Krankmeldung per Mail: So funktioniert die elektronische Krankmeldung

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es die Möglichkeit, sich elektronisch krankzumelden. Die frühere Form der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) wurde durch die sogenannte elektronische Krankmeldung ersetzt. Was das für Beschäftigte bedeutet und was du beachten musst, erfährst du hier.

Wann melde ich mich korrekt bei meinem Arbeitgeber krank?

Arbeitnehmer, die wegen Krankheit nicht bei der Arbeit erscheinen können, sind verpflichtet, sich so schnell wie möglich bei ihrem Arbeitgeber zu melden. Im besten Fall gibst du also schon vor Dienstbeginn Bescheid, dass du an diesem Tag nicht arbeiten kannst, weil du krank bist.

Weiß dein Chef oder dein Vorgesetzter rechtzeitig von deinem Ausfall, kann er sich um einen Ersatz bemühen und so dafür sorgen, dass der regelmäßige Betrieb aufrechterhalten wird.

Du bist nicht nur aus Kollegialität dazu verpflichtet, dich krankzumelden. Im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) in Paragraf 5 ist zu lesen: „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.“

Meldest du dich nicht rechtzeitig krank, verstößt du gegen deine Pflichten als Arbeitnehmer. Und ein Verstoß gegen diese Pflichten kann unter Umständen eine Abmahnung zur Folge haben.

Wie informiere ich meinen Arbeitgeber über meine Krankheit?

Im Gesetz ist nicht geregelt, auf welchem Weg du deinen Arbeitgeber über deine Krankheit informieren musst. Sofern es keine anderslautende Vereinbarung mit deinem Arbeitgeber gibt, sind folgende Arten der Krankmeldung möglich:

E-Mail
Telefon
SMS
WhatsApp Nachricht

Dich per Brief krankzumelden, wird jedoch nicht funktionieren. Denn dein Chef muss so schnell wie möglich von deiner Krankheit erfahren. Mit einer postalischen Nachricht dürfte dir das nicht gelingen.

Wenn du deine Krankmeldung per Mail senden möchtest, solltest du sicher sein, dass der Empfänger die E-Mail rechtzeitig liest. Ist das Personalbüro nur sporadisch besetzt oder weißt du, dass die Sekretärin gerade in Urlaub ist, sollest du besser anrufen.

So sendest du deine Krankmeldung per Mail

Bei einer Krankmeldung per Mail, solltest du darauf achten, alle wichtigen Informationen zu übermitteln, um Rückfragen zu vermeiden.

Achte daher auf folgende Angaben bei deiner Krankmeldung per E-Mail:

Dein vollständiger Name und, wenn vorhanden, deine Personalnummer
Gib den Grund deiner Abwesenheit, also deiner Erkrankung, an.
Informiere deinen Arbeitgeber über die Dauer deiner Erkrankung. So kann sich dein Arbeitgeber darauf einstellen, ob du nur drei Tage fehlst oder länger ausfällst. Bei einer kurzen Erkrankung, musst du bei den meisten Arbeitgebern noch keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einreichen. Rechtlich gesehen musst du diese erst nach drei Tagen der Arbeitsunfähigkeit einreichen – in deinem Arbeitsvertrag kann jedoch eine andere Regelung festgehalten sein.
Schreibe in der E-Mail außerdem, wann du dich erneut meldest. Gehst du zum Arzt, kannst du nach dem Arztbesuch ein Update geben. Vermutest du nur eine kurze Erkrankung, solltest du dich am Folgetag erneut melden, falls du wider Erwarten immer noch krank bist.

Vorlage: So formulierst du deine Krankmeldung per Mail

Deine E-Mail an die Personalabteilung oder deinen Vorgesetzten kann zum Beispiel so aussehen:

Sehr geehrte Frau Müller,

leider bin ich krank und kann daher nicht am Arbeitsplatz erscheinen. Ich werde im Laufe des Tages zu meinem Hausarzt gehen und gebe Ihnen danach Bescheid, wie lange ich krankheitsbedingt ausfallen werde.

Herzliche Grüße

Florian Schmidt

Krankmeldung per Mail und elektronische Krankmeldung

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es in Deutschland die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Es handelt sich dabei um einen digitalen Krankenschein.

Für Arbeitnehmer vereinfacht die eAU den gesamten Ablauf der Krankmeldung, denn der Arbeitgeber kann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt bei der Krankenkasse abrufen. Für dich als arbeitsunfähigen Beschäftigten heißt das, dass du dich nicht mehr darum kümmern musst, die AU an deinen Chef und deine Krankenkasse zu schicken.

Zuvor erhielt der krankgeschriebene Arbeitnehmer gleich drei Krankenscheine:

für die gesetzliche Krankenkasse
für den Arbeitgeber
für den Arbeitnehmer selbst

Während der Übergangsphase erhält der Arbeitnehmer noch einen Papierausdruck für seine Unterlagen. Im Laufe des Jahres soll auch dieser gestrichen werden und der Arbeitnehmer kann die Krankmeldung bei Bedarf elektronisch bei seiner Krankenkasse abrufen.

Damit dein Chef die Krankmeldung elektronisch abrufen kann, braucht er die passende Infrastruktur. Fehlt die, kann es notwendig sein, dass du deinen Arzt um eine herkömmliche AU in Papierform bittest, die du an deinen Arbeitgeber schicken musst. In Zukunft sollen jedoch alle Arbeitgeber in Deutschland auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung umstellen.

Wer kann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nutzen?

Um die eAU nutzen zu können, muss man gesetzlich versichert sein. Personen, die in einer privaten Krankenkasse versichert oder beihilfeberechtigt sind, bekommen weiterhin die AU in Papierform und reichen sie bei ihrem Arbeitgeber oder der Beihilfestelle ein.

Übrigens: Wenn du gesetzlich versichert bist, aber Kinderkrankentage beantragen möchtest, kannst du dafür nicht die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nutzen. Auch für diesen Antrag musst du die Schritte befolgen, wie sie bis Ende 2022 üblich waren.

Welche Informationen stehen auf dem elektronischen Krankenschein?

Du musst keine Angst davor haben, dass dein Chef über den Weg der elektronischen Krankmeldung sensible Daten oder Informationen von dir erhält. Der behandelnde Arzt übermittelt lediglich:

deinen Namen,
den Beginn und das voraussichtliche Ende der Krankschreibung und
Information darüber, ob die AU eine Erst- oder eine Folgebescheinigung ist.

Dein Arbeitgeber erfährt bei der elektronischen Krankmeldung jedoch nichts über den behandelnden Arzt oder die Diagnose.

Muss ich die Diagnose mitteilen?

Früher hörte man immer, dass der Chef keinen Anspruch darauf hat, zu erfahren, welche Diagnose der Arzt gestellt hat. In vielen Fällen ist das auch heute noch so. Jedoch kann es durchaus gerechtfertigt sein, deinen Chef über die Diagnose zu informieren. Wurdest du beim Arzt positiv auf Corona getestet, kann es durchaus nötig sein, das deinem Chef mitzuteilen. Es besteht schließlich die Chance, dass du weitere Personen an deinem Arbeitsplatz angesteckt hast. Nur so kann er die nötigen Maßnahmen, wie zum Beispiel eine Quarantäne, einleiten.

Leidest du unter einer anderen ansteckenden Krankheit wie zum Beispiel

Mumps,
Masern,
Influenza oder
Hepatitis B

kann es ebenfalls sinnvoll sein, deinen Chef zu informieren, damit er entsprechende Maßnahmen ergreifen kann.

Bildnachweis: boytsov / Shutterstock.com