Überstunden abbauen: Alles, was du wissen musst

Wenn Arbeitnehmer Überstunden machen, besteht häufig ein Anspruch auf einen Ausgleich in Form von Freizeit oder Geld. Um Überstunden abbauen zu können, ist es für Beschäftigte wichtig, diese sorgfältig zu dokumentieren und den Überstundenabbau rechtzeitig beim Vorgesetzten zu beantragen. Andernfalls können Überstunden auch verfallen. Mit unseren Tipps machst du deine Rechte geltend.

Überstunden: Definition & Bedeutung

Viele Arbeitnehmer machen regelmäßig Überstunden. Um Überstunden handelt es sich, wenn Beschäftigte länger arbeiten als eigentlich vertraglich oder gesetzlich festgelegt. Die regulären Grenzen der Arbeitszeit werden dabei überschritten. Das unterscheidet Überstunden von Mehrarbeit. Mehrarbeit ist dann gegeben, wenn Arbeitnehmer mehr arbeiten, als es ihr Vertrag eigentlich vorsieht, sie aber immer noch im Rahmen der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten liegen. Damit ist Mehrarbeit vor allem für Teilzeitbeschäftigte relevant. 

In vielen Branchen und Unternehmen gehören gelegentliche Überstunden dazu, manchmal sind sie sogar ein fester Bestandteil des faktischen Joballtags. Das kann zum Beispiel mit zu wenig Personal, einem zu hohen Arbeitspensum oder saisonalen Spitzen zusammenhängen. Obwohl Überstunden ein Stück weit „normal“ sind, ist es doch wichtig, dass sie abgebaut werden. Für Arbeitgeber ist es nicht nur essenziell, auf den Abbau von Überstunden zu achten, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Es kann auch gravierende negative Effekte für Beschäftigte und Unternehmen gleichermaßen haben, wenn Mitarbeiter immer wieder länger bleiben müssen.

Überarbeitete Mitarbeiter fallen häufiger aus

Überstunden bedeuten eine zusätzliche Belastung für Arbeitskräfte. Kommt es nicht nur vereinzelt, sondern regelmäßig dazu, kann das erschöpfend für die Mitarbeiter sein. Deren Leistungsfähigkeit leidet womöglich ebenso wie ihre Stimmung und Motivation. Sie werden häufig eher krank, sind gestresster und anfälliger für Burn-out und andere psychische Probleme. Auch die Work-Life-Balance wird von häufigen Überstunden negativ beeinflusst: Für echte Erholung bleibt immer weniger Zeit. Soziale Kontakte leiden oft unweigerlich und die Freizeit dient oft nur noch der Erfüllung von Grundbedürfnissen – essen, duschen, schlafen. Für Hobbys und Selbstverwirklichung bleibt bei häufigen Überstunden oft schlicht keine Zeit mehr.

Unter solchen Umständen sind die Betroffenen häufig auch weniger zufrieden mit ihrem Job. Sie können geneigter sein, sich eine andere Stelle zu suchen. Auch der Ruf von Arbeitgebern leidet, wenn Überstunden System haben – das wirkt abschreckend auf andere Talente. Somit kommt der Prävention und dem systematischen Überstunden-Abbau eine hohe Bedeutung zu. Unternehmen, denen das gelingt, sind attraktiver für Arbeitnehmer, sie fördern ein gesundes Arbeitsklima und schaffen nicht zuletzt die Grundlage für ein hohes Engagement.

Gesetzliche Regelungen und Möglichkeiten: Wie kann man Überstunden abbauen?

Überstunden abzubauen, ist grundsätzlich auf zwei Wegen möglich: Entweder zahlt der Arbeitgeber die zusätzliche Arbeit aus oder er stellt Beschäftigte als Ausgleich von der Arbeit frei. Letzteres ist als Freizeitausgleich bekannt: Arbeitskräfte haben dann an anderer Stelle frei, nachdem sie mehr gearbeitet haben als vereinbart. So kann das Arbeitspensum wieder begrenzt werden, was im Sinne der Work-Life-Balance sinnvoll sein kann. Wenn Überstunden ausbezahlt werden, bekommen die Beschäftigten mehr Geld. Dabei kann es allerdings passieren, dass durch die höheren Einkünfte ein anderer Steuersatz gilt – wodurch letztlich weniger Geld übrigbliebe.

In vielen Unternehmen wird beides praktiziert: Überstunden werden sowohl durch einen Freizeitausgleich abgebaut als auch ausbezahlt, wenn ein Freizeitausgleich nicht möglich oder nicht gewollt ist. Grundsätzlich müssen dabei die gesetzlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden, denn Arbeitnehmer dürfen nicht länger arbeiten, als es per Gesetz erlaubt ist. Das Arbeitszeitgesetz legt fest, dass Beschäftigte pro Tag regulär maximal acht, in Ausnahmefällen maximal zehn Stunden arbeiten dürfen. Auch die arbeitsrechtlich vorgeschriebenen Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitseinsätzen müssen eingehalten werden.

Wie Überstunden abgebaut werden, ist häufig im Arbeitsvertrag geregelt. Arbeitnehmer können dort zum Beispiel nachlesen, wie viele Überstunden sie bei Bedarf machen müssen und in welcher Form diese ausgeglichen werden (können). Auch Fristen für den Abbau von Überstunden sind im Arbeitsvertrag oft festgelegt.

Tarifverträge können sich ebenfalls auswirken, soweit sie in Beschäftigungsverhältnissen gelten. Hier sind häufig Regelungen zur Vergütung und zum Ausgleich von Überstunden enthalten. Ergänzend können Betriebsvereinbarungen, an denen der Betriebsrat beteiligt ist, darüber mitbestimmen, wie im Fall von Überstunden verfahren wird.

Überstundenabbau: Die Rolle des Betriebsrats

Wenn es darum geht, Überstunden abzubauen, spielt der Betriebsrat eine wichtige Rolle. Beim Abbau von Überstunden ist die Mitbestimmung des Gremiums gesetzlich vorgesehen. Eine wichtige rechtliche Grundlage ist § 87 Absatz 1 Nummer 3 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Demnach hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, wenn es darum geht, die übliche Arbeitszeit vorübergehend zu verlängern oder zu verkürzen.

Praktisch heißt das: Arbeitgeber dürfen nicht im Alleingang entscheiden, wann und wie Überstunden abgebaut werden, sondern müssen den Betriebsrat einbinden. Der Arbeitgeber sollte die Mitarbeitervertreter in die Organisation einbeziehen und mit ihnen zusammen über Freizeitausgleich oder finanzielle Abgeltung entscheiden. Auch die Frage, wann ein Freizeitausgleich erfolgen kann oder sollte, sollte mit dem Betriebsrat abgestimmt werden.

Der Betriebsrat wahrt die Interessen der Beschäftigten. Er achtet darauf, dass Überstunden möglichst sozialverträglich abgebaut werden. In diesem Rahmen kann er beispielsweise darauf dringen, dass Überstunden zeitnah abgebaut werden können. Eine wichtige Aufgabe des Betriebsrats im Umgang mit Überstunden besteht außerdem darin, eine mögliche Benachteiligung von Mitarbeitern und ungleiche Behandlungen allgemein zu verhindern.

Auch im Fall eines Konflikts zwischen Arbeitskräften und ihrem Arbeitgeber hat der Betriebsrat eine wichtige Funktion. Er kann dann zwischen beiden Seiten vermitteln und auf eine Lösung hinwirken, die für alle Beteiligten akzeptabel ist. Für Arbeitnehmer ist er ein Ansprechpartner, wenn es Probleme beim Abbau von Überstunden gibt – zum Beispiel, weil der Arbeitgeber einen Freizeitausgleich verweigert oder dessen Bedingungen in einer Weise diktiert, die für Arbeitskräfte kontraproduktiv oder ungerecht sind. Häufig gelingt es mit der Unterstützung des Betriebsrats, Konflikte rasch zu lösen. Falls nicht, besteht die Möglichkeit, eine Einigungsstelle anzurufen. Sie trifft dann eine verbindliche Entscheidung.

Der zeitliche Rahmen: Wann müssen Überstunden abgebaut werden?

Grundsätzlich ist klar, dass Überstunden entweder abgebaut oder finanziell abgegolten werden müssen. Was gilt aber für den zeitlichen Rahmen – bis wann müssen Überstunden abgebaut werden? Was sagen Arbeitsgesetze, wie Überstunden abgebaut werden können?

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Frist, auf die sich alle Beschäftigten berufen können. Überstunden müssen nicht generell innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgebaut werden – anders als Mehrarbeit. Für Mehrarbeit gilt: Sie muss innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ausgeglichen werden. Das heißt in Bezug auf Überstunden allerdings nicht, dass es keine Regelungen gäbe, die für Beschäftigte im Einzelfall gelten. Fristen zum Abbau von Überstunden können sich aus dem Arbeitsvertrag, einem anwendbaren Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Solche Regelungen schaffen Planungssicherheit für beide Seiten: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber wissen, wie Überstunden gehandhabt werden. Zugleich verhindern entsprechende Vorgaben, dass sich Überstunden zu stark anhäufen und für Arbeitskräfte zu einer Dauerbelastung werden.

Welche Frist für Überstunden gilt, ist insbesondere auch im Fall einer Kündigung relevant. Wenn ein Arbeitsverhältnis endet und beim Ausscheiden aus dem Betrieb noch Überstunden vorhanden sind, muss der Arbeitgeber diese in der Regel finanziell abgelten. Kann noch ein Freizeitausgleich bis zum letzten Arbeitstag gewährt werden, ist auch das eine Option, um Überstunden abzubauen. Entscheidend ist, welche Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder einem geltenden Tarifvertrag fixiert sind. Ohne klare Regelungen kommt es auf eine individuelle Übereinkunft zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem an.

Wenn der Überstundenabbau geplant wird, ist es wichtig, auf die gesetzlichen Regelungen zur Arbeits- und Ruhezeit zu achten. Es ist hilfreich, wenn es in Unternehmen klare Strukturen und Vorgehensweisen im Umgang mit Überstunden gibt, um zu verhindern, dass die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter durch ein hohes Arbeitspensum belastet werden. Durch interne Regelungen wissen Beschäftigte, was sie in Bezug auf Überstunden und ihren Ausgleich erwarten können.

Strategien für Arbeitnehmer: Wie Überstunden am besten abbauen?

Wer Überstunden macht, möchte sie auch wieder abbauen oder zumindest finanziell kompensiert bekommen. Daher ist es wichtig, zu wissen, was für den Überstundenabbau gilt und wie er im Unternehmen gehandhabt wird. Für Arbeitnehmer empfiehlt sich eine detaillierte Dokumentation der geleisteten Überstunden. Dazu sollten sie Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit notieren sowie den Grund, warum sie länger geblieben sind.

Falls die Arbeitszeit elektronisch erfasst wird, werden Überstunden automatisch festgehalten. Ansonsten ist es sinnvoll, das selbst zu übernehmen und auch den Vorgesetzten oder die Vorgesetzte darüber zu informieren. Ein Anspruch auf Überstundenabbau besteht nur bei Überstunden, von denen der Arbeitgeber weiß und die er zumindest duldet.

Freizeitausgleich oder Geld – wer entscheidet?

Viele Arbeitnehmer haben eine klare Präferenz. Doch wer entscheidet, welche Variante zum Tragen kommt? Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Freizeitausgleich. Ob Überstunden durch freie Tage oder in Form von Geld ausgeglichen werden, hängt von den Regelungen im Arbeitsvertrag ab. Auch ein anwendbarer Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung kann dieses Thema regeln. Die gute Nachricht für Beschäftigte, die lieber freie Zeit statt mehr Geld hätten: In vielen Unternehmen ist der Freizeitausgleich üblich. Er kommt sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter nach Erholung als auch den finanziellen Interessen des Arbeitgebers zugute.

Damit Überstunden abgebaut werden können, sollte der Abbau formell beim Chef oder der Chefin beantragt werden. Auch eine informelle Absprache mit dem Vorgesetzten kann eine Lösung sein, wobei sich eine schriftliche Kommunikation aus Nachweisgründen empfiehlt. Wer sich sicher ist, dass der Arbeitgeber ihn fair behandelt, kann jedoch auch darauf verzichten.

Wichtig ist auch die Frage, wie viele Überstunden am Stück abgebaut werden dürfen. Gesetzlich gibt es hierzu keine klare Regelung; somit sind individuelle Absprachen mit Vorgesetzten gefragt. In der Praxis kommt es auch darauf an, wie die betriebliche Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt aussieht. Wenn nichts dagegenspricht, können Beschäftigte häufig gleich etwas mehr Überstunden am Stück abbauen. Meist geschieht das aber häppchenweise – längere Freistellungen sind eher selten.

Können Überstunden verfallen?

Was ist, wenn der Arbeitgeber Überstunden ignoriert oder streichen will? Grundsätzlich dürfen Überstunden nicht einfach so gestrichen werden. Ein Anspruch auf Ausgleich oder Bezahlung entsteht aber nur bei Überstunden, die der Arbeitgeber angeordnet oder gebilligt hat. Wer in Eigenregie länger bleibt, geht somit ein Risiko ein – wenn der Arbeitgeber nichts von den Überstunden weiß, leistet er sie womöglich am Ende unentgeltlich und ohne dafür frei zu bekommen.

Können Überstunden verfallen? Ja, diese Gefahr besteht – und das auch bei rechtmäßigen Überstunden. Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge sehen entsprechende Ausschluss- und Verfallsfristen vor. Häufig ist vorgesehen, dass Ansprüche in einer bestimmten Frist schriftlich geltend gemacht werden. Wer diese Frist nicht einhält, dem kann es passieren, dass die Überstunden verfallen.

Manchmal enthält der Arbeitsvertrag eine Klausel, der zufolge Überstunden pauschal als mit dem Gehalt abgegolten gelten. Rechtlich sind solchen Klauseln enge Grenzen gesetzt; häufig sind entsprechende Formulierungen juristisch nicht haltbar. Wer von so einer Regelung betroffen ist, kann sich an den Betriebsrat wenden oder von einem Anwalt oder einer Anwältin für Arbeitsrecht beraten lassen.

Besonderheiten & häufige Konfliktpunkte

Wenn es darum geht, Überstunden abzubauen, können sich in der Praxis besondere Umstände, Konflikte und Probleme ergeben. Dann ist es wichtig, zu wissen, was beim Überstundenabbau gilt und an wen man sich bei Schwierigkeiten wenden kann.

Was ist zum Beispiel, wenn man krank wird – vielleicht sogar unmittelbar nach einer stressigen Phase mit vielen Überstunden? Kann der Chef oder die Chefin entscheiden, dass die Überstunden als ausgeglichen gelten, weil jemand krankheitsbedingt zu Hause bleibt? Nein, das ist grundsätzlich nicht erlaubt – Krankheitstage sind kein Freizeitausgleich. In Krankheitsfällen geht es für die betroffenen Arbeitskräfte darum, wieder gesund zu werden. Arbeitsfähig wären sie sowieso nicht, weshalb diese Tage auch nicht als Überstundenausgleich herangezogen werden dürfen. Effektiv entspräche ein „Ausgleich“ auf diese Weise ansonsten einer Streichung der Überstunden ohne tatsächlichen Ausgleich.

Wie verhält es sich, wenn ohnehin ein Urlaub ansteht? Dürfen Überstunden mit Urlaubstagen verrechnet werden? Hier gilt wie bei Krankheit: Der Überstundenabbau muss von den Urlaubstagen getrennt geregelt werden. Urlaub ist zur Erholung gedacht und darf nicht einfach genutzt werden, um Überstunden abzubauen.

Darf der Arbeitgeber den Zeitpunkt des Überstundenabbaus vorschreiben?

Nicht selten gibt es Differenzen bei der Frage, wann Überstunden abgebaut werden sollen. Wenn der Arbeitgeber den Abbau von Überstunden anordnet, Arbeitskräfte die Überstunden aber lieber zu einem anderen Zeitpunkt ausgleichen würden, kommt es auf die Umstände im Einzelfall an.

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Interessen von Beschäftigten berücksichtigen, wenn ein Überstundenabbau geplant wird. Es ist aber denkbar, dass der Arbeitgeber den Zeitraum dafür auswählt, wenn das im Einklang mit den Interessen des betreffenden Mitarbeiters steht. Umgekehrt hat der Arbeitgeber ein Mitspracherecht, wenn sich Arbeitnehmer überlegen, wann sie ihre Überstunden abbauen möchten. Sprechen betriebliche Gründe gegen einen bestimmten Zeitraum, muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern nicht entgegenkommen, wenn das Nachteile für das Unternehmen bedeuten würde.

Damit es keine Unklarheiten, Meinungsverschiedenheiten und Konflikte rund um den Überstundenabbau gibt, ist es wichtig, dass der Umgang mit Überstunden klar geregelt ist. Wenn Arbeitnehmer wissen, welche Regeln gelten, und der Vorgesetzte transparent kommuniziert, können Missverständnisse und Frust eher vermieden werden. Gibt es doch Probleme, ist der Betriebsrat ein wichtiger Ansprechpartner. Wer Differenzen mit dem Vorgesetzten hat, kann sich auch an die Personalabteilung wenden oder von einem Fachanwalt beraten lassen.

Fazit: Ein fairer Umgang mit Überstunden als Basis einer guten Zusammenarbeit

• Wer Überstunden macht, hat einen Anspruch auf Ausgleich – entweder in Form von Freizeit oder mehr Geld. Das setzt voraus, dass Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden.
• Für Arbeitnehmer ist es wichtig, Überstunden sorgfältig zu dokumentieren, um ihren Anspruch auf Überstundenausgleich geltend machen zu können.
• Was möglich ist – Freizeitausgleich oder finanzielle Abgeltung –, hängt auch von den Regelungen des Arbeitsvertrags, anwendbaren Tarifverträgen oder einer Betriebsvereinbarung ab.
• Es ist wichtig, rechtzeitig einen Antrag auf Überstundenabbau zu stellen. Dabei sollten Ausschlussfristen beachtet werden, damit Überstunden nicht verfallen.

Sowohl für Beschäftigte als auch für Unternehmen sind transparente Regeln wichtig: Sie sorgen für Klarheit im Umgang mit Überstunden. Auch der Betriebsrat spielt eine wichtige Rolle. Er achtet auf faire Rahmenbedingungen und ist ein Vermittler bei Konflikten beim Überstundenabbau.

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