Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Geht das?

Digitale Signaturen sind bequem, sie sparen Kosten und schonen Ressourcen: Dokumente wie der Arbeitsvertrag müssen nicht extra gedruckt werden, damit sie unterzeichnet werden können. Doch ist es auch rechtssicher, den Arbeitsvertrag elektronisch zu unterschreiben? Was ist mit Sicherheit und Datenschutz? Hier erfährst du, welche Regeln gelten und was bei digitalen Arbeitsverträgen wichtig ist.

Die digitale Revolution im Personalwesen

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit einiger Zeit im Wandel. Vor allem durch die Digitalisierung werden zahlreiche Veränderungen vorangetrieben, etwa in Form von neuen Technologien, automatisierten Prozessen und digitalen Tools. Solche Entwicklungen verändern nicht nur die Tätigkeit vieler Beschäftigter, sie haben auch Einfluss auf das Personalwesen. Dokumente, die früher standardmäßig in gedruckter Form vorliegen mussten, können heute digital gespeichert und verschickt werden.

Auch digitale Unterschriften vereinfachen die Erstellung und Verbreitung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Zusatzvereinbarungen müssen heute nicht mehr zwingend in Papierform vorliegen, um sie unterschreiben zu lassen.

Viele Aufgaben können auf diese Weise effizienter gestaltet werden, ebenso können Fehlerquellen verringert werden. Mitarbeiter sind zudem flexibler, wenn sie jederzeit ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen können.

Vom Recruiting über das Onboarding bis zum Mitarbeiterfeedback eröffnen moderne Technologien vielseitige Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren. Zugleich sind bei digitalen Lösungen effektive Mechanismen zum Datenschutz und der IT-Sicherheit gefragt. Verantwortliche müssen sicherstellen, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Was heißt das?

Im Kern geht es darum, die handschriftliche Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag durch eine elektronische Signatur zu ersetzen. Dafür kommen verschiedene Arten von digitalen Signaturen in Betracht.

Eine einfache elektronische Signatur kann so aussehen: Die Unterschrift wird eingescannt und in das Dokument eingefügt. Diese Variante geht schnell, allerdings erfüllt sie keine besonderen Sicherheitsstandards und beinhaltet auch keine Identitätsprüfung. Rechtlich ist sie daher die schwächste Option.

Sicherer ist die fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ist technisch an den Unterzeichner gekoppelt und macht es möglich, ihn eindeutig zu identifizieren. Außerdem lassen sich Veränderungen des Dokuments nach der Unterschrift nachvollziehen. Der Schutz ist bei dieser Herangehensweise höher, sodass sie für viele Zwecke ausreichend ist.

Die höchste Sicherheitsstufe geht mit der qualifizierten elektronischen Signatur, kurz QES, einher. Rechtlich ist sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie funktioniert mit einem Zertifikat, das von einer Vertrauensstelle ausgestellt wird. Bei Dokumenten mit sensiblen Inhalten oder wenn die Rechtsgültigkeit elementar ist, bietet sich diese Option an.

Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben – rechtsgültig oder nicht?

Den Arbeitsvertrag elektronisch zu unterschreiben ist praktisch, spart Zeit und Aufwand – kein Wunder, dass diese Herangehensweise immer beliebter wird. Aber ist ein digitaler Arbeitsvertrag überhaupt zulässig? Sowohl für Unternehmen als auch für Bewerber ist es essenziell, dass auch ein Arbeitsvertrag, der digital unterschrieben wurde, rechtsgültig ist.

Grundsätzlich sind elektronische Signaturen erlaubt, und zwar nicht nur in Deutschland, sondern EU-weit. Nach der geltenden Rechtslage kann die händische Signatur auch durch eine elektronische ersetzt werden, allerdings sollte es sich dabei um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) handeln.

Es gibt jedoch Ausnahmen: § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) legt zum Beispiel fest, dass Kündigungen immer schriftlich ausgeführt werden müssen. Die elektronische Form ist hier ausgeschlossen.

Art von Unterschrift hängt auch vom Vorgang ab

Das Nachweisgesetz (NachwG) legt fest, dass wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich an Arbeitnehmer übermittelt werden müssen. Eine digitale Signatur entbindet Arbeitgeber nicht von dieser Pflicht – der Arbeitsvertrag muss also zusätzlich in gedruckter Form vorliegen.

Die eIDAS-Verordnung regelt für die Länder der Europäischen Union, unter welchen Voraussetzungen elektronische Signaturen genutzt werden dürfen und anerkannt sind. Hieraus ergeben sich technische Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen. Gleichzeitig wird der QES durch die eIDAS-Verordnung EU-weit derselbe rechtliche Stellenwert eingeräumt wie eine handschriftliche Unterschrift.

Welche Signatur verwendet werden sollte, hängt letztlich davon ab, um was für einen Vorgang und welches Dokument es sich handelt. Für alltägliche Prozesse wie etwa interne Vereinbarungen oder Bestätigungen reichen fortgeschrittene elektronische Signaturen häufig aus. Handelt es sich hingegen um bedeutsame Dokumente wie Arbeitsverträge, sorgt nur die qualifizierte elektronische Signatur für Rechtssicherheit. Somit ist es für Verantwortliche in Unternehmen wichtig, genau zu prüfen, welche Art von digitaler Unterschrift sinnvoll oder notwendig ist.

Welche Vorteile ein digitaler Arbeitsvertrag für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat

Elektronische Signaturen bieten sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte verschiedene Vorteile. Zu den offensichtlichen Vorzügen gehört die Zeit- und Kostenersparnis: Dokumente müssen nicht mehr aufwendig gedruckt werden, bevor sie unterschrieben werden können. Der Postversand entfällt ebenso wie die Notwendigkeit einer physischen Archivierung. Der gesamte Prozess kann stattdessen auf einer digitalen Ebene abgewickelt werden – von der Unterschrift bis zur Speicherung. Dadurch können Verwaltungsprozesse oft erheblich beschleunigt werden, während administrative Kosten sinken.

Die Personalabteilung kann Verträge und andere wichtige Dokumente schnell bereitstellen und nachverfolgen. Mitarbeiter müssen für die Unterschrift nicht vor Ort anwesend sein, sondern können Dokumente auch bequem von zu Hause oder unterwegs unterzeichnen. Das ist nicht nur für Bewerber vorteilhaft, sondern auch in Zeiten von Homeoffice, Remote Work und internationalen Teams ein klarer Pluspunkt.

Digitale Dokumente schaffen Transparenz

Ein weiterer Vorteil von digitalen Arbeitsverträgen ist die Umweltfreundlichkeit. Der Papierverbrauch sinkt, es wird weniger Druckertinte benötigt und auch ein physischer Transport ist nicht mehr nötig. Damit schonen elektronische Signaturen Ressourcen, was eine wichtige Grundlage von Nachhaltigkeit in Unternehmen ist.

Zugleich steigen die Transparenz und die Nachverfolgbarkeit. Durch moderne digitale Signaturen können Prozesse lückenlos dokumentiert werden. Das gilt nicht nur für die Unterschrift, sondern auch die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. So lässt sich jederzeit nachprüfen, wer ein Dokument erstellt und verändert, geöffnet, erhalten oder unterzeichnet hat. Das schafft Sicherheit, von der beide Seiten profitieren.

Nicht zuletzt kann eine digitale Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag positiv zur Candidate Journey beitragen. Das Mitarbeitererlebnis ist oft besser, wenn neue Teammitglieder ihren Vertrag in kürzester Zeit unkompliziert online unterschreiben können. Indem sie bürokratische Hürden senken, machen Arbeitgeber deutlich, dass sie modern und fit für die Zukunft sind.

Den digitalen Arbeitsvertrag rechtssicher gestalten: Tipps für die technische Umsetzung

Eine digitale Signatur zu erstellen, ist nicht kompliziert. Je nach Art der digitalen Unterschrift läuft das Ganze so ab:

• Du erstellst ein Dokument oder lädst das betreffende Dokument in eine Signaturplattform hoch.
• Du fügst die entsprechenden Unterschriften hinzu und legst fest, wer Zugriff auf das Dokument hat.

Andere Nutzer können per E-Mail oder durch die Weitergabe eines sicheren Links dazu eingeladen werden, das Dokument digital zu unterzeichnen. Dazu kann eine Authentifizierung nötig sein, abhängig von der gewählten Art der digitalen Unterschrift. Diese Authentifizierung kann zum Beispiel per SMS-TAN, Zertifikatsprüfung oder Ausweis erfolgen. Bei qualifizierten elektronischen Signaturen prüft eine zertifizierte Stelle die Identität der Nutzer, was die Sicherheit erhöht.

Wenn die Beteiligten den Arbeitsvertrag digital unterschrieben haben, erhalten alle Nutzer eine Bestätigung. Sie können auf das Dokument zugreifen, welches nun revisionssicher gespeichert ist. Falls erforderlich, kann es exportiert oder in administrative Systeme integriert werden.

Zu den bewährten Softwarelösungen und Plattformen für digitale Signaturen gehören Adobe Acrobat Sign, DocuSign, FP Sign oder Yousign. Viele Anbieter erfüllen die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und können problemlos in gängige HR-Systeme eingefügt werden. Bei der Auswahl kommt es entsprechend auf die eigenen Anforderungen und das Arbeitsumfeld an.

Sicherheit und Datenschutz: Worauf muss man achten?

Wenn ein Arbeitsvertrag elektronisch unterschrieben werden soll, ist es wichtig, dass hohe Sicherheitsstandards gewährleistet und sensible Daten geschützt werden. Bei digitalen Arbeitsverträgen werden personenbezogene Daten verarbeitet, was ohne entsprechende Standards ein Risiko sein kann.

Ein zentraler Aspekt beim digitalen Arbeitsvertrag ist die Verschlüsselung. Sämtliche Daten, die während der elektronischen Signatur erhoben und übertragen werden, sollten durch zuverlässige kryptografische Verfahren geschützt sein. Das beugt dem unerlaubten Zugriff von Unbefugten vor, außerdem schützt es vor nachträglichen Veränderungen des Arbeitsvertrags. Auch eine Authentifizierung von Nutzern ist unbedingt zu empfehlen. Das kann zum Beispiel per Zwei-Faktor-Authentifizierung oder durch eine Identitätsprüfung über Zertifizierungsdienste erfolgen.

Beim Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Verantwortliche müssen gewährleisten, dass sensible Daten ausschließlich zweckgebunden verwendet werden. Die Daten müssen außerdem gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Wichtig ist zugleich, dass alle Parteien transparent darüber informiert werden, welche Daten erhoben werden und was mit diesen Daten geschieht.

Um hohe Sicherheits- und Datenschutzstandards zu gewährleisten, lohnt es sich, auf zertifizierte Anbieter von elektronischen Signaturen zu setzen. Solche Angebote sind in der Regel DSGVO-konform, sie führen regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch und die Daten liegen oft auf europäischen Servern. Nichtsdestotrotz liegt die Verantwortung für den Umgang mit personenbezogenen Daten für digitale Arbeitsverträge letztlich bei den Verantwortlichen in Unternehmen. Sie müssen wissen, worauf sie im Hinblick auf Sicherheit und Datenschutz achten müssen. Transparenz, klare Vorgaben und Richtlinien im Umgang mit digitalen Signaturen sorgen für Orientierung und beugen Fehlern und ungewollten Rechtsverstößen gleichermaßen vor.

 Fazit: Die Zukunft der Vertragsunterzeichnung ist digital

• Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben zu lassen, wird in immer mehr Unternehmen das Mittel der Wahl. Solche digitalen Arbeitsverträge sparen Zeit und Ressourcen und helfen Firmen dabei, effizient zu arbeiten.
• Von vereinfachten Abläufen und niedrigeren Hürden profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch Arbeitnehmer. Beide Seiten sind damit flexibler.
• Digitale Signaturen sind rechtlich anerkannt. Mit den passenden Technologien können sie zuverlässig und rechtssicher eingesetzt werden.
• Es ist abzusehen, dass es zum Standard wird, Arbeitsverträge digital zu unterschreiben. Künftig werden Programme noch sicherer und benutzerfreundlicher sein, was die Hürden weiter senkt.
• Damit wird die digitale Signatur unter dem Arbeitsvertrag ein wesentlicher Baustein der immer stärker digitalisierten Arbeitswelt.

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