhalten zeigt, ist ein Kritikgespräch sinnvoll. Mit der passenden Strategie kann es ein Instrument sein, um Kritik zu äußern, ohne Beschäftigte zu demotivieren. Wie es abläuft und worauf es ankommt, erfährst du hier.

Kritikgespräch: Bedeutung & Ziele

Ein Kritikgespräch ist ein strukturiertes Gespräch, an dem in der Regel Vorgesetzte und Mitarbeiter beteiligt sind. Dabei geht es Führungskräften darum, Arbeitskräften konstruktives Feedback zu einem bestimmten unerwünschten Verhalten oder einer suboptimalen Leistung zu geben. Es sollen jedoch nicht nur Fehler aufgezeigt werden. Im Vordergrund steht vielmehr, gemeinsam eine Lösung zu finden. Damit ist ein Kritikgespräch ein wichtiges Instrument in der Mitarbeiterführung. Richtig eingesetzt, kann es helfen, Beziehungen zu stärken, Mitarbeitern in ihrer persönlichen Entwicklung zu helfen und den Grundstein für gute Leistungen zu legen.

Eine bessere Leistung, aber auch ein reibungsloseres Einfügen ins Team stehen dabei im Zentrum eines Kritikgesprächs. Es kann auch darum gehen, Missverständnisse zu klären, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten zu verbessern. Mit einem offenen, respektvollen Gespräch können Führungskräfte Arbeitskräften helfen, gezielt an Schwächen zu arbeiten und sich kontinuierlich zu verbessern. Zugleich kann es das gegenseitige Vertrauen fördern und Mitarbeiter motivieren: Wer weiß, was er konkret verändern kann, ist oft engagierter.

Es geht bei einem Kritikgespräch nicht darum, einem Mitarbeiter Vorhaltungen zu machen oder ihn gar persönlich anzugreifen. Ein solches Feedbackgespräch sollte grundsätzlich auf einer sachlichen Ebene geführt werden, um den Mitarbeiter nicht in die Defensive zu drängen. Kritik muss zudem konkret und damit nachvollziehbar sein – nur so kann der Mitarbeiter verstehen, was seinen Vorgesetzten stört und was er tun kann, um sich zu verbessern.

Kritikgespräch: Vorbereitung als Führungskraft

Führungskräfte, die ein Kritikgespräch führen möchten, sollten sich darauf möglichst sorgfältig vorbereiten. Ein konstruktives Kritikgespräch lebt davon, dass Führungskräfte genau wissen, welche Ziele sie erreichen möchten und auf welchem Weg das am besten möglich ist.

Dazu bedarf es einer Analyse der Sachverhalte, um die es in dem Kritikgespräch gehen soll. Welches Verhalten wird beanstandet? Welche Leistung ist suboptimal? Kritik sollte immer auf nachvollziehbaren Informationen begründet sein. Es braucht für ein Kritikgespräch konkrete Beispiele, keine schwammigen oder pauschalen Aussagen. Andernfalls wissen Beschäftigte womöglich gar nicht genau, was gemeint ist, oder reagieren defensiv. Es kann helfen, sich im Vorfeld Formulierungshilfen für das Kritikgespräch zurechtzulegen. So sinkt das Risiko, dass du als Führungskraft im Kritikgespräch den falschen Ton triffst oder unklar bleibt, was genau du meinst.

Elementar ist auch eine klare Zielsetzung: Führungskräfte sollten sich im Vorfeld eines Kritikgesprächs überlegen, auf welche Ergebnisse sie abzielen. Was möchten sie konkret bewirken? Entscheidend sind realistische Ziele, die möglichst quantitativ messbar sind. Führungskräfte sollten sich zwar erste Ziele selbst überlegen, den Feinschliff dann aber im eigentlichen Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter ausarbeiten. Wenn Beschäftigte eingebunden werden, beugt das Konflikten vor und kann die Beziehung stärken, außerdem finden sich oft eher Lösungen, die wirklich tragfähig und hilfreich sind.

Bevor ein Kritikgespräch stattfinden kann, müssen Ort und Zeit dafür gewählt werden. Der Ort sollte ein ungestörtes Gespräch ermöglichen. Das kann zum Beispiel das Büro des Vorgesetzten oder ein leerer Besprechungsraum sein. Der Zeitpunkt muss gut in den Tages- und Wochenplan sowohl der Führungskraft als auch des Mitarbeiters passen. Es ist wichtig, dass genügend Zeit eingeplant wird, um alles in Ruhe besprechen zu können.

Kritikgespräch: Erfolgsfaktoren

Kritikgespräche können für beide Seiten hilfreich sein: Sie geben Führungskräften die Chance, wichtige Themen zur Sprache zu bringen und eine Verbesserung anzustoßen. Mitarbeiter erfahren, was sie tun können, damit ihr Vorgesetzter zufriedener mit ihrer Leistung oder ihrem Verhalten ist. Das setzt ein konstruktives Gespräch voraus, das seinen Zweck erreicht.

Das Gespräch strukturieren

Es ist hilfreich, wenn ein Kritikgespräch klar strukturiert ist und der Mitarbeiter weiß, was auf ihn zukommt. Dabei spielt ein bedachter Einstieg eine wichtige Rolle: Die Führungskraft sollte das Gespräch ruhig, sachlich und in einem respektvollen Ton beginnen. Dabei sollte sie dem Beschäftigten mitteilen, worin der Zweck des Treffens besteht – so wissen beide Seiten, wie das Kritikgespräch verlaufen wird und was sie erwartet.

Konstruktives Feedback geben

Feedback sollte unbedingt konstruktiv sein. Damit das der Fall ist, muss es nachvollziehbar und plausibel, aber auch hinreichend klar sein. Konkrete Beispiele helfen Mitarbeitern dabei, die Kritik des Chefs oder der Chefin zu verstehen. Für Führungskräfte bieten sich Ich-Botschaften an. Zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass Sie …“, „Ich habe festgestellt, dass du …“ oder „Ich habe den Eindruck, dass …“. Dadurch wird das Verhalten in den Vordergrund gerückt und es wird unwahrscheinlicher, dass sich der Mitarbeiter persönlich angegriffen fühlt. Verallgemeinernde Vorwürfe sind dabei nicht zielführend. Sätze wie „Du machst immer …“, „Du schaffst es nie, …“ oder „Sie gehen jedes Mal so vor, dass …“ sollten also besser nicht fallen.

Aktiv zuhören und nachfragen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das aktive Zuhören und Nachfragen. Wenn Führungskräfte ehrlich an der Perspektive ihrer Mitarbeiter interessiert sind, fühlen diese sich eher gesehen und respektvoll behandelt. Außerdem lässt sich schneller eine tragfähige Lösung finden, wenn Vorgesetzte wissen, was Beschäftigte bewegt und welche Vorstellungen sie haben. Es lohnt sich also, aufmerksam zu sein und gezielt Rückfragen zu stellen. Das trägt zu einer konstruktiven Gesprächsdynamik bei.

Lösungsorientierter Ansatz

Bei einem Kritikgespräch sollte es nie primär darum gehen, Frust loszuwerden oder einen Mitarbeiter zur Rede zu stellen. Im Vordergrund sollte vielmehr immer das Ziel stehen, eine konstruktive Lösung für ein spezifisches Problem zu finden. Statt nur Probleme aufzuzeigen, sollten beide Seiten gemeinsam Schritte zur Verbesserung erarbeiten. Das stößt nicht nur die nötigen Veränderungen an, es kann auch das gegenseitige Vertrauen fördern und verhindern, dass Mitarbeiter demotiviert werden.

Diese typischen Fehler solltest du beim Kritikgespräch vermeiden

Bei einem Kritikgespräch ist es wichtig, Fehler zu vermeiden – die Stimmung könnte sonst schnell kippen oder Ziele könnten verfehlt werden. Hier erfährst du, welche häufigen Fehler du auf dem Schirm haben solltest, damit sie dir nicht selbst unterlaufen.

Verallgemeinerungen: Pauschale Aussagen sind nicht nur nicht zielführend, weil Beschäftigte womöglich gar nicht wissen, was konkret gemeint ist. Sie können Mitarbeiter auch vor den Kopf stoßen, wenn diese sich dadurch unfair behandelt fühlen. Dadurch gehen die Betroffenen eher in die Defensive, die Fronten verhärten sich. Besser: Konkrete Beispiele und Situationen schildern, die das kritisierte Verhalten deutlich machen, ohne persönlich zu werden.
Den Fokus verlieren: Kritikgespräche drehen sich meist um ein zentrales Thema, zum Beispiel einen spezifischen Vorfall. Nicht selten passiert es aber, dass die Gesprächspartner sich auf Nebenschauplätzen verheddern. Da werden dann etwa längst abgehakte Geschichten noch einmal hervorgeholt oder alte Konflikte kommen wieder zur Sprache. Das bringt nichts, im Gegenteil: Es kann Beziehungen schädigen und Vertrauen untergraben. Besser ist es, bewusst beim Thema zu bleiben und Unwesentliches auszublenden.
Mangelnde Empathie: Wenn der Chef oder die Chefin kein Verständnis für die Perspektive von Arbeitskräften aufbringen und sich wenig feinfühlig für deren Bedürfnisse zeigen, führt das oft zu unnötigen Konflikten. Mit einer wertschätzenden Herangehensweise lässt sich das vermeiden. Wichtig ist auch, dass der betreffende Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommen kann – und auch tatsächlich gehört wird.

Das Kritikgespräch nachbereiten: Was nach dem Gespräch wichtig ist

Nach einem Kritikgespräch ist es wichtig, dass das Besprochene nicht einfach in Vergessenheit gerät, sondern aktiv genutzt wird. Zentral ist die Zusammenfassung des Gesprächsinhalts: Es sollte schriftlich festgehalten werden, welche Übereinkünfte die Gesprächsteilnehmer miteinander getroffen haben. Eine schriftliche Zusammenfassung dient beiden Seiten als Orientierung und hilft, Missverständnissen vorzubeugen.

Es ist häufig sinnvoll, zeitnah nach einem Kritikgespräch einen Termin für ein Folgegespräch auszumachen. Bei diesem Gespräch sollte es darum gehen, zu überprüfen, wie es mit der Umsetzung der Maßnahmen läuft und ob der Mitarbeiter Unterstützung benötigt. Mit so einem Folgetermin machen Führungskräfte deutlich, dass sie das Thema ernst nehmen und Beschäftigte nicht einfach alleine lassen, sondern sie aktiv auf dem weiteren Weg begleiten.

Auch die interne Dokumentation spielt eine wichtige Rolle nach einem Kritikgespräch. Die wichtigsten Inhalte, Vereinbarungen und Ziele des Gesprächs sollten festgehalten werden. So kann später schnell nachvollzogen werden, was gesagt und ausgemacht wurde. Außerdem ist es leichter, die Entwicklung des betreffenden Mitarbeiters nachzuvollziehen.

Durch eine strukturierte Nachbereitung können Führungskräfte sicherstellen, dass der Effekt eines Kritikgesprächs nicht einfach verpufft, sondern dass dadurch tatsächlich positive Veränderungen angestoßen werden.

Kritikgespräch: Tipps zum Umgang mit spezifischen Situationen und schwierigen Gesprächen

Kritikgespräche sind für Führungskräfte oft nicht ganz einfach – es kann unangenehm sein, Fehlverhalten oder andere Unzulänglichkeiten zur Sprache zu bringen. In manchen Situationen ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt, damit ein Kritikgespräch konstruktiv verläuft. Und nicht nur das: Manchmal braucht es eine durchdachte Strategie, um die gewünschte Botschaft im Kritikgespräch zu überbringen.

Besonders, wenn es schon wiederholt Gespräche zu konkreten Themen gab, aber keine Verbesserung in Sicht ist, wissen viele Vorgesetzte nicht, welche Herangehensweise die beste ist. In solchen Fällen ist es wichtig, die Kritik in der nötigen Deutlichkeit vorzubringen, damit sie wirklich ankommt. Zugleich sollten Vorgesetzte klarmachen, was sie erwarten und welche Konsequenzen möglich sind, für den Fall, dass erneut keine Fortschritte eintreten. Ebenso wichtig ist es, Mitarbeitern Unterstützung anzubieten – und nachzufragen, warum sich noch nichts getan hat.

Wenn Mitarbeiter emotional reagieren oder in die Defensive gehen

Wenn Mitarbeiter emotional in einem Kritikgespräch mit Vorgesetzten reagieren, kann auch das knifflig für Führungskräfte sein. Starke Gefühle wie Wut, Frust oder Entmutigung können dafür sorgen, dass Kritikgespräche wenig konstruktiv verlaufen. In so einer Situation hilft es, wenn die Führungskraft ruhig bleibt, aber dennoch empathisch auftritt. Sie sollte sich nicht emotional mitreißen lassen, aber den Gefühlen ruhig Raum geben.

Durch einfühlsame Reaktionen und aktives Zuhören kann das Gespräch wieder in konstruktive Bahnen gelenkt werden, der Mitarbeiter fühlt sich gesehen und kann sich womöglich schnell wieder beruhigen. Falls das nicht möglich scheint, ist es womöglich besser, das Gespräch zu einem anderen Zeitpunkt fortzusetzen.

Es kann auch sein, dass Beschäftigte defensiv reagieren oder gar Widerstand leisten. Sie verfallen womöglich in Rechtfertigungen, bringen Ausreden oder werden verbal aggressiv. Führungskräfte sind in solchen Fällen gut beraten, sachlich, aber klar zu bleiben. Es ist oft hilfreich, die Perspektive der Beschäftigten einzubinden. Das gelingt durch einfühlsames Zuhören und aktive Nachfragen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie an der Lösungsfindung mitwirken sollen, fühlen sie sich im Kritikgespräch von Vorgesetzten eher wertgeschätzt.

Fazit: Was wichtig ist, wenn du ein Kritikgespräch führen möchtest

Kritikgespräche zu führen ist in vielen Situationen sinnvoll oder schlicht notwendig. Dann kommt es darauf an, sich auf das Gegenüber einzustellen – und sich sorgfältig auf den Austausch vorzubereiten.
Mit einem strukturierten Ablauf und klaren Zielen kann ein Kritikgespräch eher den gewünschten Effekt haben.
Ein gutes Kritikgespräch ist auf Lösungen fokussiert. Es sollte niemals primär darum gehen, einen Mitarbeiter zu denunzieren oder ihm Vorhaltungen zu machen – das wäre demotivierend und nicht zielführend.
Konstruktiv ist Feedback dann, wenn es hinreichend konkret und spezifisch ist. Es lohnt sich, im Kritikgespräch Beispiele zu nennen, die verdeutlichen, worum es geht.
Wer ein Kritikgespräch führt, sollte häufige Fehler vermeiden. Dazu gehört, nicht empathisch zu reagieren, die Perspektive des Mitarbeiters nicht einzubinden oder sich auf Nebenschauplätzen zu verlieren.

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